Geheimhoudings- en uitvindingsovereenkomst voor werknemers

Geheimhoudings- en uitvindingsovereenkomst voor werknemers: een praktische handleiding

Een geheimhoudings- en uitvindingenovereenkomst voor werknemers legt vast hoe een werknemer en een werkgever omgaan met bepaalde vertrouwelijke informatie en werkgerelateerde uitvindingen. Ook kan worden verduidelijkt welke informatie en welk werk eronder vallen, hoe lang de verplichtingen voortduren en wat van elke partij wordt verwacht.

Waar het voor dient

Mensen gebruiken deze overeenkomst wanneer een werknemer gevoelige bedrijfsinformatie ontvangt of werk maakt dat waarde kan hebben voor de werkgever. De overeenkomst kan verwachtingen vastleggen over de bescherming van die informatie en beschrijven hoe wordt omgegaan met het eigendom van uitvindingen, ontwerpen, teksten, software of ander werk dat eronder valt. Partijen moeten duidelijk aangeven welk werk eronder valt, met name als de werknemer persoonlijke projecten of bestaand materiaal heeft dat geen deel uitmaakt van het werk.

Gebruik het naast de arbeidsovereenkomst wanneer deze onderwerpen rond geheimhouding en uitvindingen afzonderlijke details vereisen. Het is mogelijk niet geschikt voor een relatie met een zelfstandige dienstverlener; een document dat voor dat type werk is geschreven, is wellicht passender. Regels over vereiste bewoordingen, getuigen, notariële akte, registratie of opzegtermijnen verschillen per locatie, dus controleer de regels waar het document wordt gebruikt of raadpleeg een gekwalificeerde jurist wanneer er veel op het spel staat.

Wie dit gebruikt

• Een werkgever die een werknemer in dienst neemt die vertrouwelijke bedrijfs-, klant-, technische of financiële informatie zal behandelen.
• Een werknemer wiens functie het maken van uitvindingen, ontwerpen, software, schriftelijk materiaal, processen of andere werkproducten kan omvatten.
• Een klein bedrijf dat gedeelde verwachtingen wil vastleggen over informatiebeveiliging en werk dat is gecreëerd als onderdeel van de rol van een werknemer.
• Een werknemer of werkgever die reeds bestaande uitvindingen, hulpmiddelen of persoonlijke projecten wil identificeren voordat het werk begint.
• Een werkgever en werknemer die schriftelijke voorwaarden bijwerken wanneer taken of toegang tot gevoelige informatie veranderen.

Vast te stellen voorwaarden

Vertrouwelijke informatie

Beschrijf de soorten niet-openbare informatie die eronder vallen, zoals productplannen, bedrijfsprocessen, klantgegevens of technisch materiaal. Vermeld wat is uitgesloten, zoals informatie die reeds openbaar is of zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruik te maken van informatie die eronder valt, indien van toepassing.

Toegestaan gebruik en openbaarmaking

Leg uit dat de werknemer informatie die eronder valt mag gebruiken voor bepaalde werkdoeleinden en noem eventuele personen die deze voor die doeleinden mogen ontvangen. Geef aan hoe toegestane vertegenwoordigers met de informatie moeten omgaan en of de werknemer verantwoordelijk blijft voor het betrachten van redelijke zorgvuldigheid.

Werkgerelateerde uitvindingen en werkresultaten

Beschrijf welke creaties eronder vallen en hoe deze verband moeten houden met de functie of het opgedragen werk van de werknemer. Vermijd brede formuleringen waardoor onduidelijk blijft of niet-gerelateerde persoonlijke projecten zijn inbegrepen.

Overdracht en medewerking

Geef aan welke rechten de werknemer overdraagt of afstaat, en identificeer eventuele stappen die de werknemer moet zetten om die overdracht te documenteren. Verduidelijk hoe beide partijen omgaan met handtekeningen of medewerking nadat het werk is gecreëerd.

Reeds bestaande materialen en inhoud van derden

Som uitvindingen, hulpmiddelen, code, ontwerpen of andere materialen op die de werknemer al bezit en apart wil houden. Geef aan welk materiaal eigendom is van anderen en maak afspraken over het verkrijgen van toestemming voordat dit in het werk wordt gebruikt.

Duur en voortdurende verplichtingen

Geef aan hoe lang de geheimhoudingsverplichtingen voortduren en wanneer eventuele andere verplichtingen eindigen. Gebruik een duidelijke gebeurtenis of tijdsperiode, en controleer of de voorgestelde formulering past bij de regels waar de overeenkomst wordt gebruikt.

Teruggave of verwijdering van informatie

Leg uit wat er gebeurt met documenten, apparaten, kopieën en werkmaterialen wanneer het dienstverband eindigt of toegang niet langer nodig is. Geef aan hoe moet worden omgegaan met informatie die is opgeslagen in persoonlijke accounts of op persoonlijke apparaten, rekening houdend met eventuele bescheiden die de werknemer moet bewaren.

Veelvoorkomende fouten

• Het gebruik van een ruime omschrijving zoals “alle informatie” of “alle uitvindingen” zonder uit te leggen wat daaronder valt. Dat kan beide partijen in het ongewisse laten over algemene kennis, openbare informatie of persoonlijke projecten.
• Vergeten om reeds bestaande projecten en materialen op te sommen voordat het werk begint. Dit kan achteraf verwarring veroorzaken over de vraag of die items deel uitmaakten van het werk van de werknemer.
• Het nalaten om vertrouwelijke informatie te onderscheiden van informatie die openbaar is, zelfstandig is ontwikkeld of uit een andere bron is ontvangen zonder verplichting om deze geheim te houden.
• Al het werk dat tijdens het dienstverband is gecreëerd behandelen als werkgerelateerd zonder het verband met opgedragen taken of de projecten van de werkgever te beschrijven.
• Onduidelijk laten of de werknemer informatie mag delen met adviseurs, collega’s of andere vertegenwoordigers die deze nodig hebben voor een toegestaan doel.
• Het kopiëren van een clausule uit een andere overeenkomst zonder te controleren of de voorwaarden overeenkomen met de feitelijke rol, het werk en de praktijken van beide partijen.

Voordat u ondertekent

• Bevestig dat de namen van de werknemer en de werkgever de beoogde partijen identificeren, inclusief eventuele bedrijfsnamen waar relevant.
• Lees de beschrijving van de geheimhouding en zorg ervoor dat elke partij kan zien welke informatie eronder valt en wat is uitgesloten.
• Breng reeds bestaande uitvindingen, projecten, hulpmiddelen en materialen van derden in kaart die buiten het werk moeten blijven dat onder de overeenkomst valt.
• Controleer of de uitvindingen en werkresultaten die eronder vallen duidelijk zijn gekoppeld aan de rol of opgedragen taken van de werknemer.
• Bevestig dat de toegestane gebruiken, toegestane vertegenwoordigers, de duur en de stappen voor teruggave of verwijdering praktisch en duidelijk zijn.
• Controleer extra voorwaarden op consistentie met de rest van de overeenkomst, en controleer plaatselijke ondertekenings- of formuleringsvereisten waar deze wordt gebruikt.