Instructies voor digitale nalatenschap en online accounts

Instructies voor digitale nalatenschap en online accounts: een praktische handleiding

Een richtlijn voor digitale bezittingen en online accounts legt vast hoe iemand wil dat wordt omgegaan met bepaalde online accounts of digitale bezittingen bij overlijden of wanneer die persoon de accounts of bezittingen niet zelf kan beheren. Hierin kan ook worden vermeld of accounts moeten worden gesloten, bewaard, omgezet in een herdenkingsstatus of op een andere manier moeten worden behandeld.

Waar het voor dient

Mensen gebruiken dit document om hun wensen toe te lichten en een of meer personen aan te wijzen om contact mee op te nemen over bepaalde accounts, bestanden of digitale bezittingen. Dit kan helpen bij praktische taken zoals het bewaren van familiefoto’s, het sluiten van een account, het beheren van een website of het navragen van de procedure bij een aanbieder.

Bepaal of de richtlijn betrekking heeft op toegang tot accounts, accountbeheer, een herdenkingsstatus, sluiting of slechts enkele van deze zaken. Dit zijn verschillende wensen, en het aanwijzen van iemand in een document geeft die persoon op zichzelf mogelijk geen toegang of bevoegdheid op grond van de regels van een accountaanbieder of plaatselijke vereisten.

Dit document heeft betrekking op online accounts en digitale bezittingen. Een testament is mogelijk beter geschikt voor bredere instructies over de nalatenschap, terwijl een wilsverklaring of volmacht voor de gezondheidszorg bedoeld is voor medische wensen en beslissingen.

Wie dit gebruikt

• Iemand die wil vastleggen wat er moet gebeuren met persoonlijke accounts voor sociale media, e-mail, foto’s of cloudopslag.
• Een eigenaar van een klein bedrijf die wil aangeven wie bedrijfswebsites, domeinnamen, online diensten of digitale administratie moet afhandelen.
• Iemand die digitale bezittingen bezit of online projecten beheert die anderen mogelijk moeten kunnen vinden of onderhouden.
• Iemand die wil dat geselecteerde accounts na overlijden worden omgezet in een herdenkingsstatus of worden gesloten.
• Iemand die wil dat een vertrouwd persoon weet waar de accountgegevens worden bewaard zonder wachtwoorden in de richtlijn op te nemen.

Vast te stellen voorwaarden

Accounts en bezittingen waarop de richtlijn betrekking heeft

Beschrijf de accounts, apparaten, bestanden en digitale bezittingen waarop de richtlijn betrekking heeft, met behulp van accountnamen of categorieën die later kunnen worden geïdentificeerd. Bewaar gevoelige gegevens zoals wachtwoorden en herstelcodes in een afzonderlijke, beveiligde administratie.

Specifieke verleende bevoegdheden

Vermeld wat de aangewezen persoon mag doen, zoals gegevens opzoeken, contact opnemen met aanbieders, bestanden bewaren, een website beheren, een account sluiten of verzoeken om een herdenkingsstatus. Houd elke bevoegdheid gescheiden van handelingen die de persoon niet mag verrichten.

Herdenkingsstatus, sluiting of behoud

Geef voor elk belangrijk account of elke categorie aan of deze moet worden behouden, omgezet in een herdenkingsstatus, gesloten of op een andere manier behandeld. Voeg inhoud of diensten toe die niet mogen worden verwijderd of gedeeld.

Ingangsdatum en gebeurtenis die de richtlijn activeert

Leg uit wanneer de instructies van kracht moeten worden, zoals na overlijden of wanneer de persoon de accounts niet zelf kan beheren. Vermijd vage bewoordingen en denk na over hoe de aangewezen persoon zou weten dat de vermelde voorwaarde zich heeft voorgedaan.

Verval of intrekking

Vermeld wanneer de instructies eindigen en hoe degene die ze heeft opgesteld deze wil wijzigen of intrekken. Controleer of de vermelde voorwaarde helder is en niet in conflict is met andere instructies.

Subdelegering

Bepaal of de aangewezen persoon iemand anders om hulp mag vragen bij taken en leg eventuele beperkingen op die hulp vast. Overweeg of de helper privégegevens mag inzien of alleen mag assisteren bij administratieve stappen.

Privacy en toegangsbeperkingen

Geef aan welke informatie mag worden bekeken, gekopieerd, gedeeld of privé moet blijven. Maak duidelijk of de aangewezen persoon toegang heeft tot de inhoud van berichten of alleen de accountstatus en bewaartaken mag afhandelen.

Veelvoorkomende fouten

• Het rechtstreeks opnemen van wachtwoorden, herstelcodes of beveiligingsantwoorden in de richtlijn kan ertoe leiden dat deze bekend worden als het document wordt gekopieerd of gedeeld. Bewaar toegangsgegevens op een afzonderlijke, veilige plaats en leg uit waar de aangewezen persoon deze kan vinden.
• Het gebruik van brede formuleringen zoals “al mijn online accounts beheren” laat onzekerheid bestaan over welke handelingen zijn toegestaan. Noem de accounts of categorieën en beschrijf de toegestane handelingen.
• Ervan uitgaan dat een richtlijn de procedures van een accountaanbieder opzijzet, kan leiden tot vertragingen of geweigerde verzoeken. Controleer of elke aanbieder afzonderlijke instellingen of instructies biedt voor toegang, een herdenkingsstatus of sluiting.
• Iemand aanwijzen zonder dit te vertellen kan ertoe leiden dat die persoon de richtlijn of het afzonderlijke toegangsregister niet kan vinden. Laat de aangewezen persoon weten waar de instructies worden bewaard en hoe die persoon erbij kan.
• Tegenstrijdige instructies geven in dit document en in een andere nalatenschaps- of accountinstructie kan verwarring veroorzaken. Bekijk gerelateerde registers samen en werk deze bij wanneer uw wensen veranderen.

Voordat u ondertekent

• Bevestig dat de aangewezen personen en de accounts waarop de richtlijn betrekking heeft duidelijk zijn geïdentificeerd.
• Lees elke bevoegdheid en beperking door om te controleren of deze weergeeft wat u van plan bent.
• Controleer of de instructies toegang tot accounts onderscheiden van een herdenkingsstatus of sluiting.
• Verwijder wachtwoorden en andere geheime toegangsgegevens uit het document.
• Laat de aangewezen persoon weten waar de richtlijn en een eventueel afzonderlijk toegangsregister te vinden zijn.
• Controleer de plaatselijke regels voor ondertekening, getuigen, notariële akte, registratie, opzegtermijnen of vereiste formuleringen. Raadpleeg een gekwalificeerde jurist als er veel op het spel staat.
• Bekijk eventuele instructies van de accountaanbieder die van invloed kunnen zijn op uw wensen.