Skriftlig advarsel til ansatt

Praktisk veiledning: Skriftlig advarsel til ansatt

«Skriftlig advarsel til ansatt» er et formelt skriftlig varsel fra en arbeidsgiver til en ansatt om et bestemt forhold knyttet til oppførsel eller arbeidsprestasjoner. Det beskriver forholdet, tidligere samtaler, forventet forbedring innen en oppfølgingsdato og mulige konsekvenser.

Hva den brukes til

Arbeidsgivere bruker dette brevet for å dokumentere et forhold på arbeidsplassen på en tydelig og saklig måte. Det forteller den ansatte hva problemet er, hva som allerede er drøftet, hva som må endres, og når fremgangen skal vurderes. En tydelig dokumentasjon kan hjelpe begge parter med å forstå hvor saken står, og redusere senere uenighet om hva som ble sagt.

Det brukes ofte sammen med andre personaldokumenter. Det kan komme før eller etter en prestasjonsforbedringsplan (PIP), vise tilbake til stillingen og oppgavene som er beskrevet i et formelt ansettelsestilbud og en ansettelsesbekreftelse, eller gjelde ivaretakelse av utstyr som er oppført i en avtale om utlån av utstyr til hjemmekontor. Bruk det for et avgrenset forhold som den ansatte kan rette opp; en bred konflikt eller en beslutning om å avslutte arbeidsforholdet krever andre dokumenter.

Disiplinærrutiner, påkrevde møter, retten til å uttale seg eller ha med seg en bisitter og hvor lenge advarsler blir liggende i personalmappen, varierer mellom land, regioner og arbeidsplasser. Undersøk lokale krav og arbeidsplassens egne retningslinjer før du gir advarselen, og spør en kvalifisert advokat hvis saken er alvorlig eller omstridt.

Hvem bruker den

• En leder eller overordnet som tar opp et gjentatt problem med oppførsel eller oppmøte.
• En HR-avdeling som dokumenterer et trinn i en disiplinærprosess.
• En eier av en liten bedrift som skriftliggjør et forhold knyttet til en ansatt.
• En arbeidsgiver som følger opp en prestasjonsforbedringsplan som ikke har gitt resultater.
• En ansatt som mottar advarselen og vil forstå forventningene og oppfølgingsdatoen.

Vilkår dere må bli enige om

Stillingstittel

Identifiser den ansattes stilling, slik at forventningene i brevet knyttes til den faktiske stillingen. Bruk tittelen i personaldokumentasjonen og vis, der det er relevant, til oppgavene som gjelder for stillingen.

Forhold knyttet til oppførsel eller arbeidsprestasjoner

Beskriv hva som har skjedd, med datoer og konkrete eksempler. Hold deg til fakta som kan kontrolleres, for eksempel klokkeslett, oversittede frister eller bestemte hendelser, i stedet for generelle vurderinger av holdning eller personlighet.

Tidligere samtaler eller advarsler

Noter eventuelle tidligere samtaler, muntlige påminnelser eller skriftlige advarsler med datoer. Hvis det er første gang forholdet tas opp, lar du feltet stå tomt eller skriver det rett ut.

Forventet forbedring og oppfølgingsdato

Oppgi hva den ansatte må gjøre annerledes, og når arbeidsgiveren vil vurdere fremgangen. Gjør forventningen målbar der det er mulig, for eksempel et oppmøtetidspunkt eller et mål for ferdigstillelse.

Mulige konsekvenser uten forbedring

Forklar hvilke videre skritt som kan følge hvis forholdet fortsetter, med henvisning til arbeidsplassens retningslinjer der slike finnes. Beskriv konsekvensene korrekt, og unngå trusler som ikke samsvarer med retningslinjene eller lokale regler.

Den ansattes tilsvar

Hvis den ansatte kan kommentere advarselen eller legge ved et skriftlig tilsvar, beskriver du hvordan under «Ytterligere vilkår og bestemmelser». Der kan du også legge inn en kort merknad om hvordan den ansatte kan stille spørsmål eller be om støtte.

Vanlige feil

• Å beskrive forholdet i generelle vendinger som «dårlig holdning» uten eksempler. Oppgi datoer, hendelser og virkningen på arbeidet.
• Å ta opp flere urelaterte forhold i ett brev. Ulike problemer kan være tydeligere i separate brev eller tydelig nummererte avsnitt.
• Å fastsette en forventning som ikke kan måles, eller en urealistisk oppfølgingsdato. Gi den ansatte et rettferdig og konkret mål.
• Å oppgi konsekvenser som går lenger enn arbeidsplassens retningslinjer eller lokale regler. Undersøk hvilke videre skritt rutinene deres faktisk åpner for.
• Å gi brevet uten først å ha drøftet forholdet med den ansatte der rutinene krever et møte. Følg deres egen prosess.
• Å ikke ta vare på en signert eller kvittert kopi. Noter når den ansatte mottok brevet.

Før du signerer

• Kontroller den ansattes navn og stillingstittel mot dokumentasjonen din.
• Kontroller at hver dato og hvert eksempel i beskrivelsen av forholdet er riktig.
• Gå gjennom notater fra tidligere samtaler eller advarsler, og vis korrekt til dem.
• Sørg for at den forventede forbedringen er konkret og oppfølgingsdatoen rimelig.
• Sammenlign de oppgitte konsekvensene med arbeidsplassens retningslinjer og arbeidsavtalen.
• Undersøk lokale krav til disiplinære skritt, og spør en kvalifisert advokat hvis saken kan føre til oppsigelse.