Oppsigelsesbrev for arbeidsforhold

Praktisk veiledning: Oppsigelsesbrev for arbeidsforhold

«Oppsigelsesbrev for arbeidsforhold» er et skriftlig varsel fra en arbeidsgiver om at en ansatts arbeidsforhold skal avsluttes. Brevet oppgir stillingstittel, siste arbeidsdag, ordninger for oppsigelsestid og sluttoppgjør samt selskapets eiendeler som skal leveres tilbake.

Hva den brukes til

Arbeidsgivere bruker dette brevet for å gi en ansatt et tydelig skriftlig varsel om at arbeidsforholdet avsluttes, og for å forklare de praktiske neste skrittene. Det kommer ofte etter tidligere personaldokumentasjon, for eksempel det opprinnelige ansettelsestilbudet, en prestasjonsforbedringsplan (PIP) eller en avtale om utlån av utstyr til hjemmekontor. Et tydelig brev hjelper den ansatte med å forstå siste arbeidsdag, sluttoppgjøret og hva som må leveres tilbake.

Bruk det når arbeidsgiveren har tatt en endelig beslutning og fulgt sin egen interne prosess. Hvis det er den ansatte som sier opp, passer et oppsigelsesbrev fra den ansatte bedre. Hvis arbeidsgiver og ansatt blir enige om vilkår for fratredelsen, for eksempel en sluttpakke, kan en sluttavtale være mer egnet.

Avslutning av arbeidsforhold er mange steder strengt regulert. Regler om oppsigelsestid, saklige grunner, drøftelser, sluttoppgjør og påkrevde dokumenter varierer mellom land og regioner, og kan også avhenge av arbeidsavtaler eller tariffavtaler. Undersøk lokale krav, og spør en kvalifisert advokat eller arbeidsrettsrådgiver før du sender brevet, særlig hvis oppsigelsen kan bli bestridt.

Hvem bruker den

• En eier av en liten bedrift som avslutter en ansatts arbeidsforhold etter en omorganisering.
• En HR-leder som bekrefter en oppsigelsesbeslutning skriftlig.
• En arbeidsgiver som avslutter et arbeidsforhold etter en prestasjonsforbedringsplan som ikke førte frem.
• En leder som bekrefter avslutningen av en midlertidig stilling eller en prøvetid.
• En arbeidsgiver som ordner tilbakelevering av bærbar PC, telefon eller annet utstyr fra en fjernarbeider som slutter.

Vilkår dere må bli enige om

Stillingstittel

Oppgi den ansattes nåværende stillingstittel slik den står i personaldokumentasjonen. Dette gjør det lettere å identifisere stillingen som avsluttes, særlig når personen har hatt flere stillinger.

Siste arbeidsdag

Noter den siste dagen i arbeidsforholdet. Kontroller at den tar hensyn til eventuell påkrevd oppsigelsestid etter arbeidsavtalen og lokale regler.

Oppsigelsestid og sluttoppgjør

Forklar hvordan oppsigelsestiden gjennomføres, for eksempel med arbeidsplikt eller med lønn i stedet for oppsigelsestid, og når siste lønn, feriepenger og eventuelle andre beløp utbetales. Hold beskrivelsen saklig og i samsvar med lønnssystemet.

Eventuell grunn for oppsigelsen

Dette feltet er valgfritt. Hvis du oppgir en grunn, bør den være kort, saklig og i samsvar med tidligere dokumentasjon. Noen steder er det påkrevd å oppgi en grunn, mens det andre steder er valgfritt.

Selskapets eiendeler som skal leveres tilbake

List opp gjenstandene som skal leveres tilbake, for eksempel bærbar PC, telefon, adgangskort eller nøkler, med dato og fremgangsmåte for tilbakelevering. Nevn kontoer og tilganger som vil bli stengt.

Goder og forpliktelser som fortsatt gjelder

Hvis du vil nevne goder, attester eller fortsatt taushetsplikt, legger du inn en kort merknad under «Ytterligere vilkår og bestemmelser». Undersøk lokale regler før du beskriver hvordan goder opphører.

Vanlige feil

• Å sende brevet før den interne prosessen er fullført. Sørg først for at alle påkrevde møter, advarsler eller drøftelser er gjennomført.
• Å fastsette en siste arbeidsdag som ikke gir den påkrevde oppsigelsestiden. Undersøk arbeidsavtalen og lokale regler før du velger dato.
• Å beskrive sluttoppgjøret vagt. Oppgi hva som skal utbetales og når, og bekreft det med lønnsavdelingen før du sender brevet.
• Å oppgi en grunn som er i strid med tidligere dokumentasjon eller medarbeidersamtaler. Hold grunnen korrekt, kort og konsekvent, eller utelat den der den ikke er påkrevd.
• Å bruke følelsesladet eller dømmende språk. En respektfull og saklig tone er tydeligere og behandler den ansatte med verdighet.
• Å glemme selskapets eiendeler og systemtilganger. List opp utstyr som skal leveres tilbake, og bekreft når kontoer stenges.

Før du signerer

• Kontroller den ansattes navn, stillingstittel og ansettelsesopplysninger mot personaldokumentasjonen.
• Kontroller siste arbeidsdag mot arbeidsavtalens bestemmelser om oppsigelsestid og lokale regler.
• Bekreft siste lønn, feriepenger og andre beløp med lønnsavdelingen.
• Gå gjennom en eventuell oppgitt grunn med tanke på korrekthet og samsvar med tidligere dokumentasjon.
• List opp selskapets eiendeler som skal leveres tilbake, med datoer og ordninger for tilbakelevering.
• Undersøk lokale arbeidsrettslige krav, og spør en kvalifisert advokat eller arbeidsrettsrådgiver før du sender brevet hvis oppsigelsen kan bli bestridt.