Aksept av oppsigelse

Praktisk veiledning: Aksept av oppsigelse

«Aksept av oppsigelse» er et skriftlig svar fra en arbeidsgiver som bekrefter at en ansatts oppsigelse er mottatt. Det angir bekreftet siste arbeidsdag, sluttoppgjør og goder samt eventuelle overleveringsoppgaver eller eiendeler som skal leveres tilbake.

Hva den brukes til

Arbeidsgivere bruker dette brevet etter at en ansatt har levert oppsigelse, enten i form av et vanlig oppsigelsesbrev med oppsigelsestid eller en oppsigelse med umiddelbar virkning. Det bekrefter oppsigelsen skriftlig og beskriver de praktiske ordningene for fratredelsen, slik at begge parter har én felles dokumentasjon av avtalte datoer og neste skritt.

Bruk det når den ansatte allerede har bestemt seg for å slutte, og arbeidsgiveren vil bekrefte detaljene. Det er ikke riktig dokument for å avslutte et arbeidsforhold på arbeidsgivers initiativ, forhandle om en sluttpakke eller løse en tvist om årsakene til fratredelsen. Hvis partene avtaler nye utbetalinger eller frafaller krav, kan en mer detaljert sluttavtale passe bedre.

Regler om oppsigelsestid, tidspunkt for sluttoppgjør, opptjente feriedager, goder og tilbakelevering av eiendeler varierer mellom land og regioner, og arbeidsavtaler eller interne retningslinjer kan stille egne krav. Undersøk lokale krav før du oppgir beløp eller datoer, og spør en kvalifisert advokat hvis fratredelsen er omstridt eller gjelder betydelige beløp.

Hvem bruker den

• En arbeidsgiver eller leder som bekrefter mottak av en ansatts oppsigelse.
• En HR-avdeling som dokumenterer fratredelsesdato og sluttoppgjør.
• En eier av en liten bedrift uten egen HR-funksjon som svarer på en oppsigelse.
• En arbeidsgiver som har mottatt en oppsigelse med umiddelbar virkning og må bekrefte den faktiske siste dagen.
• En ansatt som ønsker skriftlig bekreftelse på avtalt siste arbeidsdag og sluttutbetalinger.

Vilkår dere må bli enige om

Stillingstittel

Oppgi stillingen den ansatte har, slik at brevet tydelig samsvarer med oppsigelsen og personaldokumentasjonen. Bruk tittelen som står i arbeidsavtalen eller gjeldende dokumentasjon, ikke en uformell beskrivelse.

Dato oppsigelsen ble mottatt

Noter når arbeidsgiveren mottok oppsigelsen, som kan være en annen dato enn den som står i den ansattes brev. Datoen kan ha betydning for beregningen av oppsigelsestiden, så kontroller den mot e-posten, brevet eller annen dokumentasjon du har mottatt.

Bekreftet siste arbeidsdag

Oppgi datoen arbeidsforholdet forventes å avsluttes. Hvis arbeidsgiveren har godtatt en tidligere eller senere dato enn den ansatte foreslo, skriver du det rett ut, slik at ingen av partene forholder seg til en annen dato.

Sluttoppgjør og goder

Beskriv hva den ansatte vil motta, for eksempel siste lønn, feriepenger eller sluttdato for goder, og når utbetalingen forventes. Hold beskrivelsen saklig, og kontroller hver post mot lønnsdokumentasjonen og lokale regler.

Overleveringsoppgaver og eiendeler som skal leveres tilbake

List opp arbeidet som skal overleveres, og eventuelle eiendeler som skal leveres tilbake, for eksempel bærbar PC, nøkler, adgangskort eller dokumenter. Oppgi en dato eller anledning for tilbakeleveringen, for eksempel siste arbeidsdag.

Andre ordninger

Detaljer som en sluttsamtale, en forespørsel om attest eller hvordan den ansatte kan kontaktes etter fratredelsen, kan føres inn under «Ytterligere vilkår og bestemmelser». Unngå å legge til nye forpliktelser som partene ikke har drøftet.

Vanlige feil

• Å bekrefte en annen siste arbeidsdag enn den i den ansattes oppsigelse uten å forklare hvorfor. Hvis datoen er endret, oppgir du den avtalte datoen og hvordan den ble avtalt.
• Å omtale sluttoppgjøret i vage vendinger som «alle skyldige beløp». Nevn hver post, for eksempel lønn eller feriepenger, slik at den ansatte ser hva hen kan forvente.
• Å glemme å nevne selskapets eiendeler før den ansatte allerede har sluttet. Ta med utstyr, nøkler og tilgangsopplysninger i brevet.
• Å bruke brevet til å ta opp nye klager på den ansattes arbeidsprestasjoner eller oppførsel. Hold brevet konsentrert om å bekrefte oppsigelsen og ordningene for fratredelsen.
• Å kopiere en oppsigelsestid eller betalingsdato fra et annet land eller en annen mal uten å undersøke lokale regler. Kravene varierer mellom land og regioner.
• Å sende brevet uten å beholde en kopi eller dokumentasjon på levering. Oppbevar brevet sammen med den ansattes opprinnelige oppsigelse.

Før du signerer

• Kontroller den ansattes navn, stillingstittel og datoen oppsigelsen ble mottatt, mot dokumentasjonen din.
• Bekreft at siste arbeidsdag samsvarer med det som er avtalt med den ansatte.
• Kontroller siste lønn, feriepenger og sluttdatoer for goder med lønnsavdelingen.
• List opp hver eiendel som tilhører selskapet, og hver overleveringsoppgave den ansatte skal fullføre.
• Gå gjennom arbeidsavtalen og interne retningslinjer for vilkår om oppsigelse eller sluttoppgjør.
• Undersøk lokale krav til tidspunkt for sluttoppgjør og oppsigelse, og spør en kvalifisert advokat hvis fratredelsen er omstridt.