Betalingskvittering

Praktisk veiledning: Betalingskvittering

«Betalingskvittering» er en skriftlig bekreftelse på at en betaling er mottatt. Den angir beløpet, hva betalingen gjaldt, når og hvordan den ble gjort, og eventuelt gjenstående beløp.

Hva den brukes til

En betalingskvittering gir den som betaler, tydelig dokumentasjon på at penger har skiftet hender. Den utstedes ofte sammen med eller etter et salgsdokument for bil, motorsykkel, tungt utstyr eller andre gjenstander, et gjeldsbrev, en strukturert avtale om nedbetaling av gjeld, en kommisjonsavtale eller et gjeldsoppgjør med gjensidig ansvarsfraskrivelse. Kvitteringen hjelper begge parter med å holde oversikt over hva som er betalt etter hovedavtalen.

Bruk den for en enkeltbetaling eller for hvert avdrag i en serie. Den bekrefter mottak av det oppgitte beløpet; den endrer ikke i seg selv vilkårene i den underliggende avtalen og løser ingen uenighet om hva som skyldes. Hvis betalingen er den siste på et lån, kan også en bekreftelse på innfridd gjeld være nyttig.

Regler om kvitteringer, skattedokumentasjon og hvor lenge dokumentasjon bør oppbevares, varierer mellom land og regioner, særlig for virksomheter. Undersøk lokale krav hvis kvitteringen skal brukes til skatte-, regnskaps- eller forretningsformål.

Hvem bruker den

• En privat selger som bekrefter at en kjøper har betalt prisen for et kjøretøy eller andre gjenstander.
• En långiver som bekrefter et mottatt avdrag etter et gjeldsbrev eller en nedbetalingsplan.
• En kommisjonær eller kommittent som dokumenterer utbetaling av salgsinntekter.
• En person som har mottatt en oppgjørsbetaling etter en avtale om gjeldsoppgjør.
• En kjøper eller låntaker som ønsker skriftlig bevis for hver betaling som er gjort.

Vilkår dere må bli enige om

Kvitteringsnummer

Gi hver kvittering en unik referanse, slik at den senere kan avstemmes mot dokumentasjonen. En enkel nummerserie som inkluderer årstallet, gjør det lett å holde oversikt over flere kvitteringer.

Mottatt beløp

Oppgi nøyaktig beløp og valuta. Hvis beløpet står i tall, kan du vurdere å også skrive det med bokstaver under «Ytterligere vilkår og bestemmelser» for å redusere risikoen for feillesing.

Betalingen gjelder

Beskriv hva betalingen gjelder, for eksempel restbeløpet av en kjøpesum eller et bestemt avdrag. Vis til den underliggende avtalen med navn og dato, slik at kvitteringen er lett å knytte til den.

Betalingsdato og betalingsmåte

Noter datoen betalingen ble mottatt og hvordan den ble gjort, for eksempel kontant eller ved bankoverføring. Ved overføring kan en transaksjonsreferanse være nyttig, men unngå å skrive fullstendige kontonumre på kvitteringen.

Gjenstående beløp

Oppgi eventuelt beløp som fortsatt er utestående etter denne betalingen, eller null hvis ingenting gjenstår. Kontroller tallet mot avtalen og tidligere kvitteringer før du signerer.

Betaler og mottaker

Sørg for at kvitteringen oppgir navnet på den som betalte, og på den som mottok pengene. Hvis noen betalte på vegne av en annen, beskriver du dette under «Ytterligere vilkår og bestemmelser».

Vanlige feil

• Å utstede en kvittering før pengene faktisk er mottatt eller disponible. Bekreft at beløpet er kommet inn før du signerer.
• Å utelate valutaen eller skrive et beløp som kan leses feil. Kontroller tallet og legg til valuta.
• Å beskrive betalingen så vagt at den ikke kan knyttes til en avtale. Oppgi det underliggende dokumentet og avdraget eller posten betalingen gjelder.
• Å beregne det gjenstående beløpet feil. Beregn det på nytt ut fra det opprinnelige beløpet og alle tidligere betalinger.
• Å bruke samme kvitteringsnummer to ganger. Før en enkel logg, slik at hvert nummer bare brukes én gang.
• Å ta med bankkontoopplysninger eller andre sensitive opplysninger som ikke trengs. Noter bare det som er nødvendig for å identifisere betalingen.

Før du signerer

• Bekreft at betalingen er mottatt i sin helhet og i oppgitt valuta.
• Kontroller navnene på betaler og mottaker mot den underliggende avtalen.
• Beskriv hva betalingen gjelder, og vis til den aktuelle avtalen.
• Noter betalingsdato, betalingsmåte og eventuell nyttig transaksjonsreferanse.
• Beregn gjenstående beløp på nytt ut fra alle tidligere betalinger.
• Gi kvitteringen et unikt nummer, og sørg for at begge parter beholder en kopi.