Recibo de Pagamento

Guia prático: Recibo de Pagamento

Um Recibo de Pagamento é uma confirmação escrita de que um pagamento foi recebido. Regista o montante, aquilo a que o pagamento se refere, quando e como foi feito e qualquer saldo que continue em dívida.

Para que serve

Um recibo de pagamento é utilizado para dar a quem paga um registo claro de que o dinheiro foi entregue. É muitas vezes emitido em conjunto com, ou depois de, um contrato de compra e venda de um automóvel, motociclo, equipamento pesado ou outros bens, uma nota promissória, um acordo de plano de reembolso de dívida estruturado, um contrato de venda em consignação ou um acordo de quitação de dívida e liberação mútua. Um recibo ajuda ambas as partes a acompanhar o que foi pago ao abrigo do acordo principal.

Utilize-o para um único pagamento ou para cada prestação de uma série. Confirma a receção do montante indicado; não altera, por si só, as cláusulas do acordo subjacente nem resolve qualquer desacordo sobre o montante devido. Se o pagamento for o último de um empréstimo, uma declaração de dívida liquidada na íntegra pode também ser útil.

As regras relativas a recibos, registos fiscais e prazos de conservação de documentos diferem consoante o país e a região, sobretudo no caso das empresas. Consulte os requisitos locais se o recibo for utilizado para fins fiscais, contabilísticos ou empresariais.

Quem o utiliza

• Um vendedor particular que confirma que um comprador pagou o preço de um veículo ou de outros bens.
• Um mutuante que confirma a receção de uma prestação ao abrigo de uma nota promissória ou de um plano de pagamento.
• Um consignatário ou consignante que regista o pagamento do produto de uma venda.
• Uma pessoa que recebeu um pagamento ao abrigo de um acordo de liquidação de dívida.
• Um comprador ou mutuário que pretende uma prova escrita de cada pagamento efetuado.

Condições a acordar

Número do recibo

Atribua a cada recibo uma referência única para que possa ser associado aos registos mais tarde. Uma sequência simples que inclua o ano facilita o acompanhamento de vários recibos.

Montante recebido

Indique o montante exato e a respetiva moeda. Se o montante estiver escrito em algarismos, pondere escrevê-lo também por extenso em «Termos e Provisões Adicionais», para reduzir o risco de leitura errada.

Referente a

Descreva a que se refere o pagamento, como o remanescente de um preço de compra ou uma prestação específica. Remeta para o acordo subjacente pelo nome e pela data, para que o recibo lhe possa ser facilmente associado.

Data e meio de pagamento

Registe a data em que o pagamento foi recebido e a forma como foi feito, como numerário ou transferência bancária. No caso de uma transferência, uma referência da transação pode ser útil, mas evite escrever números de conta completos no recibo.

Saldo em dívida

Indique qualquer montante que continue em dívida após este pagamento, ou zero se nada restar. Volte a conferir o valor com o acordo e com os recibos anteriores antes de assinar.

Quem paga e quem recebe

Certifique-se de que o recibo identifica a pessoa que pagou e a pessoa que recebeu o dinheiro. Se alguém pagou em nome de outra pessoa, descreva-o em «Termos e Provisões Adicionais».

Erros comuns

• Emitir um recibo antes de o dinheiro ter sido efetivamente recebido ou creditado. Confirme que os fundos chegaram antes de assinar.
• Omitir a moeda ou escrever um montante que possa ser mal lido. Verifique o valor e acrescente a moeda.
• Descrever o pagamento de forma demasiado vaga para o associar a um acordo. Identifique o documento subjacente e a prestação ou o bem a que o pagamento corresponde.
• Calcular mal o saldo remanescente. Recalcule-o a partir do montante original e de todos os pagamentos anteriores.
• Reutilizar um número de recibo. Mantenha um registo simples para que cada número seja utilizado apenas uma vez.
• Incluir dados bancários ou outras informações sensíveis que não sejam necessárias. Registe apenas o necessário para identificar o pagamento.

Antes de assinar

• Confirme que o pagamento foi recebido na totalidade e na moeda indicada.
• Confira os nomes de quem paga e de quem recebe com o acordo subjacente.
• Descreva a que se refere o pagamento e remeta para o acordo relevante.
• Registe a data do pagamento, o meio e qualquer referência útil da transação.
• Recalcule o saldo em dívida tendo em conta todos os pagamentos anteriores.
• Atribua um número único ao recibo e certifique-se de que ambas as partes guardam uma cópia.