Avertisment scris pentru angajat

Ghid practic: Avertisment scris pentru angajat

Un Avertisment scris pentru angajat este o notificare formală scrisă a angajatorului către un angajat, privind o anumită problemă de conduită sau de performanță. Descrie problema, discuțiile anterioare, îmbunătățirea așteptată până la o dată de evaluare și posibilele consecințe.

La ce folosește

Angajatorii folosesc această scrisoare pentru a consemna o problemă de la locul de muncă în termeni clari și obiectivi. Ea îi comunică angajatului care este problema, ce s-a discutat deja, ce trebuie să se schimbe și când va fi evaluat progresul. O evidență clară poate ajuta ambele părți să înțeleagă situația și poate reduce neînțelegerile ulterioare privind ceea ce s-a spus.

Se folosește adesea alături de alte documente de angajare. Poate urma unui plan de îmbunătățire a performanței sau poate conduce la unul, poate face trimitere la funcția și atribuțiile descrise în oferta de muncă și scrisoarea de confirmare a angajării sau poate privi îngrijirea bunurilor enumerate într-un acord de muncă la distanță și atribuire a echipamentului. Folosiți-l pentru o problemă bine definită, pe care angajatul o poate corecta; o dispută amplă sau o decizie de încetare a raportului de muncă necesită alte documente.

Procedurile disciplinare, întâlnirile obligatorii, dreptul de a răspunde sau de a fi asistat și durata pentru care avertismentele rămân la dosar diferă în funcție de țară, regiune și loc de muncă. Verificați cerințele locale și propriile politici interne înainte de a emite scrisoarea și cereți sfatul unui avocat calificat dacă situația este gravă sau contestată.

Cine îl folosește

• Un manager sau un supervizor care abordează o problemă repetată de conduită sau de prezență.
• O echipă de resurse umane care documentează o etapă dintr-o procedură disciplinară.
• Proprietarul unei firme mici care consemnează în scris o problemă legată de un angajat.
• Un angajator care revine asupra unui plan de îmbunătățire a performanței care nu a dat rezultate.
• Un angajat care primește avertismentul și dorește să înțeleagă așteptările și data evaluării.

Condiții de stabilit

Funcția

Identificați funcția angajatului, astfel încât așteptările din scrisoare să se raporteze la postul efectiv. Folosiți denumirea din evidențele de personal și, dacă este relevant, faceți trimitere la atribuțiile aplicabile acelui post.

Problema de conduită sau de performanță

Descrieți ce s-a întâmplat, cu date și exemple concrete. Limitați-vă la fapte care pot fi verificate, precum ore, termene nerespectate sau incidente anume, în loc de aprecieri generale despre atitudine sau caracter.

Discuții sau avertismente anterioare

Menționați eventualele discuții anterioare, atenționări verbale sau avertismente scrise și datele acestora. Dacă problema este ridicată pentru prima dată, lăsați câmpul necompletat sau precizați clar acest lucru.

Îmbunătățirea așteptată și data evaluării

Precizați ce trebuie să facă angajatul diferit și când va evalua angajatorul progresul. Formulați așteptarea, pe cât posibil, în termeni măsurabili, de exemplu o oră de sosire sau un obiectiv de finalizare.

Posibile consecințe în lipsa îmbunătățirii

Explicați ce pași suplimentari pot urma dacă problema continuă, făcând trimitere la politica internă, dacă există. Descrieți consecințele cu exactitate și evitați amenințările care nu corespund politicii sau regulilor locale.

Răspunsul angajatului

Dacă angajatul poate formula observații cu privire la avertisment sau poate atașa un răspuns scris, descrieți modalitatea în „Termeni și Prevederi Suplimentare”. Tot acolo puteți include o scurtă mențiune despre cum poate pune întrebări sau solicita sprijin.

Greșeli frecvente

• Descrierea problemei în termeni generali, precum „atitudine necorespunzătoare”, fără exemple. Indicați date, incidente și efectul asupra muncii.
• Abordarea mai multor probleme fără legătură între ele într-o singură scrisoare. Problemele separate pot fi mai clare în scrisori separate sau în secțiuni numerotate distinct.
• Stabilirea unei așteptări care nu poate fi măsurată sau a unei date de evaluare nerealiste. Oferiți-i angajatului un obiectiv corect și concret.
• Indicarea unor consecințe care depășesc politica internă sau regulile locale. Verificați ce pași suplimentari permit efectiv procedurile dumneavoastră.
• Emiterea scrisorii fără o discuție prealabilă cu angajatul, atunci când procedurile prevăd o întâlnire. Urmați propria procedură.
• Nepăstrarea unui exemplar semnat sau confirmat. Consemnați data la care angajatul a primit scrisoarea.

Înainte de semnare

• Confirmați numele și funcția angajatului în raport cu evidențele dumneavoastră.
• Verificați exactitatea fiecărei date și a fiecărui exemplu din descrierea problemei.
• Consultați notele privind discuțiile sau avertismentele anterioare și faceți trimitere corectă la acestea.
• Asigurați-vă că îmbunătățirea așteptată este concretă, iar data evaluării este rezonabilă.
• Comparați consecințele indicate cu politica internă și cu contractul de muncă.
• Verificați cerințele locale privind etapele disciplinare și cereți sfatul unui avocat calificat dacă situația ar putea duce la concediere.