Scrisoare de încetare a contractului individual de muncă

Ghid practic: Scrisoare de încetare a contractului individual de muncă

O Scrisoare de încetare a contractului individual de muncă este o notificare scrisă prin care angajatorul îi comunică unui angajat că raportul de muncă va înceta. Precizează funcția, ultima zi de lucru, aranjamentele privind preavizul și plata finală, precum și bunurile companiei care trebuie returnate.

La ce folosește

Angajatorii folosesc această scrisoare pentru a-i comunica în scris, în mod clar, unui angajat că raportul de muncă încetează și pentru a explica pașii practici următori. Ea urmează adesea unor documente de angajare anterioare, precum oferta de muncă inițială, un plan de îmbunătățire a performanței sau un acord de muncă la distanță și atribuire a echipamentului. O scrisoare clară îl ajută pe angajat să înțeleagă care este ultima sa zi de lucru, ce plată finală va primi și ce trebuie să returneze.

Folosiți-o după ce angajatorul a luat o decizie definitivă și și-a urmat propria procedură internă. Dacă angajatul demisionează, o scrisoare de demisie este mai potrivită. Dacă angajatorul și angajatul convin asupra condițiilor plecării, de exemplu asupra unei compensații, un acord de încetare poate fi mai adecvat.

Încetarea raporturilor de muncă este strict reglementată în multe locuri. Regulile privind termenele de preaviz, motivele permise, consultarea, plata finală și documentele obligatorii diferă de la o țară sau regiune la alta și pot depinde și de contractele individuale de muncă sau de contractele colective. Verificați cerințele locale și cereți sfatul unui avocat calificat sau al unui consultant în dreptul muncii înainte de trimitere, mai ales dacă concedierea ar putea fi contestată.

Cine îl folosește

• Proprietarul unei firme mici care pune capăt contractului unui angajat în urma unei reorganizări.
• Un manager de resurse umane care confirmă în scris o decizie de concediere.
• Un angajator care pune capăt raportului de muncă după un plan de îmbunătățire a performanței nereușit.
• Un manager care confirmă încetarea unui post pe durată determinată sau a unei perioade de probă.
• Un angajator care organizează returnarea laptopurilor, a telefoanelor sau a altor echipamente de la un angajat la distanță care pleacă.

Condiții de stabilit

Funcția

Precizați funcția actuală a angajatului, așa cum apare în evidențele de personal. Astfel se identifică postul care încetează, mai ales dacă persoana a ocupat mai multe funcții.

Ultima zi de lucru

Consemnați data finală a raportului de muncă. Verificați dacă aceasta respectă termenul de preaviz obligatoriu prevăzut în contractul de muncă și în regulile locale.

Termenul de preaviz și aranjamentele privind plata finală

Explicați cum se acordă preavizul, de exemplu preaviz lucrat sau plată în locul preavizului, și când vor fi plătite salariul final, concediul neefectuat și orice alte sume. Păstrați o descriere obiectivă și corelată cu evidențele de salarizare.

Motivul încetării, dacă este indicat

Acest câmp este opțional. Dacă includeți un motiv, formulați-l concis, obiectiv și în concordanță cu evidențele anterioare. În unele locuri indicarea motivului este obligatorie, în altele este opțională.

Bunurile companiei care trebuie returnate

Enumerați bunurile care trebuie returnate, precum laptopul, telefonul, legitimația sau cheile, cu data și modalitatea de returnare. Menționați conturile sau accesele care vor fi închise.

Beneficiile și obligațiile care continuă

Dacă doriți să menționați beneficii, recomandări sau obligații de confidențialitate care continuă, adăugați o scurtă notă în „Termeni și Prevederi Suplimentare”. Verificați regulile locale înainte de a descrie modul în care încetează beneficiile.

Greșeli frecvente

• Trimiterea scrisorii înainte de finalizarea procedurii interne. Asigurați-vă mai întâi că au avut loc toate întâlnirile, avertismentele sau consultările necesare.
• Stabilirea unei ultime zile de lucru care nu respectă termenul de preaviz obligatoriu. Verificați contractul de muncă și regulile locale înainte de a alege data.
• Descrierea vagă a plății finale. Precizați ce se va plăti și când și confirmați aceste informații cu departamentul de salarizare înainte de trimitere.
• Indicarea unui motiv care contrazice evidențele anterioare sau evaluările performanței. Formulați motivul exact, concis și consecvent sau omiteți-l acolo unde nu este obligatoriu.
• Folosirea unui limbaj emoțional sau critic. Un ton respectuos și obiectiv este mai clar și îl tratează pe angajat cu demnitate.
• Omiterea bunurilor companiei și a accesului la sisteme. Enumerați echipamentele care trebuie returnate și confirmați când vor fi închise conturile.

Înainte de semnare

• Confirmați numele angajatului, funcția și datele privind raportul de muncă în raport cu evidențele de personal.
• Verificați ultima zi de lucru în raport cu clauzele privind preavizul din contract și cu regulile locale.
• Confirmați cu departamentul de salarizare plata finală, concediul neefectuat și celelalte sume.
• Verificați exactitatea motivului indicat, dacă există, și concordanța lui cu evidențele anterioare.
• Enumerați bunurile companiei care trebuie returnate, cu termenele și modalitățile de returnare.
• Verificați cerințele locale din domeniul muncii și cereți sfatul unui avocat calificat sau al unui consultant în dreptul muncii înainte de trimitere, dacă încetarea ar putea fi contestată.