หนังสือตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับพนักงาน

คู่มือการใช้งาน: หนังสือตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับพนักงาน

หนังสือตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับพนักงานเป็นหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการจากนายจ้างถึงพนักงานเกี่ยวกับปัญหาด้านความประพฤติหรือผลการปฏิบัติงานที่เฉพาะเจาะจง โดยอธิบายปัญหา การพูดคุยก่อนหน้า การปรับปรุงที่คาดหวัง และวันที่ทบทวนความคืบหน้า รวมถึงผลที่อาจตามมา

ใช้ทำอะไร

นายจ้างใช้หนังสือนี้เพื่อบันทึกข้อกังวลในที่ทำงานด้วยถ้อยคำที่ชัดเจนและตรงตามข้อเท็จจริง หนังสือแจ้งพนักงานว่าปัญหาคืออะไร ได้พูดคุยอะไรกันไปแล้ว อะไรต้องเปลี่ยน และจะทบทวนความคืบหน้าเมื่อใด หลักฐานที่ชัดเจนช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจสถานการณ์ตรงกัน และลดข้อขัดแย้งในภายหลังว่าใครพูดอะไรไว้

หนังสือนี้มักใช้ควบคู่กับเอกสารการจ้างงานอื่น อาจจัดทำต่อจากหรือนำไปสู่แผนพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน (PIP) อ้างอิงตำแหน่งและหน้าที่ที่ระบุไว้ในจดหมายเสนองานและยืนยันการจ้างงาน หรือกล่าวถึงการดูแลอุปกรณ์ที่ระบุไว้ในข้อตกลงการทำงานทางไกลและการมอบหมายอุปกรณ์ ใช้สำหรับปัญหาที่กำหนดได้ชัดเจนและพนักงานสามารถแก้ไขได้ ส่วนข้อพิพาทในวงกว้างหรือการตัดสินใจเลิกจ้างต้องใช้เอกสารประเภทอื่น

ขั้นตอนทางวินัย การประชุมที่จำเป็น สิทธิในการชี้แจงหรือมีผู้ร่วมเข้าประชุม และระยะเวลาที่หนังสือตักเตือนจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มแตกต่างกันไปตามประเทศ ภูมิภาค และสถานที่ทำงาน ตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่และนโยบายของสถานที่ทำงานก่อนออกหนังสือ และปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหากเป็นเรื่องร้ายแรงหรือมีข้อโต้แย้ง

ใครเป็นผู้ใช้

• ผู้จัดการหรือหัวหน้างานที่จัดการปัญหาความประพฤติหรือการมาทำงานที่เกิดซ้ำ
• ทีมทรัพยากรบุคคลที่บันทึกขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการทางวินัย
• เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่บันทึกข้อกังวลเกี่ยวกับพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร
• นายจ้างที่ติดตามผลแผนพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานที่ยังไม่เกิดผล
• พนักงานที่ได้รับหนังสือตักเตือนและต้องการเข้าใจสิ่งที่คาดหวังและวันทบทวน

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

ตำแหน่งงาน

ระบุตำแหน่งของพนักงาน เพื่อให้สิ่งที่คาดหวังในหนังสือสอดคล้องกับบทบาทจริง ใช้ชื่อตำแหน่งตามเอกสารการจ้างงาน และอ้างถึงหน้าที่ของตำแหน่งนั้นหากเกี่ยวข้อง

ปัญหาด้านความประพฤติหรือผลการปฏิบัติงาน

อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมวันที่และตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง ยึดข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้ เช่น เวลา กำหนดส่งงานที่พลาด หรือเหตุการณ์เฉพาะ แทนการตัดสินทัศนคติหรืออุปนิสัยอย่างกว้าง ๆ

การพูดคุยหรือการตักเตือนก่อนหน้า

ระบุการพูดคุย การเตือนด้วยวาจา หรือหนังสือตักเตือนก่อนหน้า พร้อมวันที่ หากเป็นครั้งแรกที่ยกปัญหานี้ขึ้นมา ให้เว้นว่างไว้หรือระบุไว้อย่างตรงไปตรงมา

การปรับปรุงที่คาดหวังและวันทบทวน

ระบุสิ่งที่พนักงานต้องปรับเปลี่ยน และวันที่นายจ้างจะทบทวนความคืบหน้า กำหนดสิ่งที่คาดหวังให้วัดผลได้เท่าที่ทำได้ เช่น เวลาเข้างานหรือเป้าหมายการทำงานให้เสร็จ

ผลที่อาจตามมาหากไม่ปรับปรุง

อธิบายขั้นตอนต่อไปที่อาจเกิดขึ้นหากปัญหายังคงอยู่ โดยอ้างถึงนโยบายของสถานที่ทำงานหากมี อธิบายผลที่ตามมาให้ถูกต้อง และหลีกเลี่ยงการข่มขู่ที่ไม่สอดคล้องกับนโยบายหรือข้อกำหนดในพื้นที่

การชี้แจงของพนักงาน

หากพนักงานสามารถแสดงความเห็นต่อหนังสือตักเตือนหรือแนบคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรได้ ให้อธิบายวิธีไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม” สามารถเพิ่มหมายเหตุสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีสอบถามหรือขอความช่วยเหลือไว้ที่นั่นได้ด้วย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• อธิบายปัญหาอย่างกว้าง ๆ เช่น “ทัศนคติไม่ดี” โดยไม่มีตัวอย่าง ควรระบุวันที่ เหตุการณ์ และผลกระทบต่องาน
• ยกปัญหาที่ไม่เกี่ยวข้องกันหลายเรื่องไว้ในหนังสือฉบับเดียว ปัญหาที่แยกกันอาจชัดเจนกว่าหากแยกเป็นหนังสือคนละฉบับหรือแบ่งเป็นหัวข้อที่มีหมายเลขชัดเจน
• กำหนดสิ่งที่คาดหวังที่วัดผลไม่ได้ หรือวันทบทวนที่ไม่สมจริง ควรให้เป้าหมายที่เป็นธรรมและเฉพาะเจาะจงแก่พนักงาน
• ระบุผลที่ตามมาเกินกว่าที่นโยบายของสถานที่ทำงานหรือข้อกำหนดในพื้นที่กำหนดไว้ ตรวจสอบว่าขั้นตอนของคุณอนุญาตให้ดำเนินการอะไรต่อได้จริง
• ออกหนังสือโดยไม่ได้พูดคุยกับพนักงานก่อน ทั้งที่ขั้นตอนของคุณกำหนดให้ต้องมีการประชุม ควรปฏิบัติตามกระบวนการของคุณเอง
• ไม่เก็บสำเนาที่ลงนามหรือรับทราบแล้ว ควรบันทึกว่าพนักงานได้รับหนังสือเมื่อใด

ก่อนลงนาม

• ยืนยันชื่อและตำแหน่งงานของพนักงานเทียบกับเอกสารของคุณ
• ตรวจสอบความถูกต้องของวันที่และตัวอย่างแต่ละรายการในคำอธิบายปัญหา
• ทบทวนบันทึกการพูดคุยหรือการตักเตือนก่อนหน้า และอ้างถึงให้ถูกต้อง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปรับปรุงที่คาดหวังเฉพาะเจาะจง และวันทบทวนสมเหตุสมผล
• เปรียบเทียบผลที่ตามมาที่ระบุไว้กับนโยบายของสถานที่ทำงานและสัญญาจ้าง
• ตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่เกี่ยวกับขั้นตอนทางวินัย และปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหากเรื่องนี้อาจนำไปสู่การเลิกจ้าง