หนังสือเลิกจ้างการทำงาน

คู่มือการใช้งาน: หนังสือเลิกจ้างการทำงาน

หนังสือเลิกจ้างการทำงานเป็นหนังสือแจ้งจากนายจ้างถึงลูกจ้างว่าการจ้างงานจะสิ้นสุดลง โดยระบุตำแหน่งงาน วันทำงานวันสุดท้าย การบอกกล่าวล่วงหน้าและการจ่ายค่าจ้างงวดสุดท้าย และทรัพย์สินของบริษัทที่ต้องส่งคืน

ใช้ทำอะไร

นายจ้างใช้หนังสือนี้เพื่อแจ้งลูกจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจนว่าการจ้างงานกำลังจะสิ้นสุด และอธิบายขั้นตอนถัดไปในทางปฏิบัติ มักจัดทำต่อจากเอกสารการจ้างงานก่อนหน้า เช่น จดหมายเสนองานฉบับเดิม แผนพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน (PIP) หรือข้อตกลงการทำงานทางไกลและการมอบหมายอุปกรณ์ หนังสือที่ชัดเจนช่วยให้ลูกจ้างเข้าใจวันทำงานวันสุดท้าย ค่าจ้างงวดสุดท้าย และสิ่งที่ต้องส่งคืน

ใช้เมื่อนายจ้างตัดสินใจขั้นสุดท้ายแล้ว และได้ดำเนินการตามกระบวนการภายในของตนครบถ้วน หากลูกจ้างเป็นฝ่ายลาออก จดหมายลาออกจะเหมาะกว่า หากนายจ้างและลูกจ้างตกลงเงื่อนไขการออกจากงานร่วมกัน เช่น เงินชดเชยตามข้อตกลง ข้อตกลงการสิ้นสุดการจ้างงานอาจเหมาะสมกว่า

การเลิกจ้างอยู่ภายใต้การควบคุมอย่างใกล้ชิดในหลายพื้นที่ ข้อกำหนดเกี่ยวกับระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า เหตุที่อนุญาตให้เลิกจ้าง การหารือ ค่าจ้างงวดสุดท้าย และเอกสารที่ต้องจัดทำแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค และอาจขึ้นอยู่กับสัญญาจ้างหรือข้อตกลงในสถานที่ทำงานด้วย ตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่ และปรึกษาทนายความหรือที่ปรึกษาด้านแรงงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมก่อนส่ง โดยเฉพาะหากการเลิกจ้างอาจมีข้อโต้แย้ง

ใครเป็นผู้ใช้

• เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่เลิกจ้างลูกจ้างหลังการปรับโครงสร้าง
• ผู้จัดการฝ่ายบุคคลที่ยืนยันการตัดสินใจเลิกจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร
• นายจ้างที่เลิกจ้างหลังแผนพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานไม่ประสบผล
• ผู้จัดการที่ยืนยันการสิ้นสุดของตำแหน่งงานแบบมีกำหนดระยะเวลาหรือช่วงทดลองงาน
• นายจ้างที่จัดการรับคืนแล็ปท็อป โทรศัพท์ หรืออุปกรณ์อื่นจากลูกจ้างที่ทำงานทางไกลซึ่งกำลังจะออก

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

ตำแหน่งงาน

ระบุตำแหน่งงานปัจจุบันของลูกจ้างตามที่ปรากฏในเอกสารการจ้างงาน เพื่อช่วยระบุตำแหน่งที่สิ้นสุดลง โดยเฉพาะเมื่อบุคคลนั้นเคยดำรงหลายตำแหน่ง

วันทำงานวันสุดท้าย

บันทึกวันสุดท้ายของการจ้างงาน ตรวจสอบว่าสอดคล้องกับระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้าที่กำหนดตามสัญญาจ้างและข้อกำหนดในพื้นที่

ระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้าและการจ่ายค่าจ้างงวดสุดท้าย

อธิบายวิธีบอกกล่าวล่วงหน้า เช่น ให้ทำงานจนครบระยะเวลาบอกกล่าว หรือจ่ายค่าจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า และระบุว่าจะจ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย ค่าวันลาที่ไม่ได้ใช้ และเงินอื่น ๆ เมื่อใด เขียนตามข้อเท็จจริงและให้สอดคล้องกับระบบเงินเดือน

เหตุผลในการเลิกจ้าง (หากระบุ)

ช่องนี้ไม่บังคับ หากระบุเหตุผล ให้เขียนสั้น ๆ ตามข้อเท็จจริง และสอดคล้องกับเอกสารก่อนหน้า บางพื้นที่กำหนดให้ต้องระบุเหตุผล ขณะที่บางพื้นที่ไม่บังคับ

ทรัพย์สินของบริษัทที่ต้องส่งคืน

ระบุรายการที่ต้องส่งคืน เช่น แล็ปท็อป โทรศัพท์ บัตรพนักงาน หรือกุญแจ พร้อมวันที่และวิธีส่งคืน และระบุบัญชีหรือสิทธิ์การเข้าถึงที่จะถูกปิด

สวัสดิการและหน้าที่ที่ยังคงมีผล

หากต้องการกล่าวถึงสวัสดิการ หนังสือรับรอง หรือหน้าที่รักษาความลับที่ยังคงมีผล ให้เพิ่มหมายเหตุสั้น ๆ ไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม” ตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนอธิบายว่าสวัสดิการจะสิ้นสุดอย่างไร

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ส่งหนังสือก่อนกระบวนการภายในจะเสร็จสิ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการประชุม การตักเตือน หรือการหารือที่จำเป็นครบถ้วนแล้ว
• กำหนดวันทำงานวันสุดท้ายที่ไม่ครบระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้าที่กำหนด ตรวจสอบสัญญาจ้างและข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนเลือกวันที่
• อธิบายค่าจ้างงวดสุดท้ายอย่างคลุมเครือ ควรระบุว่าจะจ่ายอะไรและเมื่อใด และยืนยันกับฝ่ายเงินเดือนก่อนส่ง
• ให้เหตุผลที่ขัดแย้งกับเอกสารหรือผลการประเมินก่อนหน้า ควรระบุเหตุผลให้ถูกต้อง สั้น และสอดคล้องกัน หรือไม่ต้องระบุหากไม่บังคับ
• ใช้ถ้อยคำที่แสดงอารมณ์หรือตัดสินผู้อื่น น้ำเสียงที่สุภาพและตรงตามข้อเท็จจริงชัดเจนกว่าและให้เกียรติลูกจ้าง
• ลืมเรื่องทรัพย์สินของบริษัทและสิทธิ์เข้าถึงระบบ ควรระบุอุปกรณ์ที่ต้องส่งคืนและยืนยันว่าจะปิดบัญชีเมื่อใด

ก่อนลงนาม

• ยืนยันชื่อ ตำแหน่งงาน และรายละเอียดการจ้างงานของลูกจ้างเทียบกับเอกสารฝ่ายบุคคล
• ตรวจสอบวันทำงานวันสุดท้ายเทียบกับข้อกำหนดเรื่องการบอกกล่าวล่วงหน้าในสัญญาและข้อกำหนดในพื้นที่
• ยืนยันค่าจ้างงวดสุดท้าย ค่าวันลาที่ไม่ได้ใช้ และเงินอื่น ๆ กับฝ่ายเงินเดือน
• ทบทวนเหตุผลที่ระบุ (ถ้ามี) ให้ถูกต้องและสอดคล้องกับเอกสารก่อนหน้า
• ระบุทรัพย์สินของบริษัทที่ต้องส่งคืน พร้อมวันที่และวิธีส่งคืน
• ตรวจสอบข้อกำหนดด้านแรงงานในพื้นที่ และปรึกษาทนายความหรือที่ปรึกษาด้านแรงงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมก่อนส่ง หากการเลิกจ้างอาจถูกโต้แย้ง