數位資產存取與線上帳號紀念指示書

數位資產存取與線上帳號紀念指示書：實務指南

數位資產存取與線上帳號紀念指示書記錄個人在身故或無法管理時，希望由誰來處理指定的線上帳號或數位資產。其亦可說明是否應將帳號關閉、保留、設為紀念帳號或以其他方式處理。

用途

人們使用本文件來闡明其意願，並指定要就所選帳號、檔案或數位資產聯絡的人員。其有助於釐清實際任務，例如保留家庭照片、關閉帳號、管理網站或向帳號服務業者詢問其流程。

決定指示書涵蓋的範圍是帳號存取、帳號管理、紀念帳號設定、關閉，或僅其中部分項目。這些是不同的意願，在文件中指定某人可能無法依帳號服務業者的規定或當地要求自動賦予該人員存取權或權限。

本文件關於線上帳號與數位資產。遺囑可能更適合較廣泛的遺產指示，而預立醫療指示或醫療代理人則適用於醫療照護意願與決定。

使用者

• 想要記錄個人社群、電子郵件、照片或雲端儲存空間帳號應如何處理的人。
• 小型企業主，想要指定應由誰來處理企業網站、網域名稱、線上服務或數位紀錄。
• 持有數位資產或管理他人可能需要尋找或維護之線上專案的人。
• 希望在身故後將所選帳號設為紀念帳號或關閉的人。
• 希望受信任的人知道帳號資訊存放位置，但又不在指示書中放入密碼的人。

須決定的條款

涵蓋的帳號與資產

使用日後可辨識的帳號名稱或類別，描述所涵蓋的帳號、裝置、檔案與數位資產。將密碼與復原代碼等敏感細節保留在獨立的安全紀錄中。

授予的特定權限

說明指定人員可以做的事，例如尋找紀錄、聯絡服務業者、保留檔案、管理網站、關閉帳號或申請設為紀念帳號。將每項許可與該人員不得從事的行為區分開來。

紀念帳號設定、關閉或保留

針對每個重要帳號或類別，說明應予保留、設為紀念帳號、關閉或以其他方式處理。包含任何不應刪除或分享的內容或服務。

生效日期與觸發事件

說明指示預計適用的時機，例如身故後或當事人無法管理帳號時。避免使用模棱兩可的用詞，並考慮指定人員將如何得知所說明的條件已經發生。

到期或撤銷

說明指示終止的時間，以及訂立指示的人打算如何變更或撤回指示。檢查所說明的條件是否明確且未與其他指示衝突。

轉委任

決定指定人員是否可以請其他人協助處理任務，並說明對該協助的任何限制。考量協助者可以查看私密內容，還是只能協助處理行政事務。

隱私權與存取限制

說明哪些資訊可以被檢視、複製、分享或保持私密。明確指出指定人員是否可以存取訊息內容，或是僅應處理帳號狀態與保留事宜。

常見錯誤

• 將密碼、復原碼或安全問題答案直接寫在指示中，如果文件被複製或分享，可能會外洩。請將存取詳細資訊放在另一個安全的地方，並說明指定人員如何找到它們。
• 使用「處理我所有的線上帳號」等籠統的用詞，會導致允許哪些動作不明確。請列出帳號或類別，並描述允許的動作。
• 假設指示會凌駕於帳號服務業者的程序之上，可能會導致延遲或請求遭到拒絕。請檢查各個服務業者是否針對存取、紀念或關閉提供獨立的設定或說明。
• 指定某人卻未告知對方，可能會導致該人找不到指示或獨立的存取紀錄。請讓指定人員知道指示存放的位置以及如何聯繫。
• 在本文件以及其他遺產或帳號指示中給予互相衝突的指示，可能會造成混淆。請一起檢視相關紀錄，並在您的意願改變時進行更新。

簽署前

• 確認指定的人員與涵蓋的帳號都已清楚列明。
• 閱讀每一項權限與限制，確保其內容符合您的意圖。
• 檢查指示是否區分了帳號存取與紀念或關閉程序。
• 從文件中移除密碼和其他機密的存取詳細資訊。
• 告訴指定人員可以在哪裡找到指示以及任何獨立的存取紀錄。
• 檢查關於簽署、見證人、公證、登記、預告期間或規定用詞的當地規定，如果涉及重大權益，請諮詢合格的律師。
• 檢視任何可能影響您意願的帳號服務業者的說明。