限定或特別授權書

限定或特別授權書：實務指南

有限或特別授權書允許個人或公司授權另一人或公司在特定事務中代為行事。文件描述受任人／代理人可以做什麼，並可對該權限何時開始或結束設定條件。

用途

需要他人處理特定任務或交易（例如簽署指定文件、管理特定事務，或在無法親自處理時代為出面）時，可使用本文件。授權人是授予權限的人或公司；受任人／代理人則是接受授權的人。

範圍應與任務相符。請描述受任人可採取的每一項行動，並清楚標明交易、財產、帳戶或其他標的，使雙方以及任何被要求依賴該文件的人都能理解其限制。若受任人需要對授權人多方面的事務擁有廣泛權限，一般授權書可能更適合。

本文件可能不適合需要持續協助個人照護，或為授權人無法做決定的時期預作規劃的需求。這些需求可能適用不同的安排。簽署、見證、公證、登記、通知及必要用語的規定因國家與地區而異，因此請查明使用地的規定或詢問合格的律師，特別是在涉及重大權益時。

使用者

• 將外出不在，需要他人代為完成指定交易的人。
• 希望由代表處理特定財產事務的財產所有人。
• 授權代表為單一明確事項簽署或提交文件的企業。
• 需要他人代為處理特定行政程序的人。
• 需要確定誰能代表行事，以及是共同行事還是各自行事的共有人或合夥人。

須決定的條款

特定權限

列出代理人可以採取的行動，使用如簽署、提交、收取或接收等直接的動詞。指出這些行動的關聯對象並說明任何重要的限制，避免使用如「處理一切事情」等模糊的字眼。

涵蓋的事項或交易

寫出授權所涉及的交易、財產、帳戶或程序名稱。包含能將其與其他事項區分開來的識別細節，同時避免不必要的私密資訊。

生效日期與地點

說明授權預計開始的時間與地點。如果授權應該在某個已敘明的事件發生後才開始，請平實地描述該事件，並確保雙方能判斷該事件何時已經發生。

期限屆滿或撤銷條件

選擇授權是在指定日期結束、任務完成時結束、在另一個描述的事件發生後結束，或是由授權人撤銷時結束。說明當授權結束時，應該如何告知代理人及相關第三方。

指示與限制

寫出代理人必須遵守的任何必要步驟、核准、花費限制，或是不得採取的行動。以明確的條款寫出重要指示，讓代理人不用猜測就能知道哪些是允許的。

多名代理人

如果指定超過一名代理人，請說明每個人是可以單獨行事，還是必須共同行事。說明當代理人意見不合或其中一人無法行事時，授權人希望如何處理決策。

轉委任

決定代理人是否可以請其他人執行任何獲授權的任務。說明這是允許的、禁止的，或是僅限於指定的任務。

費用與紀錄

釐清代理人是否可以就合理費用獲得報銷，以及應該保留哪些紀錄或收據。說明代理人應如何以及何時向授權人報告行動。

常見錯誤

• 用廣泛或模稜兩可的語言描述任務，導致授權人、代理人或第三方不確定哪些行動獲得授權。
• 忘記清楚標明交易或財產，導致文件可能與其他事項的授權混淆。
• 指定多名代理人卻沒有說明他們是各自行動還是共同行動，這可能會延遲決策或產生意見分歧。
• 選擇與任務不符的結束條件，例如設定一個在交易完成之前就到期的日期。
• 誤以為第三方會接受文件，而沒有事先確認其要求。組織可能會要求特定的用語、證明或不同的程序。
• 包含識別當事人或事項時不需要的敏感身分證明或帳戶詳細資料。

簽署前

• 確認授權人及每位代理人的姓名正確無誤，包含各自是自然人還是公司。
• 大聲讀出各項權限，並檢查每項行動是否明確、具體且在預期的範圍內。
• 檢查交易細節與任何指示是否符合雙方的約定。
• 確保開始與結束條件明確，並且符合任務的時間安排。
• 詢問任何將接收文件的組織，其所要求的用字、證明或簽署步驟為何。
• 在依據文件行事之前，檢查關於簽署、見證、公證、登記與通知的當地規定。
• 確保每位簽署人都了解文件內容，並在簽署後保有完整的副本。