不動產交屋與物業管理委託代理書

不動產交屋與物業管理委託代理書：實務指南

「不動產交屋與物業管理委託代理書」是由不動產所有權人或其他經授權之人（稱為授權人）指定代理人處理特定不動產相關事務的文件。它記錄代理人可以做什麼、針對哪一項不動產，以及在什麼條件下授權終止。

用途

希望由他人代為進行不動產交屋、持續的物業管理或兩者兼具時，便可使用此文件。代理人的任務可能包括與交易相關人員溝通、簽署指定的不動產文件、安排修繕或處理租金，但授權人僅應授權預期執行的任務。

文件應指出不動產，並以實際明確的方式描述代理人的權限。若代理人不需要較廣泛的不動產權限，僅授權一項範圍明確的任務可能更合適。各國與各地區對簽署、見證人、公證、登記、通知或必要用語的規定各有不同，因此請查閱當地要求或諮詢合格律師，尤其是涉及重大交易時。

使用者

• 無法親自出席預定交屋的不動產所有權人。
• 居住地點遠離不動產且需要協助處理指定管理任務的所有權人。
• 希望為約定的不動產事項指定代理人的共有人。
• 預期無法參與交易或例行管理任務的人員。
• 擁有不動產並希望由具名代表處理指定任務的小型企業。

須決定的條款

不動產識別

請盡可能精確地標明不動產，寫出其地址以及任何其他足以區分的描述。若授權涵蓋多筆不動產，請清楚列出每一筆。

交屋權限

說明代理人可以為交易處理哪些步驟，例如與當事人溝通或簽署指定文件。寫明交易或不動產名稱，並排除授權人希望親自做出的決定。

管理任務

列出代理人可以執行的日常任務，例如安排維護、與住戶溝通或收取租金。說明權限僅涵蓋例行工作，抑或也包含較重大的決定。

金錢與付款

說明代理人是否可以收取租金、支付不動產費用或處理交易資金，以及這些資金應如何記錄與回報。說明雙方希望採用的任何限制或核准步驟。

授權的開始與結束

載明代理人何時可以開始執行職務，以及什麼事件會終止授權，例如載明的日期、完成特定交易或書面撤銷。請使用明確的事件或日期，而非「不再需要時」等不確定的字眼。

轉委任

決定代理人是否可以請其他人執行任何獲授權的任務。若允許轉委任，請說明哪些任務可以轉委任，以及是否必須事先告知授權人或取得其核准。

其他指示

使用「其他條款與規定」來記載主要文件內容未涵蓋的實務指示，例如代理人應該多久回報一次最新進度。保持各項指示具體且與所授與的權力一致。

常見錯誤

• 將權限描述為「處理不動產」卻未列出任務。這可能會讓授權人與代理人產生不同的期望。
• 未能標明特定的不動產或交易，特別是在授權人擁有數筆不動產的情況下。
• 在只需要其中一項時，授予交屋與持續管理的雙重權限，或是漏掉了預期由代理人處理的重要任務。
• 未釐清代理人是否可以收支金錢，或是收據與紀錄將如何分享。
• 使用不明確的終止條件，或是忘記處理授權人該如何撤銷授權，並通知代理人或其他依賴該授權的人。
• 在有多位授權人或代理人時，誤以為一個人的簽名就足夠，或是忽略了當地規定的簽署步驟。

簽署前

• 確認授權人有權針對所述不動產與任務指定代理人。
• 檢查不動產與任何交易是否已清楚且一致地標明。
• 閱讀列出的每一項權力，並移除代理人不應處理的任務。
• 約定將如何處理金錢、紀錄、進度更新與核准事宜。
• 確認開始日期、終止條件與撤銷指示對雙方而言都十分明確。
• 檢查當地關於必要用語、簽名、見證人、公證、登記或通知的規定。
• 確保每個人員或公司的名稱與地址都正確無誤，且由正確的人員簽署。