员工书面警告信

实用指南：员工书面警告信

《员工书面警告信》是雇主就某一具体行为或绩效问题向员工发出的正式书面通知。它会描述问题、之前的沟通、在复核日期前应达到的改进，以及可能的后果。

文件用途

雇主使用这封信，以清楚、客观的措辞将工作中的问题记录在案。它告诉员工问题是什么、之前已经沟通过什么、需要作出哪些改变，以及何时复核进展。清楚的记录有助于双方了解现状，并减少日后对说过什么的分歧。

它通常与其他雇佣文件配合使用。它可能在绩效改进计划之后发出或作为其后续文件，也可能援引正式录用通知书与就业证明信中所述的岗位和职责，或涉及远程工作与设备分配协议中所列物品的保管。请针对员工能够改正的具体问题使用本文件；如果是范围较广的争议或决定解除劳动关系，则需要使用其他文件。

纪律处分程序、必需的面谈、员工答辩或由他人陪同的权利，以及警告记录保留多久，因国家、地区和工作单位而异。发出这封信之前，请核实当地要求和本单位的制度；如果事项严重或存在争议，请咨询合格律师。

适用人群

• 处理员工反复出现的行为或考勤问题的经理或主管。
• 记录纪律处分程序中某一步骤的人力资源团队。
• 以书面形式记录对员工所关切问题的小企业主。
• 在绩效改进计划未见成效后进行跟进的雇主。
• 收到警告、希望了解要求和复核日期的员工。

需要商定的条款

职位

写明员工的职位，使信中的要求与其实际岗位相关。请使用雇佣记录中的职位名称，并在相关时提及该岗位适用的职责。

行为或绩效问题

说明发生了什么，并附上日期和具体事例。请只写可以核实的事实，例如时间、错过的期限或具体事件，而不是对态度或品格的笼统评判。

之前的沟通或警告

注明之前的任何谈话、口头提醒或书面警告及其日期。如果这是第一次提出该问题，请将此栏留空或直接说明。

预期改进和复核日期

说明员工需要作出哪些改变，以及雇主何时复核进展。尽可能使要求可以衡量，例如到岗时间或完成目标。

未改进时可能的后果

说明问题持续存在时可能采取的进一步措施，如有相关单位制度，请一并援引。后果应描述准确，避免作出与制度或当地规定不符的威胁。

员工答复

如果员工可以对警告发表意见或附上书面答复，请在“补充条款与规定”中说明方式。也可以在其中简要说明如何提问或寻求支持。

常见错误

• 用“态度不好”之类的笼统说法描述问题，却没有举例。请写明日期、事件及其对工作的影响。
• 在一封信中提出几个互不相关的问题。不同的问题分别写成几封信，或分成编号清楚的几个部分，可能会更清楚。
• 设定无法衡量的要求或不切实际的复核日期。请给员工一个公平、具体的目标。
• 所述后果超出了单位制度或当地规定的范围。请核实您的程序实际允许采取哪些进一步措施。
• 在程序要求面谈的情况下，未先与员工沟通问题就发出警告信。请遵循本单位的程序。
• 没有保留已签署或已确认收到的副本。请记录员工收到这封信的时间。

签署前须知

• 将员工姓名和职位与您的记录核对。
• 检查问题描述中每个日期和事例是否准确。
• 查阅之前沟通或警告的记录，并正确援引。
• 确保预期改进具体明确、复核日期合理。
• 将所述后果与单位制度和劳动合同进行比较。
• 核实有关纪律处分步骤的当地要求；如果事项可能导致解雇，请咨询合格律师。