Писмено предупреждение към служител

Практическо ръководство: Писмено предупреждение към служител

Писмото за писмено предупреждение на служител е официално писмено известие от работодател до служител относно конкретен проблем с поведението или трудовото представяне. В него се описват проблемът, предишните обсъждания, очакваното подобрение до определена дата за преглед и евентуалните последици.

За какво служи

Работодателите използват това писмо, за да регистрират проблем на работното място с ясни и фактически термини. То посочва на служителя какъв е проблемът, какво вече е било обсъдено, какво трябва да се промени и кога напредъкът ще бъде прегледан. Ясният запис може да помогне и на двете страни да разберат къде се намират и да намали бъдещите спорове относно това какво е било казано.

То често се използва заедно с други документи, свързани с трудовата заетост. То може да последва план за подобряване на представянето или да доведе до такъв, да препраща към длъжността и задълженията, описани в писмото за потвърждение на предложение за работа, или да третира грижата за вещите, изброени при възлагане на оборудване за дистанционна работа. Използвайте го за определен проблем, който служителят може да коригира; широкообхватен спор или решение за прекратяване на трудовото правоотношение изискват различни документи.

Дисциплинарните процедури, изискваните срещи, правото на отговор или на придружаване, както и срокът, в който предупрежденията се съхраняват в досието, се различават в отделните държави, региони и работни места. Проверете местните изисквания и собствените правила на вашето предприятие, преди да издадете писмото, и се консултирайте с квалифициран юрист, ако въпросът е сериозен или оспорван.

Кой го използва

• Мениджър или супервайзър, който третира повтарящ се проблем с поведението или присъствието.
• Екип по човешки ресурси, който документира етап от дисциплинарна процедура.
• Собственик на малък бизнес, който описва писмено проблем, свързан със служител.
• Работодател, който предприема последващи действия във връзка с план за подобряване на представянето, който не е дал резултати.
• Служител, който получава предупреждението и иска да разбере очакванията и датата за преглед.

Условия за договаряне

Длъжност

Идентифицирайте позицията на служителя, така че очакванията в писмото да се отнасят до действителната роля. Използвайте длъжността в трудовите досиета и, когато е уместно, направете препратка към задълженията, приложими към тази роля.

Проблем с поведението или представянето

Опишете какво се е случило, като посочите дати и конкретни примери. Придържайте се към проверими факти, като часове, пропуснати крайни срокове или конкретни инциденти, а не към общи преценки за отношението или характера.

Предишни обсъждания или предупреждения

Отбележете всички предишни разговори, устни напомняния или писмени предупреждения и датите им. Ако повдигате проблема за първи път, оставете полето празно или посочете това ясно.

Очаквано подобрение и дата за преглед

Посочете какво трябва да направи служителят по различен начин и кога работодателят ще прегледа напредъка. Направете очакването измеримо, където е възможно, например час на пристигане или крайна цел за завършване.

Възможни последици при липса на подобрение

Обяснете какви последващи стъпки могат да последват, ако проблемът продължи, като се позовете на политиката на работното място, ако такава съществува. Опишете последиците точно и избягвайте заплахи, които не отговарят на политиката или местните правила.

Отговор на служителя

Ако служителят може да коментира предупреждението или да приложи писмен отговор, опишете как в „Допълнителни условия и разпоредби“. Там може да се постави и кратка бележка за това как да задавате въпроси или да поискате подкрепа.

Често срещани грешки

• Описване на проблема с общи термини като „лошо отношение“ без примери. Посочете дати, инциденти и ефекта върху работата.
• Повдигане на няколко несвързани проблема в едно писмо. Отделните проблеми могат да бъдат по-ясни в отделни писма или ясно номерирани раздели.
• Задаване на очакване, което не може да бъде измерено, или дата за преглед, която е нереалистична. Дайте на служителя справедлива и конкретна цел.
• Посочване на последици, които надхвърлят правилата на работното място или местните норми. Проверете какви последващи стъпки позволяват вашите процедури всъщност.
• Издаване на писмото, без първо да се обсъди проблемът със служителя, когато вашите процедури изискват среща. Следвайте собствения си процес.
• Несъхраняване на подписано или получено с потвърждение копие. Запишете кога служителят е получил писмото.

Преди подписване

• Потвърдете името на служителя и длъжността спрямо вашите регистри.
• Проверете всяка дата и пример в описанието на проблема за точност.
• Прегледайте бележките от предишни обсъждания или предупреждения и се позовете на тях правилно.
• Уверете се, че очакваното подобрение е конкретно и датата за преглед е разумна.
• Сравнете посочените последици с политиката на работното място и трудовия договор.
• Проверете местните изисквания относно дисциплинарните стъпки и се консултирайте с квалифициран юрист, ако въпросът може да доведе до уволнение.