Приемане на оставка

Практическо ръководство: Приемане на оставка

Писмото за приемане на оставка е писмен отговор от работодател, с който се потвърждава получаването на оставката на служител. В него се отразяват потвърденият последен работен ден, окончателното заплащане и придобивките, както и всички задачи по предаване на работата или фирмено имущество, което трябва да бъде върнато.

За какво служи

Работодателите използват това писмо, след като служител подаде оставка — независимо дали с обичайно писмо за оставка с предизвестие, или с писмо за незабавна оставка. То потвърждава писмено получаването на оставката и определя практическите условия за напускането на служителя, така че двете страни да разполагат с общ запис за договорените дати и следващите стъпки.

Използвайте го, когато служителят вече е решил да напусне и работодателят иска да потвърди детайлите. Това не е правилният документ за прекратяване на трудовото правоотношение по инициатива на работодателя, за договаряне на пакет при прекратяване или за уреждане на спор относно причините за напускане. Ако страните се договарят за нови плащания или освобождават насрещните страни от претенции, по-подходящо може да бъде едно по-подробно споразумение за прекратяване.

Правилата относно сроковете за предизвестие, сроковете за окончателно изплащане на възнаграждението, натрупания отпуск, придобивките и връщането на имущество се различават в отделните държави и региони, а трудовите договори или вътрешните правила на предприятието могат да добавят свои собствени изисквания. Проверете местните изисквания, преди да посочвате суми или дати, и се консултирайте с квалифициран юрист, ако напускането е оспорвано или засяга значителни суми.

Кой го използва

• Работодател или мениджър, който потвърждава получаването на оставката на служител.
• Екип по човешки ресурси, който регистрира датата на напускане и реда за окончателно изплащане на възнаграждението.
• Собственик на малък бизнес, който отговаря на оставка без наличието на отделен отдел „Човешки ресурси“.
• Работодател, който е получил незабавна оставка и трябва да потвърди действителния последен ден.
• Служител, който желае писмено потвърждение за договорения последен ден и окончателните плащания.

Условия за договаряне

Длъжност

Посочете длъжността, която служителят заема, така че писмото ясно да съответства на оставката и трудовото досие. Използвайте длъжността, посочена в трудовия договор или в актуалните записи, а не неофициално описание.

Дата на получаване на оставката

Запишете кога работодателят е получил оставката, което може да се различава от датата, написана в писмото на служителя. Тази дата може да бъде от значение за изчисляването на срока на предизвестие, затова я проверете срещу имейла, писмото или друг получен запис.

Потвърден последен работен ден

Посочете датата, на която се очаква да приключи трудовото правоотношение на служителя. Ако работодателят се е съгласил на по-ранна или по-късна дата от предложената от служителя, посочете го ясно, така че нито една от страните да не разчита на различна дата.

Окончателно заплащане и придобивки

Опишете какво ще получи служителят, като например окончателна заплата, плащане за неизползван отпуск или датата на прекратяване на придобивките, както и кога се очаква плащането. Поддържайте описанието фактическо и проверявайте всеки елемент спрямо ведомостите за заплати и местните правила.

Задачи по предаване на работата и имущество за връщане

Избройте работата, която трябва да бъде предадена, и всяко фирмено имущество, което трябва да бъде върнато, като например преносим компютър, ключове, карти за достъп или документи. Посочете дата или повод за връщането, например последния работен ден.

Допълнителни договорености

Подробности като интервю при напускане, искане за препоръка или начина за връзка със служителя след напускането могат да бъдат включени в „Допълнителни условия и разпоредби“. Избягвайте добавянето на нови задължения, които страните не са обсъждали.

Често срещани грешки

• Потвърждаване на последен работен ден, който се различава от оставката на служителя, без да се обясни защо. Ако датата е променена, посочете договорената дата и начина, по който тя е била постигната.
• Изброяване на окончателното плащане с неясни термини като „всички дължими суми“. Назовете всеки елемент поотделно, като например заплата или неизползван отпуск, така че служителят да вижда какво да очаква.
• Пропускане на споменаването на фирменото имущество, докато служителят вече е напуснал. Включете оборудването, ключовете и идентификационните данни за достъп в писмото.
• Използване на писмото за повдигане на нови оплаквания относно представянето или поведението на служителя. Съсредоточете писмото върху потвърждаването на оставката и организацията по напускането.
• Копиране на срок на предизвестие или дата на плащане от друга държава или шаблон без проверка на местните правила. Изискванията се различават в отделните държави и региони.
• Изпращане на писмото без запазване на копие или запис за доставка. Съхранявайте писмото заедно с оригиналната оставка на служителя.

Преди подписване

• Проверете името на служителя, длъжността и датата на получаване на оставката спрямо вашите регистри.
• Потвърдете, че последният работен ден съвпада с договореното със служителя.
• Проверете окончателното заплащане, неизползваните отпуски и датите на прекратяване на придобивките с отдела за работни заплати.
• Избройте всеки артикул от фирменото имущество и всяка задача по предаване на работата, която служителят трябва да завърши.
• Прегледайте трудовия договор и вътрешните правила на предприятието относно предизвестието или условията за окончателно заплащане.
• Проверете местните изисквания относно сроковете за окончателно изплащане и предизвестието и се консултирайте с квалифициран юрист, ако напускането е оспорвано.