Písemné upozornění na porušení povinností zaměstnance

Praktický průvodce: Písemné upozornění na porušení povinností zaměstnance

Písemné varování zaměstnanci je formální písemné oznámení od zaměstnavatele týkající se konkrétního problému s chováním nebo pracovním výkonem. Popisuje problém, předchozí diskuze, očekávané zlepšení do data přezkumu a možné důsledky.

K čemu slouží

Zaměstnavatelé tento dopis používají k tomu, aby zaznamenali obavu na pracovišti v jasných a věcných termínech. Říká zaměstnanci, v čem spočívá problém, co již bylo diskutováno, co je třeba změnit a kdy bude pokrok přezkoumán. Jasný záznam může oběma stranám pomoci porozumět tomu, jaká je situace, a omezit pozdější neshody ohledně toho, co bylo řečeno.

Často se používá souběžně s dalšími pracovněprávními dokumenty. Může navazovat na plán zlepšení výkonnosti nebo k němu vést, odkazovat zpět na roli a povinnosti popsané v ověřovacím dopise k pracovní nabídce nebo řešit péči o věci uvedené v přidělení vybavení pro práci na dálku. Použijte jej pro vymezený problém, který zaměstnanec může napravit; širší spor nebo rozhodnutí o ukončení pracovního poměru vyžaduje jiné dokumenty.

Disciplinární postupy, povinné schůzky, právo vyjádřit se nebo mít doprovod a doba, po kterou varování zůstávají ve složce, se liší podle země, regionu a pracoviště. Před vydáním dopisu ověřte místní požadavky i vlastní předpisy pracoviště a v případě vážné nebo sporné záležitosti se poraďte s kvalifikovaným právníkem.

Kdo jej používá

• Manažer nebo nadřízený řešící opakovaný problém s chováním nebo docházkou.
• Tým lidských zdrojů dokumentující krok v disciplinárním procesu.
• Majitel malé firmy, který písemně zaznamenává obavu ohledně zaměstnance.
• Zaměstnanec navazující na plán zlepšení výkonnosti, který nepřinesl výsledky.
• Zaměstnanec, který obdržel varování a chce porozumět očekáváním a datu přezkumu.

Podmínky k dohodnutí

Pracovní pozice

Identifikujte pozici zaměstnance, aby očekávání v dopise odpovídala skutečné roli. Použijte název v pracovních záznamech a případně se odkažte na povinnosti platné pro tuto roli.

Problém s chováním nebo výkonem

Popište, co se stalo, včetně dat a konkrétních příkladů. Držte se faktů, která lze ověřit, jako jsou časy, zmeškané termíny nebo konkrétní incidenty, namísto obecných soudů o přístupu nebo povaze.

Předchozí diskuze nebo varování

Poznamenejte si případné dřívější rozhovory, ústní připomínky nebo písemná varování a jejich data. Pokud je to poprvé, co byl problém vznesen, ponechte pole prázdné nebo to jasně uveďte.

Očekávané zlepšení a datum přezkumu

Uveďte, co musí zaměstnanec dělat jinak a kdy zaměstnavatel přezkoumá pokrok. Pokud je to možné, učiňte očekávání měřitelným, například časem příchodu nebo cílem dokončení.

Možné důsledky v případě nezlepšení

Vysvětlete, jaké další kroky mohou následovat, pokud problém bude pokračovat, s odkazem na předpisy pracoviště, pokud existují. Popište důsledky přesně a vyhněte se hrozbám, které neodpovídají předpisům nebo místním pravidlům.

Odpověď zaměstnance

Pokud se zaměstnanec může k varování vyjádřit nebo připojit písemnou odpověď, popište jak v části „Další podmínky a ustanovení“. Krátká poznámka o tom, jak klást otázky nebo žádat o podporu, tam může být také uvedena.

Časté chyby

• Popisování problému obecnými termíny, jako je „špatný přístup“, bez příkladů. Uveďte data, incidenty a dopad na práci.
• Zahrnutí několika nesouvisejících problémů do jednoho dopisu. Samostatné problémy mohou být přehlednější v oddělených dopisech nebo jasně očíslovaných sekcích.
• Stanovení očekávání, které nelze změřit, nebo data přezkumu, které je nereálné. Poskytněte zaměstnanci spravedlivý a konkrétní cíl.
• Uvádění důsledků, které překračují předpisy pracoviště nebo místní pravidla. Zkontrolujte, jaké další kroky vaše postupy skutečně umožňují.
• Vydání dopisu bez předchozí diskuze se zaměstnancem, pokud vaše postupy vyžadují schůzku. Dodržujte vlastní proces.
• Opomenutí uchovat podepsanou nebo potvrzenou kopii. Zaznamenejte, kdy zaměstnanec dopis obdržel.

Před podpisem

• Potvrďte jméno zaměstnance a pracovní pozici oproti svým záznamům.
• Zkontrolujte správnost každého data a příkladu v popisu problému.
• Prostudujte poznámky z dřívějších diskuzí nebo varování a správně se na ně odkažte.
• Ujistěte se, že očekávané zlepšení je konkrétní a datum přezkumu je přiměřené.
• Porovnejte uvedené důsledky s předpisy pracoviště a pracovní smlouvou.
• Ověřte místní požadavky na disciplinární kroky a v případě, že by záležitost mohla vést k propuštění, se poraďte s kvalifikovaným právníkem.