Skriftlig advarsel til medarbejder

Praktisk vejledning: Skriftlig advarsel til medarbejder

En skriftlig advarsel til en medarbejder er en formel skriftlig meddelelse fra en arbejdsgiver til en medarbejder om et specifikt adfærds- eller præstationsproblem. Den beskriver problemet, tidligere drøftelser, den forventede forbedring inden en opfølgningsdato og mulige konsekvenser.

Hvad den bruges til

Arbejdsgivere bruger dette brev til at journalisere en bekymring på arbejdspladsen i klare, faktuelle termer. Det fortæller medarbejderen, hvad problemet er, hvad der allerede er drøftet, hvad der skal ændres, og hvornår fremskridtene vil blive evalueret. En klar optegnelse kan hjælpe begge parter med at forstå, hvor sagen står, og mindske senere uenighed om, hvad der blev sagt.

Det bruges ofte sammen med andre ansættelsesdokumenter. Det kan følge efter eller lede op til en medarbejderudviklingsplan, henvise tilbage til stillingen og arbejdsopgaverne beskrevet i et formelt jobtilbud og ansættelsesbekræftelsesbrev eller omhandle håndteringen af de genstande, der er opført i en aftale om fjernarbejde og udstyrsfordeling. Brug det ved et afgrænset problem, som medarbejderen kan rette op på; en bred tvist eller en beslutning om at afslutte ansættelsen kræver andre dokumenter.

Disciplinære procedurer, påkrævede møder, retten til at udtale sig eller lade sig repræsentere, og hvor længe advarsler opbevares i journalen, varierer mellem lande, regioner og arbejdspladser. Tjek lokale krav og dine egne personalepolitikker, før du udsteder brevet, og spørg en kvalificeret advokat, hvis sagen er alvorlig eller omstridt.

Hvem bruger den

• En leder eller supervisor, der tager fat på et gentagen adfærds- eller fremmødeproblem.
• Et HR-team, der dokumenterer et trin i en disciplinær proces.
• En mindre virksomhedsejer, der registrerer en bekymring vedrørende en medarbejder på skrift.
• En arbejdsgiver, der følger op på en medarbejderudviklingsplan, som ikke har båret frugt.
• En medarbejder, der modtager advarslen og ønsker at forstå forventningerne og opfølgningsdatoen.

Vilkår, I skal aftale

Stilling

Identificér medarbejderens stilling, så forventningerne i brevet relaterer sig til den faktiske rolle. Brug titlen i ansættelsesdokumenterne, og henvis hvor det er relevant til de opgaver, der gælder for den pågældende rolle.

Adfærds- eller præstationsproblem

Beskriv, hvad der skete, med datoer og specifikke eksempler. Hold dig til kendsgerninger, der kan kontrolleres, såsom tidspunkter, overskredne fristdatoer eller særlige hændelser, frem for generelle vurderinger af holdning eller karakter.

Tidligere drøftelser eller advarsler

Notér eventuelle tidligere samtaler, mundtlige påmindelser eller skriftlige advarsler og deres datoer. Hvis dette er første gang, problemet rejses, skal feltet efterlades tomt eller dette nævnes tydeligt.

Forventet forbedring og opfølgningsdato

Angiv, hvad medarbejderen skal gøre anderledes, og hvornår arbejdsgiveren vil gennemgå fremskridtene. Gør forventningen målbar, hvor det er muligt, f.eks. et mødetidspunkt eller et færdiggørelsesmål.

Mulige konsekvenser ved manglende forbedring

Forklar, hvilke yderligere skridt der kan følge, hvis problemet fortsætter, med henvisning til personalepolitikken, hvis en sådan foreligger. Beskriv konsekvenserne nøjagtigt, og undgå trusler, der ikke stemmer overens med politikken eller de lokale regler.

Medarbejders svar

Hvis medarbejderen kan kommentere advarslen eller vedlægge et skriftligt svar, beskrives dette under “Yderligere vilkår og bestemmelser”. En kort bemærkning om, hvordan man stiller spørgsmål eller anmoder om støtte, kan også tilføjes der.

Almindelige fejl

• At beskrive problemet i generelle termer som f.eks. “dårlig holdning” uden eksempler. Navngiv datoer, hændelser og indvirkningen på arbejdet.
• At rejse flere uafhængige problemer i ét brev. Separate problemer kan fremstå tydeligere i separate breve eller tydeligt nummererede afsnit.
• At opstille en forventning, der ikke kan måles, eller en opfølgningsdato, der er urealistisk. Giv medarbejderen et rimeligt, specifikt mål.
• At angive konsekvenser, der går ud over personalepolitikken eller de lokale regler. Tjek, hvilke yderligere skridt dine procedurer rent faktisk tillader.
• At udstede brevet uden først at drøfte problemet med medarbejderen, når dine procedurer foreskriver et møde. Følg din egen proces.
• Manglende opbevaring af en underskrevet eller kvitteret kopi. Registrér, hvornår medarbejderen modtog brevet.

Før du skriver under

• Bekræft medarbejderens navn og stilling op imod dine arkiver.
• Tjek hver dato og hvert eksempel i problembeskrivelsen for nøjagtighed.
• Gennemgå notater fra tidligere drøftelser eller advarsler, og henvis korrekt til dem.
• Sørg for, at den forventede forbedring er specifik, og at opfølgningsdatoen er rimelig.
• Sammenlign de angivne konsekvenser med din personalepolitik og ansættelseskontrakt.
• Undersøg lokale krav til disciplinære skridt, og spørg en kvalificeret advokat, hvis sagen kan føre til afskedigelse.