Opsigelsesbrev (ansættelse)

Praktisk vejledning: Opsigelsesbrev (ansættelse)

Et opsigelsesbrev (ansættelse) er en skriftlig meddelelse fra en arbejdsgiver til en medarbejder om, at medarbejderens ansættelse ophører. Brevet angiver stillingsbetegnelse, sidste ansættelsesdag, opsigelsesvarsel og den endelige løn samt det firmamateriale, der skal returneres.

Hvad den bruges til

Arbejdsgivere bruger dette brev til at give en medarbejder en klar, skriftlig besked om, at deres ansættelse ophører, og til at forklare de praktiske næste skridt. Det følger ofte efter tidligere ansættelsesdokumenter, såsom det oprindelige jobtilbud, en medarbejderudviklingsplan eller udlevering af udstyr til hjemmearbejde. Et klart brev hjælper medarbejderen med at forstå deres sidste arbejdsdag, endelige løn og hvad de skal returnere.

Brug det, når arbejdsgiveren har taget en endelig beslutning og fulgt sin egen interne proces. Hvis medarbejderen selv siger op, passer en opsigelse fra medarbejderen bedre. Hvis arbejdsgiver og medarbejder er enige om vilkårene for fratrædelse, såsom en fratrædelsesgodtgørelse, kan en fratrædelsesaftale være mere velegnet.

Ansættelsesophør er strengt reguleret mange steder. Regler om opsigelsesvarsler, tilladte grunde, høring, slutløn og påkrævede dokumenter varierer mellem lande og regioner og kan også afhænge af ansættelseskontrakter eller overenskomster. Tjek lokale krav, og spørg en kvalificeret advokat eller ansættelsesretsrådgiver, før du sender brevet, især hvis afskedigelsen kan blive bestridt.

Hvem bruger den

• En ejer af en lille virksomhed, der opsiger en medarbejder efter en omstrukturering.
• En HR-chef, der bekræfter en afskedigelsesbeslutning på skrift.
• En arbejdsgiver, der opsiger en ansættelse efter en mislykket medarbejderudviklingsplan.
• En leder, der bekræfter udløbet af en tidsbegrænset stilling eller en prøveperiode.
• En arbejdsgiver, der arrangerer returnering af bærbare computere, telefoner eller andet udstyr fra en fratrædende fjernmedarbejder.

Vilkår, I skal aftale

Stillingsbetegnelse

Angiv medarbejderens nuværende stillingsbetegnelse som vist i ansættelsesregistrene. Dette hjælper med at identificere den rolle, der opsiges, især hvor en person har haft flere stillinger.

Sidste arbejdsdag

Registrér den sidste ansættelsesdato. Kontrollér, at den afspejler et eventuelt påkrævet opsigelsesvarsel i henhold til ansættelseskontrakten og lokale regler.

Opsigelsesvarsel og endelige udbetalingsarrangementer

Forklar, hvordan varslet gives, for eksempel arbejdet varsel eller løn i opsigelsesperioden, og hvornår den endelige løn, ubrugt ferie og eventuelle andre beløb udbetales. Hold beskrivelsen faktuel og i overensstemmelse med lønadministrationen.

Årsag til opsigelse, hvis angivet

Dette felt er valgfrit. Hvis du angiver en årsag, skal den holdes kort, faktuel og i overensstemmelse med tidligere optegnelser. Visse steder kræves det, at der gives en årsag, mens det andre steder er valgfrit.

Firmamateriale der skal returneres

Oplist de genstande, der skal returneres, såsom en bærbar computer, telefon, adgangskort eller nøgler, med en returdato og metode. Nævn eventuelle konti eller adgange, der vil blive lukket.

Goder og fortsatte forpligtelser

Hvis du ønsker at nævne goder, referencer eller igangværende fortrolighedsforpligtelser, kan du tilføje en kort bemærkning under “Yderligere vilkår og bestemmelser”. Tjek lokale regler, før du beskriver, hvordan goder ophører.

Almindelige fejl

• At sende brevet, før den interne proces er fuldført. Sørg for, at eventuelle påkrævede møder, advarsler eller høringer har fundet sted først.
• At fastsætte en sidste dag, der ikke overholder det påkrævede opsigelsesvarsel. Tjek ansættelseskontrakten og lokale regler, før datoen vælges.
• At beskrive slutlønnen vagt. Angiv, hvad der udbetales og hvornår, og bekræft det med lønadministrationen før afsendelse.
• At angive en årsag, der er i modstrid med tidligere optegnelser eller medarbejdersamtaler. Hold årsagen nøjagtig, kort og konsekvent, eller undlad den, hvor den ikke er påkrævet.
• At bruge følelsesladet eller dømmende sprog. En respektfuld og faktuel tone er klarere og behandler medarbejderen med værdighed.
• At glemme firmamateriale og systemadgang. Oplist udstyr, der skal returneres, og bekræft, hvornår konti lukkes.

Før du skriver under

• Bekræft medarbejderens navn, stillingsbetegnelse og ansættelsesoplysninger i forhold til HR-registrene.
• Tjek den sidste arbejdsdag op imod kontraktens varselsregler og lokale regler.
• Bekræft slutløn, ubrugt ferie og andre beløb med lønadministrationen.
• Gennemgå enhver angiven årsag for nøjagtighed og overensstemmelse med tidligere optegnelser.
• Oplist det firmamateriale, der skal returneres, med datoer og returneringsarrangementer.
• Tjek lokale ansættelsesretlige krav, og spørg en kvalificeret advokat eller ansættelsesretsrådgiver før afsendelse, hvis opsigelsen kan blive udfordret.