Bekræftelse på modtagelse af opsigelse

Praktisk vejledning: Bekræftelse på modtagelse af opsigelse

En bekræftelse på modtagelse af opsigelse er et skriftligt svar fra en arbejdsgiver, der bekræfter, at en medarbejders opsigelse er modtaget. Den registrerer den bekræftede sidste arbejdsdag, slutløn og goder samt eventuelle overdragelsesopgaver eller virksomhedsaktiver, der skal returneres.

Hvad den bruges til

Arbejdsgivere bruger dette brev, efter en medarbejder har afleveret sin opsigelse, hvad enten det sker via et standard opsigelsesbrev med et opsigelsesvarsel eller et brev om øjeblikkelig fratrædelse. Det bekræfter opsigelsen på skrift og fastsætter de praktiske arrangementer for medarbejderens afgang, så begge parter deler én optegnelse over de aftalte datoer og næste skridt.

Brug det, når medarbejderen allerede har besluttet at sige op, og arbejdsgiveren ønsker at bekræfte detaljerne. Det er ikke det rette dokument til at afslutte et ansættelsesforhold på arbejdsgiverens initiativ, til at forhandle en fratrædelsesgodtgørelse eller til at bilægge en tvist om årsagerne til afgangen. Hvis parterne aftaler nye udbetalinger eller fraskriver sig krav, kan en mere detaljeret fratrædelsesaftale passe bedre.

Regler om opsigelsesvarsler, tidspunkt for udbetaling af slutløn, optjent ferie, goder og tilbagelevering af ejendele varierer mellem lande og regioner, og ansættelseskontrakter eller arbejdspladsens politikker kan tilføje deres egne krav. Undersøg lokale krav, før du angiver beløb eller datoer, og spørg en kvalificeret advokat, hvis fratrædelsen er omstridt eller involverer væsentlige beløb.

Hvem bruger den

• En arbejdsgiver eller leder, der bekræfter modtagelsen af en medarbejders opsigelse.
• Et HR-team, der registrerer fratrædelsesdatoen og arrangementer for slutløn.
• En mindre virksomhedsejer, der reagerer på en opsigelse uden en særskilt HR-funktion.
• En arbejdsgiver, der har modtaget en øjeblikkelig opsigelse og har brug for at bekræfte den faktiske sidste dag.
• En medarbejder, der ønsker skriftlig bekræftelse på den aftalte sidste dag og de endelige udbetalinger.

Vilkår, I skal aftale

Stilling

Angiv den stilling, medarbejderen bestrider, så brevet tydeligt matcher opsigelsen og ansættelsesregistrene. Brug den titel, der fremgår af ansættelseskontrakten eller de aktuelle registre, frem for en uformel beskrivelse.

Dato for modtagelse af opsigelsen

Registrér, hvornår arbejdsgiveren modtog opsigelsen, hvilket kan afvige fra datoen på medarbejderens brev. Denne dato kan have betydning for beregningen af opsigelsesvarslet, så tjek den op imod e-mailen, brevet eller anden modtaget dokumentation.

Bekræftet sidste arbejdsdag

Angiv den dato, hvor medarbejderens ansættelse forventes at ophøre. Hvis arbejdsgiveren har accepteret en tidligere eller senere dato end den foreslåede af medarbejderen, skal dette fremgå tydeligt, så ingen af parterne baserer sig på en forkert dato.

Slutløn og goder

Beskriv, hvad medarbejderen vil modtage, såsom endelig løn, betaling for ikke-afholdt ferie eller udløbsdatoen for goder, samt hvornår udbetaling forventes. Hold beskrivelsen faktuel og tjek hvert punkt op imod lønregnskaber og lokale regler.

Overdragelsesopgaver og ejendele, der skal returneres

Oplist det arbejde, der skal overdrages, samt eventuelle ejendele, der tilhører virksomheden, og skal returneres, såsom en bærbar computer, nøgler, adgangskort eller dokumenter. Angiv en dato eller anledning for returneringen, f.eks. den sidste arbejdsdag.

Yderligere arrangementer

Detaljer som en exit-samtale, en anmodning om en anbefaling eller hvordan man kontakter medarbejderen efter fratrædelsen kan indsættes under “Yderligere vilkår og bestemmelser”. Undgå at tilføje nye forpligtelser, som parterne ikke har drøftet.

Almindelige fejl

• At bekræfte en sidste arbejdsdag, der afviger fra medarbejderens opsigelse, uden at forklare hvorfor. Hvis datoen er ændret, angives den aftalte dato, og hvordan den blev aftalt.
• At opføre slutløn i ubestemte termer som f.eks. “alle udestående beløb”. Navngiv hvert enkelt punkt, såsom løn eller ikke-afholdt ferie, så medarbejderen kan se, hvad der kan forventes.
• At glemme at nævne firmiejendom, indtil medarbejderen allerede er gået. Inkludér udstyr, nøgler og adgangsoplysninger i brevet.
• At bruge brevet til at rejse nye klager over medarbejderens præstation eller adfærd. Hold brevet koncentreret om at anerkende opsigelsen og arrangementerne for fratrædelsen.
• At kopiere et opsigelsesvarsel eller en udbetalingsdato fra et andet land eller en anden skabelon uden at tjekke lokale regler. Kravene varierer mellem lande og regioner.
• At sende brevet uden at gemme en kopi eller dokumentation for afsendelsen. Opbevar brevet sammen med medarbejderens oprindelige opsigelse.

Før du skriver under

• Tjek medarbejderens navn, stilling og datoen for modtagelse af opsigelsen op imod jeres arkiver.
• Bekræft, at den sidste arbejdsdag stemmer overens med det, der er aftalt med medarbejderen.
• Kontrollér slutløn, ubrugt ferie og udløbsdatoer for goder med lønkontoret.
• Oplist hvert enkelt stykke firmiejendom og enhver overdragelsesopgave, medarbejderen skal fuldføre.
• Gennemgå ansættelseskontrakten og personalepolitikkerne for vilkår om varsel eller slutløn.
• Undersøg lokale krav til tidspunkt for udbetaling af slutløn og varsler, og spørg en kvalificeret advokat, hvis fratrædelsen er omstridt.