Schriftliche Abmahnung für Arbeitnehmer

Praktischer Leitfaden: Schriftliche Abmahnung für Arbeitnehmer

Eine schriftliche Abmahnung für Arbeitnehmer ist eine förmliche schriftliche Mitteilung des Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer zu einem bestimmten Verhaltens- oder Leistungsproblem. Sie beschreibt das Problem, frühere Gespräche, die bis zu einem Überprüfungstermin erwartete Verbesserung und mögliche Konsequenzen.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Arbeitgeber verwenden dieses Schreiben, um ein Anliegen am Arbeitsplatz in klaren, sachlichen Worten festzuhalten. Es teilt dem Arbeitnehmer mit, worin das Problem besteht, was bereits besprochen wurde, was sich ändern muss und wann die Fortschritte überprüft werden. Eine klare Aufzeichnung kann beiden Seiten helfen, den Stand der Dinge zu verstehen, und spätere Meinungsverschiedenheiten darüber, was gesagt wurde, verringern.

Es wird häufig zusammen mit anderen arbeitsrechtlichen Dokumenten verwendet. Es kann auf einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) folgen oder zu einem solchen führen, auf die Position und die Aufgaben verweisen, die in einem formellen Stellenangebot und Beschäftigungsnachweisschreiben beschrieben sind, oder den Umgang mit Gegenständen betreffen, die in einer Vereinbarung über Telearbeit und Gerätezuweisung aufgeführt sind. Verwenden Sie es für ein klar umrissenes Problem, das der Arbeitnehmer beheben kann; ein umfassender Streit oder die Entscheidung, das Arbeitsverhältnis zu beenden, erfordert andere Dokumente.

Disziplinarverfahren, vorgeschriebene Gespräche, das Recht auf Stellungnahme oder auf Begleitung durch eine Vertrauensperson sowie die Frage, wie lange Abmahnungen in der Personalakte verbleiben, unterscheiden sich je nach Land, Region und Arbeitsplatz. Prüfen Sie die örtlichen Anforderungen und Ihre eigenen betrieblichen Richtlinien, bevor Sie das Schreiben aushändigen, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Angelegenheit schwerwiegend oder strittig ist.

Wer sie verwendet

• Eine Führungskraft oder ein Vorgesetzter, die bzw. der ein wiederholtes Verhaltens- oder Anwesenheitsproblem anspricht.
• Eine Personalabteilung, die einen Schritt in einem Disziplinarverfahren dokumentiert.
• Ein Kleinunternehmer, der ein Anliegen gegenüber einem Arbeitnehmer schriftlich festhält.
• Ein Arbeitgeber, der nachfasst, weil ein Leistungsverbesserungsplan keine Ergebnisse gebracht hat.
• Ein Arbeitnehmer, der die Abmahnung erhält und die Erwartungen sowie den Überprüfungstermin verstehen möchte.

Zu vereinbarende Bedingungen

Berufsbezeichnung

Geben Sie die Position des Arbeitnehmers an, damit sich die Erwartungen im Schreiben auf die tatsächliche Stelle beziehen. Verwenden Sie die Bezeichnung aus den Personalunterlagen und verweisen Sie, wo sinnvoll, auf die Aufgaben, die für diese Stelle gelten.

Verhaltens- oder Leistungsproblem

Beschreiben Sie, was geschehen ist, mit Daten und konkreten Beispielen. Beschränken Sie sich auf überprüfbare Tatsachen wie Uhrzeiten, versäumte Fristen oder bestimmte Vorfälle, statt allgemeine Urteile über Einstellung oder Charakter abzugeben.

Frühere Gespräche oder Abmahnungen

Vermerken Sie frühere Gespräche, mündliche Hinweise oder schriftliche Abmahnungen mit ihren Daten. Wird das Problem zum ersten Mal angesprochen, lassen Sie das Feld leer oder sagen Sie das deutlich.

Erwartete Verbesserung und Überprüfungstermin

Geben Sie an, was der Arbeitnehmer anders machen muss und wann der Arbeitgeber die Fortschritte überprüfen wird. Formulieren Sie die Erwartung nach Möglichkeit messbar, etwa als Uhrzeit des Arbeitsbeginns oder als Erledigungsziel.

Mögliche Konsequenzen ohne Verbesserung

Erläutern Sie, welche weiteren Schritte folgen können, wenn das Problem fortbesteht, und verweisen Sie auf die betriebliche Richtlinie, sofern es eine gibt. Beschreiben Sie Konsequenzen zutreffend und vermeiden Sie Drohungen, die nicht der Richtlinie oder den örtlichen Vorschriften entsprechen.

Stellungnahme des Arbeitnehmers

Kann der Arbeitnehmer sich zur Abmahnung äußern oder eine schriftliche Stellungnahme beifügen, beschreiben Sie unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“, wie das geht. Dort kann auch ein kurzer Hinweis stehen, wie man Fragen stellen oder um Unterstützung bitten kann.

Häufige Fehler

• Das Problem nur allgemein zu beschreiben, etwa als „schlechte Einstellung“, ohne Beispiele zu nennen. Nennen Sie Daten, Vorfälle und die Auswirkungen auf die Arbeit.
• Mehrere voneinander unabhängige Probleme in einem Schreiben anzusprechen. Getrennte Probleme lassen sich in getrennten Schreiben oder klar nummerierten Abschnitten oft deutlicher darstellen.
• Eine Erwartung festzulegen, die sich nicht messen lässt, oder einen unrealistischen Überprüfungstermin zu setzen. Geben Sie dem Arbeitnehmer ein faires, konkretes Ziel.
• Konsequenzen anzugeben, die über die betriebliche Richtlinie oder die örtlichen Vorschriften hinausgehen. Prüfen Sie, welche weiteren Schritte Ihre Verfahren tatsächlich zulassen.
• Das Schreiben auszuhändigen, ohne das Problem vorher mit dem Arbeitnehmer zu besprechen, obwohl Ihre Verfahren ein Gespräch vorsehen. Halten Sie sich an Ihren eigenen Ablauf.
• Keine unterschriebene oder als erhalten bestätigte Kopie aufzubewahren. Halten Sie fest, wann der Arbeitnehmer das Schreiben erhalten hat.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie den Namen und die Berufsbezeichnung des Arbeitnehmers mit Ihren Unterlagen ab.
• Prüfen Sie jedes Datum und jedes Beispiel in der Beschreibung des Problems auf Richtigkeit.
• Sehen Sie Notizen zu früheren Gesprächen oder Abmahnungen durch und verweisen Sie korrekt darauf.
• Achten Sie darauf, dass die erwartete Verbesserung konkret und der Überprüfungstermin angemessen ist.
• Vergleichen Sie die angegebenen Konsequenzen mit Ihrer betrieblichen Richtlinie und dem Arbeitsvertrag.
• Prüfen Sie die örtlichen Anforderungen an Disziplinarmaßnahmen und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Angelegenheit zu einer Kündigung führen könnte.