Annahme der Kündigung

Praktischer Leitfaden: Annahme der Kündigung

Eine Annahme der Kündigung ist eine schriftliche Antwort des Arbeitgebers, die bestätigt, dass die Kündigung eines Arbeitnehmers eingegangen ist. Sie hält den bestätigten letzten Arbeitstag, die abschließende Vergütung und Leistungen sowie etwaige Übergabeaufgaben oder zurückzugebendes Firmeneigentum fest.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Arbeitgeber verwenden dieses Schreiben, nachdem ein Arbeitnehmer gekündigt hat – sei es mit einem Standard-Kündigungsschreiben unter Einhaltung einer Kündigungsfrist oder mit einem Kündigungsschreiben mit sofortiger Wirkung. Es bestätigt die Kündigung schriftlich und legt die praktischen Regelungen für das Ausscheiden des Arbeitnehmers fest, sodass beide Seiten über eine gemeinsame Aufzeichnung der vereinbarten Termine und nächsten Schritte verfügen.

Verwenden Sie es, wenn der Arbeitnehmer bereits entschieden hat zu gehen und der Arbeitgeber die Einzelheiten bestätigen möchte. Es ist nicht das richtige Dokument, um ein Arbeitsverhältnis auf Initiative des Arbeitgebers zu beenden, ein Abfindungspaket auszuhandeln oder einen Streit über die Gründe des Ausscheidens beizulegen. Vereinbaren die Parteien neue Zahlungen oder verzichten sie auf Ansprüche, ist möglicherweise eine ausführlichere Aufhebungsvereinbarung besser geeignet.

Die Regeln zu Kündigungsfristen, zum Zeitpunkt der letzten Gehaltszahlung, zu angesammeltem Urlaub, zu Leistungen und zur Rückgabe von Eigentum unterscheiden sich je nach Land und Region, und Arbeitsverträge oder betriebliche Richtlinien können eigene Anforderungen hinzufügen. Prüfen Sie die örtlichen Anforderungen, bevor Sie Beträge oder Termine angeben, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn das Ausscheiden strittig ist oder erhebliche Beträge betrifft.

Wer sie verwendet

• Ein Arbeitgeber oder eine Führungskraft, der bzw. die den Eingang der Kündigung eines Arbeitnehmers bestätigt.
• Eine Personalabteilung, die das Austrittsdatum und die Regelungen zur letzten Gehaltszahlung festhält.
• Ein Kleinunternehmer ohne eigene Personalabteilung, der auf eine Kündigung antwortet.
• Ein Arbeitgeber, der eine Kündigung mit sofortiger Wirkung erhalten hat und den tatsächlichen letzten Arbeitstag bestätigen muss.
• Ein Arbeitnehmer, der eine schriftliche Bestätigung des vereinbarten letzten Arbeitstags und der abschließenden Zahlungen wünscht.

Zu vereinbarende Bedingungen

Berufsbezeichnung

Geben Sie die Position des Arbeitnehmers an, damit das Schreiben eindeutig der Kündigung und den Personalunterlagen zugeordnet werden kann. Verwenden Sie die Bezeichnung aus dem Arbeitsvertrag oder den aktuellen Unterlagen statt einer informellen Beschreibung.

Datum des Eingangs der Kündigung

Halten Sie fest, wann der Arbeitgeber die Kündigung erhalten hat; dieses Datum kann von dem Datum abweichen, das auf dem Schreiben des Arbeitnehmers steht. Es kann für die Berechnung der Kündigungsfrist von Bedeutung sein, gleichen Sie es daher mit der E-Mail, dem Brief oder der sonstigen Aufzeichnung ab, die Sie erhalten haben.

Bestätigter letzter Arbeitstag

Nennen Sie das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers voraussichtlich endet. Hat der Arbeitgeber einem früheren oder späteren Termin zugestimmt als dem vom Arbeitnehmer vorgeschlagenen, sagen Sie das deutlich, damit sich keine Seite auf ein anderes Datum verlässt.

Abschließende Vergütung und Leistungen

Beschreiben Sie, was der Arbeitnehmer erhält, etwa das letzte Gehalt, eine Abgeltung für nicht genommenen Urlaub oder das Enddatum von Leistungen, und wann die Zahlung zu erwarten ist. Bleiben Sie bei der Beschreibung sachlich und gleichen Sie jede Position mit den Gehaltsabrechnungsunterlagen und den örtlichen Vorschriften ab.

Übergabeaufgaben und zurückzugebendes Eigentum

Führen Sie die zu übergebenden Arbeiten und das zurückzugebende Firmeneigentum auf, etwa einen Laptop, Schlüssel, Zugangskarten oder Dokumente. Nennen Sie einen Termin oder Anlass für die Rückgabe, zum Beispiel den letzten Arbeitstag.

Weitere Regelungen

Angaben wie ein Austrittsgespräch, die Bitte um ein Arbeitszeugnis oder wie der Arbeitnehmer nach seinem Ausscheiden erreichbar ist, können unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“ eingetragen werden. Fügen Sie keine neuen Verpflichtungen hinzu, über die die Parteien nicht gesprochen haben.

Häufige Fehler

• Einen letzten Arbeitstag zu bestätigen, der von der Kündigung des Arbeitnehmers abweicht, ohne den Grund zu erläutern. Wenn sich das Datum geändert hat, nennen Sie das vereinbarte Datum und wie es vereinbart wurde.
• Die abschließende Vergütung nur vage anzugeben, etwa als „alle fälligen Beträge“. Nennen Sie jede Position, zum Beispiel Gehalt oder nicht genommenen Urlaub, damit der Arbeitnehmer sieht, womit er rechnen kann.
• Firmeneigentum erst zu erwähnen, wenn der Arbeitnehmer bereits gegangen ist. Nehmen Sie Geräte, Schlüssel und Zugangsdaten in das Schreiben auf.
• Das Schreiben zu nutzen, um neue Beanstandungen zur Leistung oder zum Verhalten des Arbeitnehmers vorzubringen. Konzentrieren Sie sich im Schreiben auf die Bestätigung der Kündigung und die Regelungen zum Ausscheiden.
• Eine Kündigungsfrist oder einen Zahlungstermin aus einem anderen Land oder einer anderen Vorlage zu übernehmen, ohne die örtlichen Vorschriften zu prüfen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Region.
• Das Schreiben zu versenden, ohne eine Kopie oder einen Zustellungsnachweis aufzubewahren. Bewahren Sie das Schreiben zusammen mit der ursprünglichen Kündigung des Arbeitnehmers auf.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie den Namen des Arbeitnehmers, die Berufsbezeichnung und das Eingangsdatum der Kündigung mit Ihren Unterlagen ab.
• Vergewissern Sie sich, dass der letzte Arbeitstag mit der Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer übereinstimmt.
• Prüfen Sie die abschließende Vergütung, nicht genommenen Urlaub und die Enddaten von Leistungen gemeinsam mit der Gehaltsabrechnung.
• Führen Sie jedes Stück Firmeneigentum und jede Übergabeaufgabe auf, die der Arbeitnehmer erledigen soll.
• Prüfen Sie den Arbeitsvertrag und die betrieblichen Richtlinien auf Regelungen zu Kündigungsfristen oder zur letzten Gehaltszahlung.
• Prüfen Sie die örtlichen Anforderungen an den Zeitpunkt der letzten Gehaltszahlung und an Kündigungsfristen, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn das Ausscheiden strittig ist.