Kündigungsschreiben des Arbeitgebers

Praktischer Leitfaden: Kündigungsschreiben des Arbeitgebers

Ein Kündigungsschreiben des Arbeitgebers ist eine schriftliche Mitteilung, mit der ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer erklärt, dass sein Arbeitsverhältnis endet. Es nennt die Stellenbezeichnung, den letzten Arbeitstag, die Regelungen zu Kündigungsfrist und Schlussabrechnung sowie das zurückzugebende Firmeneigentum.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Arbeitgeber verwenden dieses Schreiben, um einem Arbeitnehmer klar und schriftlich mitzuteilen, dass sein Arbeitsverhältnis endet, und die praktischen nächsten Schritte zu erläutern. Es knüpft häufig an frühere Personalunterlagen an, etwa an das ursprüngliche Stellenangebot, einen Leistungsverbesserungsplan oder eine Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln für das Homeoffice. Ein klares Schreiben hilft dem Arbeitnehmer zu verstehen, wann sein letzter Arbeitstag ist, wie die Schlussabrechnung aussieht und was er zurückgeben muss.

Verwenden Sie es, sobald der Arbeitgeber eine endgültige Entscheidung getroffen und sein eigenes internes Verfahren eingehalten hat. Kündigt der Arbeitnehmer selbst, ist ein Kündigungsschreiben des Arbeitnehmers besser geeignet. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die Bedingungen des Ausscheidens, etwa auf eine Abfindung, ist möglicherweise ein Aufhebungsvertrag passender.

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen ist vielerorts streng geregelt. Die Regeln zu Kündigungsfristen, zulässigen Kündigungsgründen, Anhörungs- oder Beteiligungspflichten, Schlussabrechnung und erforderlichen Unterlagen unterscheiden sich je nach Land und Region und können zudem von Arbeitsverträgen oder betrieblichen Vereinbarungen abhängen. Prüfen Sie die örtlichen Anforderungen und fragen Sie vor dem Versand eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt bzw. eine arbeitsrechtliche Beratungsstelle, insbesondere wenn die Kündigung strittig werden könnte.

Wer sie verwendet

• Ein Kleinunternehmer, der nach einer Umstrukturierung das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters beendet.
• Eine Personalleiterin oder ein Personalleiter, die bzw. der eine Kündigungsentscheidung schriftlich bestätigt.
• Ein Arbeitgeber, der das Arbeitsverhältnis nach einem erfolglosen Leistungsverbesserungsplan beendet.
• Eine Führungskraft, die das Ende einer befristeten Stelle oder einer Probezeit bestätigt.
• Ein Arbeitgeber, der die Rückgabe von Laptops, Telefonen oder anderen Geräten durch einen ausscheidenden Mitarbeiter im Homeoffice regelt.

Zu vereinbarende Bedingungen

Stellenbezeichnung

Geben Sie die aktuelle Stellenbezeichnung des Arbeitnehmers so an, wie sie in den Personalunterlagen steht. Das hilft, die beendete Stelle eindeutig zu bezeichnen, insbesondere wenn jemand mehrere Positionen innehatte.

Letzter Arbeitstag

Halten Sie das Enddatum des Arbeitsverhältnisses fest. Prüfen Sie, ob es eine nach dem Arbeitsvertrag und den örtlichen Vorschriften erforderliche Kündigungsfrist berücksichtigt.

Kündigungsfrist und Schlussabrechnung

Erläutern Sie, wie die Kündigungsfrist gehandhabt wird, zum Beispiel ob sie noch gearbeitet wird oder stattdessen eine Vergütung gezahlt wird, und wann das letzte Gehalt, nicht genommener Urlaub und etwaige weitere Beträge ausgezahlt werden. Bleiben Sie sachlich und achten Sie auf Übereinstimmung mit der Lohnbuchhaltung.

Kündigungsgrund, falls angegeben

Dieses Feld ist optional. Wenn Sie einen Grund angeben, halten Sie ihn kurz, sachlich und im Einklang mit früheren Unterlagen. An manchen Orten muss ein Grund angegeben werden, an anderen ist dies freiwillig.

Zurückzugebendes Firmeneigentum

Führen Sie die zurückzugebenden Gegenstände auf, etwa Laptop, Telefon, Ausweis oder Schlüssel, mit Rückgabetermin und -weg. Erwähnen Sie Konten oder Zugänge, die gesperrt werden.

Leistungen und fortbestehende Pflichten

Wenn Sie Leistungen, Arbeitszeugnisse oder Referenzen oder fortbestehende Verschwiegenheitspflichten erwähnen möchten, fügen Sie unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“ einen kurzen Hinweis ein. Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften, bevor Sie beschreiben, wie Leistungen enden.

Häufige Fehler

• Das Schreiben zu versenden, bevor das interne Verfahren abgeschlossen ist. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Gespräche, Abmahnungen oder Anhörungen zuvor stattgefunden haben.
• Einen letzten Arbeitstag festzulegen, bei dem die erforderliche Kündigungsfrist nicht eingehalten wird. Prüfen Sie den Arbeitsvertrag und die örtlichen Vorschriften, bevor Sie das Datum wählen.
• Die Schlussabrechnung vage zu beschreiben. Geben Sie an, was wann gezahlt wird, und stimmen Sie dies vor dem Versand mit der Lohnbuchhaltung ab.
• Einen Grund anzugeben, der früheren Unterlagen oder Leistungsbeurteilungen widerspricht. Halten Sie den Grund zutreffend, kurz und widerspruchsfrei, oder lassen Sie ihn weg, wenn er nicht erforderlich ist.
• Emotionale oder wertende Formulierungen zu verwenden. Ein respektvoller, sachlicher Ton ist klarer und wahrt die Würde des Arbeitnehmers.
• Firmeneigentum und Systemzugänge zu vergessen. Führen Sie die zurückzugebenden Geräte auf und bestätigen Sie, wann Konten gesperrt werden.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie Namen, Stellenbezeichnung und Beschäftigungsdaten des Arbeitnehmers mit den Personalunterlagen ab.
• Prüfen Sie den letzten Arbeitstag anhand der Kündigungsregelungen im Vertrag und der örtlichen Vorschriften.
• Stimmen Sie das letzte Gehalt, nicht genommenen Urlaub und weitere Beträge mit der Lohnbuchhaltung ab.
• Prüfen Sie einen etwaigen Kündigungsgrund auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit früheren Unterlagen.
• Führen Sie das zurückzugebende Firmeneigentum mit Terminen und Rückgaberegelungen auf.
• Prüfen Sie die örtlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen und fragen Sie vor dem Versand eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt bzw. eine arbeitsrechtliche Beratungsstelle, wenn die Kündigung angefochten werden könnte.