Εντολή Αλλαγής (Τροποποίηση Αντικειμένου Εργασιών)

Πρακτικός οδηγός: Εντολή Αλλαγής (Τροποποίηση Αντικειμένου Εργασιών)

Η Εντολή Αλλαγής (Τροποποίηση Αντικειμένου Εργασιών) είναι γραπτή καταγραφή μιας συμφωνημένης αλλαγής σε εργασίες που καλύπτονται ήδη από σύμβαση ή περιγραφή εργασιών. Προσδιορίζει την αρχική σύμβαση, περιγράφει την αλλαγή και καταγράφει τυχόν αναπροσαρμογή της τιμής και του χρονοδιαγράμματος.

Σε τι χρησιμεύει

Πελάτες και ανάδοχοι χρησιμοποιούν μια εντολή αλλαγής όταν οι εργασίες πρέπει να επεκταθούν, να περιοριστούν ή να μεταβληθούν μετά την έναρξη του έργου. Χρησιμοποιείται μαζί με την αρχική συμφωνία, όπως μια περιγραφή εργασιών ελεύθερου επαγγελματία, μια συμφωνία ανάπτυξης λογισμικού ή ιστότοπου, μια βασική συμφωνία παροχής υπηρεσιών ανεξάρτητου συνεργάτη, μια συμφωνία υπεργολάβου ή μια σύμβαση δημιουργικής εργασίας ή φωτογράφισης. Η εντολή αλλαγής καταγράφει τι άλλαξε, ώστε και οι δύο πλευρές να εργάζονται με βάση το ίδιο επικαιροποιημένο πλάνο.

Χρησιμοποιήστε την για μια συγκεκριμένη αλλαγή σε υφιστάμενο έργο, όπως μια πρόσθετη λειτουργία, την αφαίρεση ενός παραδοτέου ή μια αναθεωρημένη προθεσμία. Αν η αλλαγή είναι τόσο μεγάλη που ισοδυναμεί με νέο έργο, μια νέα περιγραφή εργασιών μπορεί να είναι σαφέστερη. Αν τα μέρη θέλουν να σταματήσουν εντελώς τις εργασίες, ενδέχεται να ταιριάζει καλύτερα μια ειδοποίηση καταγγελίας ή ένα έγγραφο συναινετικής λύσης.

Πριν χρησιμοποιήσετε αυτό το έντυπο, ελέγξτε αν η αρχική σύμβαση προβλέπει διαδικασία για τις αλλαγές. Ορισμένες συμβάσεις απαιτούν οι αλλαγές να υπογράφονται από συγκεκριμένα πρόσωπα, να αριθμούνται διαδοχικά ή να εγκρίνονται πριν ξεκινήσουν οι εργασίες. Οι κανόνες για τις γραπτές τροποποιήσεις διαφέρουν ανά χώρα και περιοχή, οπότε ελέγξτε τις τοπικές απαιτήσεις όταν η αλλαγή είναι σημαντική.

Ποιοι το χρησιμοποιούν

• Πελάτης που ζητά από ελεύθερο επαγγελματία ή γραφείο να προσθέσει, να αφαιρέσει ή να τροποποιήσει παραδοτέα.
• Προγραμματιστής ιστότοπων ή λογισμικού που καταγράφει πρόσθετες λειτουργίες που ζητήθηκαν κατά τη διάρκεια του έργου.
• Ανάδοχος που καταγράφει αναθεωρημένο χρονοδιάγραμμα μετά από καθυστέρηση ή αλλαγή των απαιτήσεων.
• Κύριος ανάδοχος που συμφωνεί με υπεργολάβο αλλαγή στο αντικείμενο των εργασιών.
• Φωτογράφος ή επαγγελματίας δημιουργικού τομέα που καταγράφει πρόσθετες φωτογραφήσεις, επεξεργασίες ή χρήσεις.

Όροι που πρέπει να συμφωνηθούν

Σύμβαση ή περιγραφή εργασιών

Προσδιορίστε τη συμφωνία που τροποποιείται με τον τίτλο και την ημερομηνία της και συμπεριλάβετε τυχόν αριθμό της περιγραφής εργασιών. Έτσι η εντολή αλλαγής συνδέεται με το σωστό έγγραφο όταν ένας πελάτης έχει περισσότερα έργα με τον ίδιο ανάδοχο.

Αριθμός εντολής αλλαγής

Δώστε σε κάθε εντολή αλλαγής μοναδικό αριθμό, όπως CO-01, CO-02 κ.ο.κ. Η διαδοχική αρίθμηση διευκολύνει την παρακολούθηση του πλήρους ιστορικού των αλλαγών και της τρέχουσας συνολικής τιμής.

Περιγραφή της αλλαγής

Περιγράψτε με ακρίβεια τι προστίθεται, αφαιρείται ή τροποποιείται, με διατύπωση αρκετά συγκεκριμένη ώστε και οι δύο πλευρές να μπορούν αργότερα να ελέγξουν αν παραδόθηκε. Αναφέρετε οτιδήποτε αντικαθιστά η αλλαγή στο αρχικό αντικείμενο των εργασιών.

Αναπροσαρμογή της τιμής

Αναφέρετε το ποσό και το νόμισμα της αύξησης ή της μείωσης και διευκρινίστε αν πρόκειται για σταθερό ποσό ή για εκτίμηση. Αν είναι χρήσιμο, σημειώστε την αναθεωρημένη συνολική τιμή της σύμβασης στην ενότητα «Πρόσθετοι Όροι & Διατάξεις».

Αναπροσαρμογή του χρονοδιαγράμματος

Καταγράψτε κάθε αλλαγή σε προθεσμίες, ορόσημα ή στην τελική ημερομηνία παράδοσης. Αν το χρονοδιάγραμμα δεν αλλάζει, αναφέρετέ το ρητά, ώστε καμία πλευρά να μη θεωρήσει ότι δόθηκε επιπλέον χρόνος.

Επίδραση στους υπόλοιπους όρους της σύμβασης

Μια εντολή αλλαγής συνήθως αφήνει σε ισχύ όλους τους άλλους όρους της αρχικής συμφωνίας. Αν αλλάζουν επίσης ο χρόνος πληρωμής, τα κριτήρια παραλαβής ή άλλοι όροι, περιγράψτε το στην ενότητα «Πρόσθετοι Όροι & Διατάξεις».

Συνηθισμένα λάθη

• Να ξεκινάτε τις πρόσθετες εργασίες πριν υπογραφεί η εντολή αλλαγής. Αν συμφωνηθούν πρώτα το αντικείμενο, η τιμή και ο χρόνος, μειώνονται οι μεταγενέστερες διαφωνίες για το τι εγκρίθηκε.
• Να περιγράφετε την αλλαγή με αόριστους όρους όπως «μικρές ενημερώσεις». Απαριθμήστε τις συγκεκριμένες λειτουργίες, σελίδες, παραδοτέα ή εργασίες που αφορά.
• Να αφήνετε κενή την αναπροσαρμογή της τιμής ή να τη γράφετε χωρίς νόμισμα. Αναφέρετε το ποσό, το νόμισμα και αν αυξάνει ή μειώνει την τιμή της σύμβασης.
• Να παραλείπετε το χρονοδιάγραμμα. Ακόμη και μια μικρή αλλαγή μπορεί να επηρεάσει μεταγενέστερα ορόσημα, οπότε καταγράψτε τις νέες ημερομηνίες ή επιβεβαιώστε ότι καμία δεν αλλάζει.
• Να χρησιμοποιείτε ασυνεπείς ή διπλούς αριθμούς εντολών αλλαγής. Τηρήστε ένα απλό αρχείο με κάθε εντολή αλλαγής και την κατάστασή της.
• Να υπογράφει το έντυπο πρόσωπο που δεν μπορεί να εγκρίνει αλλαγές. Ελέγξτε στην αρχική σύμβαση ποιος είναι εξουσιοδοτημένος να συμφωνεί αλλαγές για κάθε πλευρά.

Πριν από την υπογραφή

• Επιβεβαιώστε τον τίτλο, την ημερομηνία και τον αριθμό της σύμβασης ή της περιγραφής εργασιών βάσει του υπογεγραμμένου πρωτοτύπου.
• Ελέγξτε ότι ο αριθμός της εντολής αλλαγής ακολουθεί τη σειρά των προηγούμενων αλλαγών.
• Διαβάστε την περιγραφή της αλλαγής και επιβεβαιώστε ότι αντιστοιχεί σε όσα συζήτησαν οι δύο πλευρές.
• Ελέγξτε την αναπροσαρμογή της τιμής, το νόμισμα και την ενημερωμένη συνολική τιμή, αν την παρακολουθείτε.
• Εξετάστε την αναπροσαρμογή του χρονοδιαγράμματος και την επίδρασή της στα μεταγενέστερα ορόσημα.
• Ελέγξτε τη διαδικασία αλλαγών της αρχικής σύμβασης και επιβεβαιώστε ότι κάθε υπογράφων είναι εξουσιοδοτημένος να εγκρίνει την αλλαγή.