Πιστοποιητικό Επιστροφής ή Καταστροφής Εμπιστευτικών Πληροφοριών

Πρακτικός οδηγός: Πιστοποιητικό Επιστροφής ή Καταστροφής Εμπιστευτικών Πληροφοριών

Το Πιστοποιητικό Επιστροφής ή Καταστροφής Εμπιστευτικών Πληροφοριών είναι γραπτή δήλωση ότι ο αποδέκτης επέστρεψε, κατέστρεψε ή διέγραψε εμπιστευτικό υλικό. Προσδιορίζει τη συμφωνία εμπιστευτικότητας, τις πληροφορίες που καλύπτονται, τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίστηκαν και τυχόν αντίγραφα που διατηρήθηκαν.

Σε τι χρησιμεύει

Ιδιώτες και επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτό το πιστοποιητικό στο τέλος ενός έργου, μιας διαπραγμάτευσης ή μιας συνεργασίας, όταν εμπιστευτικές πληροφορίες πρέπει να επιστραφούν ή να καταστραφούν. Ακολουθεί μια ρύθμιση εμπιστευτικότητας, όπως μια αμοιβαία ή μονομερή συμφωνία εχεμύθειας, μια συμφωνία εμπιστευτικότητας και εκχώρησης εφευρέσεων υπαλλήλου, μια βασική συμφωνία παροχής υπηρεσιών ανεξάρτητου συνεργάτη ή μια συμφωνία συμβουλευτικών υπηρεσιών. Το πιστοποιητικό παρέχει στο μέρος που γνωστοποίησε τις πληροφορίες γραπτή καταγραφή του τι έγινε με αυτές.

Χρησιμοποιήστε το όταν λήγει η συμφωνία, όταν μια συναλλαγή δεν προχωρά ή όταν το μέρος που γνωστοποίησε τις πληροφορίες ζητά πίσω το υλικό του. Καταγράφει όσα δηλώνει το μέρος που έλαβε τις πληροφορίες ότι έπραξε· δεν αποδεικνύει από μόνο του ότι δεν υπάρχει πλέον κανένα αντίγραφο. Αν το βασικό ζήτημα είναι υποψία κατάχρησης ή διαρροής, ενδέχεται να χρειάζεται διαφορετική αντιμετώπιση και η συμβουλή ειδικού.

Ελέγξτε στη συμφωνία εμπιστευτικότητας τις απαιτήσεις για επιστροφή ή καταστροφή, όπως προθεσμίες, μεθόδους και επιτρεπόμενα αντίγραφα που μπορούν να διατηρηθούν. Οι κανόνες για τη διατήρηση αρχείων, τον χειρισμό δεδομένων και τις προσωπικές πληροφορίες διαφέρουν ανά χώρα και περιοχή, οπότε ελέγξτε τις τοπικές απαιτήσεις πριν διαγράψετε αρχεία που ενδέχεται να πρέπει να διατηρήσετε.

Ποιοι το χρησιμοποιούν

• Εταιρεία που αξιολόγησε μια πιθανή συναλλαγή στο πλαίσιο συμφωνίας εχεμύθειας, η οποία τελικά δεν προχώρησε.
• Ανεξάρτητος συνεργάτης ή σύμβουλος που επιστρέφει υλικό του πελάτη στο τέλος μιας ανάθεσης.
• Αποχωρών εργαζόμενος που επιβεβαιώνει ότι τα έγγραφα και τα αρχεία της εταιρείας έχουν επιστραφεί ή διαγραφεί.
• Μέρος που γνωστοποίησε πληροφορίες και ζητά γραπτή επιβεβαίωση ότι αυτές δεν τηρούνται πλέον.
• Προμηθευτής ή συνεργάτης που κλείνει ένα κοινό έργο το οποίο περιλάμβανε κοινή χρήση εμπιστευτικών δεδομένων.

Όροι που πρέπει να συμφωνηθούν

Συμφωνία εμπιστευτικότητας

Προσδιορίστε τη συμφωνία με τον τίτλο και την ημερομηνία της, για παράδειγμα μια αμοιβαία συμφωνία εχεμύθειας ή την ενότητα εμπιστευτικότητας μιας σύμβασης παροχής υπηρεσιών. Έτσι το πιστοποιητικό συνδέεται με τις υποχρεώσεις στις οποίες ανταποκρίνεται.

Πληροφορίες και υλικό που καλύπτονται

Περιγράψτε τις κατηγορίες πληροφοριών και τη μορφή τους, όπως έγγραφα σε χαρτί, αρχεία, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δείγματα ή σχέδια. Η συγκεκριμένη περιγραφή βοηθά και τις δύο πλευρές να κατανοήσουν τι καλύπτει το πιστοποιητικό.

Επιστροφή, καταστροφή ή διαγραφή και τρόπος

Αναφέρετε τι έγινε με κάθε κατηγορία, για παράδειγμα επιστροφή με ταχυμεταφορά, καταστροφή σε καταστροφέα εγγράφων ή διαγραφή από συσκευές και αποθηκευτικούς χώρους στο cloud. Αναφέρετε τα αντίγραφα ασφαλείας και τους κοινόχρηστους φακέλους, αν συμπεριλήφθηκαν.

Ημερομηνία ολοκλήρωσης

Καταγράψτε την ημερομηνία κατά την οποία ολοκληρώθηκε η επιστροφή ή η καταστροφή. Αν η διαδικασία έγινε σε στάδια, χρησιμοποιήστε την ημερομηνία ολοκλήρωσης του τελευταίου βήματος.

Αντίγραφα που διατηρούνται και λόγος, εφόσον υπάρχουν

Το πεδίο αυτό είναι προαιρετικό. Αν διατηρούνται αντίγραφα, όπως ένα αρχειοθετημένο αντίγραφο για λογιστικούς λόγους ή για λόγους τήρησης αρχείων, αναφέρετε τι διατηρείται, για ποιο λόγο και ότι εξακολουθεί να είναι εμπιστευτικό.

Συνέχιση της εμπιστευτικότητας

Η επιστροφή ή η καταστροφή του υλικού συνήθως δεν θέτει τέλος στην υποχρέωση εμπιστευτικότητας. Αν θέλετε να σημειώσετε ότι οι αρχικές υποχρεώσεις εξακολουθούν να ισχύουν, προσθέστε το στην ενότητα «Πρόσθετοι Όροι & Διατάξεις».

Συνηθισμένα λάθη

• Να περιγράφετε τις πληροφορίες πολύ αόριστα, για παράδειγμα «όλο το υλικό». Απαριθμήστε τις κύριες κατηγορίες και μορφές, ώστε το μέρος που γνωστοποίησε τις πληροφορίες να μπορεί να ελέγξει το εύρος.
• Να ξεχνάτε αντίγραφα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντίγραφα ασφαλείας, κοινόχρηστους φακέλους ή προσωπικές συσκευές. Ελέγξτε κάθε σημείο όπου μπορεί να έχουν αποθηκευτεί οι πληροφορίες πριν υπογράψετε.
• Να υπογράφετε πριν ολοκληρωθεί πραγματικά η επιστροφή ή η καταστροφή. Ολοκληρώστε πρώτα κάθε βήμα και έπειτα καταγράψτε την ημερομηνία ολοκλήρωσης.
• Να παραλείπετε αντίγραφα που διατηρούνται σκόπιμα. Αναφέρετε τι διατηρείται και για ποιο λόγο, αντί να υπονοείτε ότι καταστράφηκαν όλα.
• Να καταστρέφετε αρχεία που ενδέχεται να πρέπει να διατηρηθούν για άλλους λόγους. Ελέγξτε πρώτα τη συμφωνία και τις τοπικές απαιτήσεις για τη διατήρηση αρχείων.
• Να υπογράφει πρόσωπο που δεν γνωρίζει τι έγινε. Ο υπογράφων πρέπει να μπορεί να επιβεβαιώσει τα βήματα που έγιναν σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Πριν από την υπογραφή

• Επιβεβαιώστε τον τίτλο και την ημερομηνία της συμφωνίας εμπιστευτικότητας.
• Ελέγξτε τις απαιτήσεις της συμφωνίας για επιστροφή ή καταστροφή, συμπεριλαμβανομένων των μεθόδων και των προθεσμιών.
• Ελέγξτε όλους τους χώρους αποθήκευσης, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα αντίγραφα ασφαλείας, τις υπηρεσίες cloud και τις συσκευές που χρησιμοποιούν τα μέλη της ομάδας.
• Καταγράψτε για κάθε κατηγορία πληροφοριών τι επιστράφηκε, καταστράφηκε ή διαγράφηκε και με ποιον τρόπο.
• Απαριθμήστε τυχόν αντίγραφα που διατηρούνται, τον λόγο για τον οποίο διατηρούνται και πώς θα προστατεύονται.
• Ελέγξτε τους τοπικούς κανόνες για τη διατήρηση αρχείων και τον χειρισμό δεδομένων, και ζητήστε τη συμβουλή δικηγόρου αν οι πληροφορίες είναι ιδιαίτερα ευαίσθητες ή αν είναι πιθανή μια διαφορά.