Kirjallinen varoitus työntekijälle

Luokka: Työsuhteet, HR ja työpaikkatoiminnot

Lataa tyhjä malli

Tulosta ja täytä käsin tai muokkaa Word-tiedostoa. Kaikki kentät jäävät tyhjiksi, eikä mitään tällä sivulla kirjoittamaasi sisälly tiedostoon.

Osapuolet

Kirjallinen varoitus työntekijälle

Lisäehdot ja -määräykset

Lisää räätälöityjä ehtoja, erityismääräyksiä tai osapuolten välillä sovittuja lisälausekkeita.

Sopimuksen tekeminen ja allekirjoitukset

Todistajat
Allekirjoittaminen puolesta: Matti Meikäläinen (Työnantaja)
Allekirjoituksesi

KIRJALLINEN VAROITUS TYÖNTEKIJÄLLE

Voimaantulopäivä: 9. lokakuuta 2026Paikka: Helsinki

1. Osapuolet

Tämä asiakirja on laadittu 9. lokakuuta 2026 (Helsinki) seuraavan tahon toimesta:

Työnantaja
Matti Meikäläinen (Yksityishenkilö)

Vastaanottaja:

Työntekijä
Maija Meikäläinen (Yksityishenkilö)

2. SOPIMUKSEN TEKEMINEN JA ALLEKIRJOITUKSET

Edustaja: Matti Meikäläinen (Työnantaja)

Päivämäärä: ____________

Mitä tarvitset

Pidä nämä tiedot valmiina ennen aloittamista:

  • Työnantaja: koko nimi tai yrityksen nimi, osoite sekä henkilötunnus tai rekisterinumero
  • Työntekijä: koko nimi tai yrityksen nimi, osoite sekä henkilötunnus tai rekisterinumero
  • Tämän asiakirjan tiedot:
    • Ammattinimike
    • Käyttäytymistä tai suoriutumista koskeva ongelma
    • Aiemmat keskustelut tai varoitukset
    • Odotettu parannus ja tarkastuspäivä
    • Mahdolliset seuraukset, jos parannusta ei tapahdu
  • Voimaantulopäivä ja allekirjoituspaikka
  • Kaikkien allekirjoittajien tulee allekirjoittaa lopullinen versio ja päivätä se

Näin täytät lomakkeen

  1. Lisää sopijapuolet

    Lisää Työnantaja ja Työntekijä: valitse henkilö tai yritys ja täytä heidän nimensä, osoitteensa ja tunnistenumeronsa.

  2. Täytä asiakirjan tiedot

    Täytä tämän sopimuksen kentät: Ammattinimike, Käyttäytymistä tai suoriutumista koskeva ongelma, Aiemmat keskustelut tai varoitukset, Odotettu parannus ja tarkastuspäivä ja Mahdolliset seuraukset, jos parannusta ei tapahdu.

  3. Tarkista esikatselu

    Lue lomakkeen vieressä näkyvä esikatselu ja korjaa tarvittaessa ennen tiedoston vientiä.

  4. Lataa, tulosta ja allekirjoita

    Lataa PDF-, Word- tai tekstitiedosto tai tulosta asiakirja. Pyydä sitten, että Työnantaja allekirjoittaa asiakirjan ja merkitsee siihen päivämäärän.

Käytännön opas: Kirjallinen varoitus työntekijälle

Kirjallinen varoitus työntekijälle on työnantajan muodollinen kirjallinen ilmoitus työntekijälle tiettyä käytöstä tai työsuoritusta koskevasta ongelmasta. Siinä kuvataan ongelma, aiemmat keskustelut, tarkistuspäivään mennessä odotettava parannus ja mahdolliset seuraukset.

Mihin asiakirjaa käytetään

Työnantaja käyttää kirjettä kirjatakseen työpaikalla havaitun ongelman selkeästi ja asiallisesti. Kirje kertoo työntekijälle, mikä ongelma on, mistä on jo keskusteltu, mitä on muutettava ja milloin edistymistä arvioidaan. Selkeä kirjaus voi auttaa molempia osapuolia ymmärtämään tilanteen ja vähentää myöhempiä erimielisyyksiä siitä, mitä sanottiin.

Kirjettä käytetään usein yhdessä muiden työsuhdeasiakirjojen kanssa. Se voi seurata suorituksen parantamissuunnitelmaa tai johtaa sellaiseen, viitata muodollisessa työtarjous- ja työsuhteen vahvistuskirjeessä kuvattuun tehtävään ja velvollisuuksiin tai koskea etätyö- ja laitehallintasopimuksessa lueteltujen laitteiden huolellista käsittelyä. Käytä sitä rajattuun ongelmaan, jonka työntekijä voi korjata; laajaan riitaan tai päätökseen työsuhteen päättämisestä tarvitaan muita asiakirjoja.

Kurinpitomenettelyt, vaaditut tapaamiset, oikeus vastata tai ottaa avustaja mukaan sekä se, kuinka kauan varoitukset säilytetään, vaihtelevat maittain, alueittain ja työpaikoittain. Tarkista paikalliset vaatimukset ja oman työpaikkasi käytännöt ennen kirjeen antamista, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos asia on vakava tai kiistanalainen.

Ketkä sitä käyttävät

  • Esihenkilö, joka puuttuu toistuvaan käytös- tai poissaolo-ongelmaan.
  • Henkilöstöhallinto, joka dokumentoi kurinpitomenettelyn vaiheen.
  • Pienyrittäjä, joka kirjaa työntekijää koskevan huolen kirjallisesti.
  • Työnantaja, joka jatkaa suorituksen parantamissuunnitelmaa, joka ei ole tuottanut tuloksia.
  • Varoituksen saava työntekijä, joka haluaa ymmärtää odotukset ja tarkistuspäivän.

Sovittavat ehdot

Tehtävänimike
Yksilöi työntekijän tehtävä, jotta kirjeen odotukset liittyvät todelliseen rooliin. Käytä henkilöstötietojen mukaista nimikettä ja viittaa tarvittaessa tehtävään kuuluviin velvollisuuksiin.
Käytökseen tai työsuoritukseen liittyvä ongelma
Kuvaa, mitä tapahtui, päivämäärineen ja konkreettisine esimerkkeineen. Pysy tosiasioissa, jotka voidaan tarkistaa, kuten kellonajoissa, myöhästyneissä määräajoissa tai yksittäisissä tapahtumissa, äläkä esitä yleisiä arvioita asenteesta tai luonteesta.
Aiemmat keskustelut tai varoitukset
Mainitse aiemmat keskustelut, suulliset huomautukset tai kirjalliset varoitukset päivämäärineen. Jos asia otetaan esille ensimmäistä kertaa, jätä kenttä tyhjäksi tai kerro se suoraan.
Odotettu parannus ja tarkistuspäivä
Kerro, mitä työntekijän on tehtävä toisin ja milloin työnantaja arvioi edistymistä. Tee odotuksesta mitattava aina kun mahdollista, esimerkiksi saapumisaika tai valmistumistavoite.
Mahdolliset seuraukset, jos tilanne ei parane
Selitä, mitä jatkotoimia voi seurata, jos ongelma jatkuu, ja viittaa työpaikan käytäntöön, jos sellainen on. Kuvaa seuraukset paikkansapitävästi äläkä esitä uhkauksia, jotka eivät vastaa käytäntöä tai paikallisia sääntöjä.
Työntekijän vastine
Jos työntekijä voi kommentoida varoitusta tai liittää siihen kirjallisen vastineen, kerro miten kohdassa ”Lisäehdot ja -määräykset”. Sinne voi lisätä myös lyhyen maininnan siitä, miten voi esittää kysymyksiä tai pyytää tukea.

Yleiset virheet

  • Ongelma kuvataan yleisesti, esimerkiksi ”huono asenne”, ilman esimerkkejä. Mainitse päivämäärät, tapahtumat ja vaikutus työhön.
  • Samassa kirjeessä otetaan esille useita toisiinsa liittymättömiä ongelmia. Erilliset ongelmat voivat olla selkeämpiä erillisissä kirjeissä tai selvästi numeroiduissa kohdissa.
  • Asetetaan odotus, jota ei voi mitata, tai epärealistinen tarkistuspäivä. Anna työntekijälle oikeudenmukainen ja täsmällinen tavoite.
  • Esitetään seurauksia, jotka menevät pidemmälle kuin työpaikan käytäntö tai paikalliset säännöt sallivat. Tarkista, mitä jatkotoimia menettelysi todella sallivat.
  • Kirje annetaan keskustelematta ensin asiasta työntekijän kanssa, vaikka menettelysi edellyttävät tapaamista. Noudata omaa prosessiasi.
  • Allekirjoitettua tai kuitattua kopiota ei säilytetä. Kirjaa, milloin työntekijä vastaanotti kirjeen.

Ennen allekirjoittamista

  • Tarkista työntekijän nimi ja tehtävänimike omista tiedoistasi.
  • Tarkista ongelman kuvauksen jokaisen päivämäärän ja esimerkin paikkansapitävyys.
  • Käy läpi muistiinpanot aiemmista keskusteluista tai varoituksista ja viittaa niihin oikein.
  • Varmista, että odotettu parannus on täsmällinen ja tarkistuspäivä kohtuullinen.
  • Vertaa mainittuja seurauksia työpaikan käytäntöön ja työsopimukseen.
  • Tarkista kurinpitomenettelyä koskevat paikalliset vaatimukset ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos asia voi johtaa työsuhteen päättämiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö työntekijän allekirjoittaa varoitus?

Käytännöt vaihtelevat. Allekirjoituksella osoitetaan usein vain, että työntekijä on vastaanottanut kirjeen, ei sitä, että hän on samaa mieltä. Voit todeta tämän kirjeessä väärinkäsitysten välttämiseksi.

Voiko työntekijä vastata varoitukseen?

Monilla työpaikoilla varoitukseen voi liittää kirjallisen vastineen. Tarkista käytäntönne ja mahdolliset paikalliset vaatimukset ja kerro vastaamisen tapa kohdassa ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Kuinka kauan kirjallinen varoitus säilytetään?

Se riippuu työpaikkasi käytännöstä ja paikallisista säännöistä, jotka vaihtelevat maittain ja alueittain. Jos käytännössänne on määritelty aika, voit viitata siihen kirjeessä.

Pitäisikö antaa varoitus vai laatia suorituksen parantamissuunnitelma?

Varoituksella kirjataan tietty ongelma ja odotettu muutos. Suorituksen parantamissuunnitelmassa esitetään yleensä pidempi, jäsennelty ohjelma tavoitteineen ja tukineen. Jotkin työnantajat käyttävät molempia peräkkäin.

Tekeekö allekirjoitus kirjeestä sitovan?

Se riippuu paikallisista säännöistä sekä siitä, miten kirje täytetään ja allekirjoitetaan. Allekirjoitus ei sellaisenaan osoita, että kuvattu ongelma on tapahtunut, eikä AnAgreement.com voi vahvistaa sen vaikutusta tietyssä tilanteessa.

Tämä opas sisältää yleistä tietoa, eikä se ole oikeudellista neuvontaa. Säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain. Kysy tärkeissä asioissa neuvoa pätevältä juristilta paikassa, jossa asiakirjaa käytetään.