Eronpyynnön hyväksymiskirje

Käytännön opas: Eronpyynnön hyväksymiskirje

Eronpyynnön hyväksymiskirje on työnantajan kirjallinen vastaus, jolla se vahvistaa vastaanottaneensa työntekijän irtisanoutumisen. Kirjeeseen kirjataan vahvistettu viimeinen työpäivä, lopputili ja etuudet sekä mahdolliset perehdytys- ja luovutustehtävät tai palautettava yrityksen omaisuus.

Mihin asiakirjaa käytetään

Työnantaja käyttää kirjettä, kun työntekijä on jättänyt irtisanoutumisensa, joko kahden viikon irtisanomisajalla tai välittömästi esimerkiksi terveyden tai muuton vuoksi. Kirjeellä kuitataan irtisanoutuminen kirjallisesti ja kuvataan työntekijän lähtöön liittyvät käytännön järjestelyt, jotta molemmilla osapuolilla on yhteinen tallenne sovituista päivämääristä ja jatkotoimista.

Käytä kirjettä, kun työntekijä on jo päättänyt lähteä ja työnantaja haluaa vahvistaa yksityiskohdat. Se ei sovellu työsuhteen päättämiseen työnantajan aloitteesta, erorahasta tai muusta lähtöpaketista neuvottelemiseen eikä lähdön syitä koskevan erimielisyyden ratkaisemiseen. Jos osapuolet sopivat uusista maksuista tai vaatimuksista luopumisesta, yksityiskohtaisempi työsuhteen päättämistä koskeva sopimus voi sopia paremmin.

Irtisanomisaikoja, lopputilin maksuaikaa, kertynyttä lomaa, etuuksia ja omaisuuden palauttamista koskevat säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain, ja työsopimuksissa tai työpaikan käytännöissä voi olla omia vaatimuksiaan. Tarkista paikalliset vaatimukset ennen kuin ilmoitat summia tai päivämääriä, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos lähdöstä on erimielisyyttä tai kyse on merkittävistä summista.

Ketkä sitä käyttävät

• Työnantaja tai esihenkilö, joka vahvistaa vastaanottaneensa työntekijän irtisanoutumisen.
• Henkilöstöhallinto, joka kirjaa lähtöpäivän ja lopputilin järjestelyt.
• Pienyrittäjä, joka vastaa irtisanoutumiseen ilman erillistä henkilöstöhallintoa.
• Työnantaja, joka on saanut välittömän irtisanoutumisen ja haluaa vahvistaa todellisen viimeisen työpäivän.
• Työntekijä, joka haluaa kirjallisen vahvistuksen sovitusta viimeisestä työpäivästä ja loppumaksuista.

Sovittavat ehdot

Tehtävänimike

Ilmoita työntekijän tehtävä, jotta kirje vastaa selvästi irtisanoutumista ja henkilöstötietoja. Käytä työsopimuksessa tai ajantasaisissa tiedoissa näkyvää nimikettä epävirallisen kuvauksen sijaan.

Irtisanoutumisen vastaanottopäivä

Kirjaa päivä, jolloin työnantaja vastaanotti irtisanoutumisen. Se voi poiketa työntekijän kirjeeseen merkitystä päivämäärästä. Päivämäärällä voi olla merkitystä irtisanomisajan laskemisessa, joten tarkista se vastaanottamastasi sähköpostista, kirjeestä tai muusta tallenteesta.

Vahvistettu viimeinen työpäivä

Ilmoita päivä, jolloin työntekijän työsuhteen on tarkoitus päättyä. Jos työnantaja on hyväksynyt aikaisemman tai myöhemmän päivän kuin työntekijän ehdottama, kerro se suoraan, jotta kumpikaan osapuoli ei luota eri päivämäärään.

Lopputili ja etuudet

Kuvaa, mitä työntekijä saa, kuten viimeisen palkan, korvauksen pitämättömistä lomista tai etuuksien päättymispäivän, ja milloin maksu on odotettavissa. Pidä kuvaus asiallisena ja tarkista jokainen kohta palkanlaskennan tiedoista ja paikallisista säännöistä.

Luovutettavat tehtävät ja palautettava omaisuus

Luettele luovutettavat työtehtävät ja palautettava yrityksen omaisuus, kuten kannettava tietokone, avaimet, kulkukortit tai asiakirjat. Ilmoita palautukselle päivä tai ajankohta, esimerkiksi viimeinen työpäivä.

Muut järjestelyt

Esimerkiksi lähtöhaastattelua, suosittelijapyyntöä tai työntekijän tavoittamista lähdön jälkeen koskevat tiedot voi lisätä kohtaan ”Lisäehdot ja -määräykset”. Älä lisää uusia velvoitteita, joista osapuolet eivät ole keskustelleet.

Yleiset virheet

• Vahvistetaan viimeinen työpäivä, joka poikkeaa työntekijän irtisanoutumisesta, kertomatta syytä. Jos päivä muuttui, ilmoita sovittu päivä ja se, miten siitä sovittiin.
• Lopputili kuvataan epämääräisesti, esimerkiksi ”kaikki erääntyvät summat”. Nimeä jokainen erä, kuten palkka tai pitämättömät lomat, jotta työntekijä näkee, mitä on odotettavissa.
• Yrityksen omaisuus unohdetaan mainita, kunnes työntekijä on jo lähtenyt. Mainitse kirjeessä laitteet, avaimet ja käyttöoikeudet.
• Kirjettä käytetään uusien moitteiden esittämiseen työntekijän suoriutumisesta tai käytöksestä. Pidä kirje keskittyneenä irtisanoutumisen kuittaamiseen ja lähtöjärjestelyihin.
• Irtisanomisaika tai maksupäivä kopioidaan toisen maan säännöistä tai toisesta mallipohjasta tarkistamatta paikallisia sääntöjä. Vaatimukset vaihtelevat maittain ja alueittain.
• Kirje lähetetään säilyttämättä kopiota tai tietoa toimituksesta. Säilytä kirje työntekijän alkuperäisen irtisanoutumisen kanssa.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista työntekijän nimi, tehtävänimike ja irtisanoutumisen vastaanottopäivä omista tiedoistasi.
• Varmista, että viimeinen työpäivä vastaa työntekijän kanssa sovittua.
• Tarkista lopputili, pitämättömät lomat ja etuuksien päättymispäivät palkanlaskennasta.
• Luettele jokainen yrityksen omaisuuserä ja jokainen tehtävä, joka työntekijän tulee luovuttaa.
• Käy läpi työsopimus ja työpaikan käytännöt irtisanomisaikaa tai lopputiliä koskevien ehtojen osalta.
• Tarkista lopputilin maksuaikaa ja irtisanomisaikaa koskevat paikalliset vaatimukset, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos lähdöstä on erimielisyyttä.