Työsuhteen päättämiskirje

Käytännön opas: Työsuhteen päättämiskirje

Työsuhteen päättämiskirje on työnantajan kirjallinen ilmoitus työntekijälle siitä, että hänen työsuhteensa päättyy. Kirjeessä ilmoitetaan tehtävänimike, viimeinen työsuhdepäivä, irtisanomisaikaa ja lopputilia koskevat järjestelyt sekä palautettava yrityksen omaisuus.

Mihin asiakirjaa käytetään

Työnantajat käyttävät kirjettä ilmoittaakseen työntekijälle selkeästi ja kirjallisesti työsuhteen päättymisestä ja kertoakseen käytännön jatkotoimista. Sitä edeltävät usein aiemmat työsuhdeasiakirjat, kuten alkuperäinen työtarjouskirje, suorituksen parantamissuunnitelma tai etätyölaitteiden luovutusta koskeva sopimus. Selkeä kirje auttaa työntekijää ymmärtämään viimeisen työpäivänsä, lopputilinsa ja sen, mitä hänen on palautettava.

Käytä kirjettä vasta, kun työnantaja on tehnyt lopullisen päätöksen ja noudattanut omaa sisäistä menettelyään. Jos työntekijä irtisanoutuu itse, irtisanoutumiskirje sopii paremmin. Jos työnantaja ja työntekijä sopivat lähtemisen ehdoista, kuten erorahasta, erosopimus voi olla tarkoituksenmukaisempi.

Työsuhteen päättämistä säännellään monissa paikoissa tarkasti. Irtisanomisaikoja, sallittuja perusteita, kuulemista tai yhteistoimintaa, lopputiliä ja vaadittavia asiakirjoja koskevat säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain, ja ne voivat riippua myös työsopimuksesta tai työehtosopimuksesta. Tarkista paikalliset vaatimukset ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta tai työoikeuden asiantuntijalta ennen lähettämistä, etenkin jos irtisanominen voi johtaa riitaan.

Ketkä sitä käyttävät

• Pienyrittäjä, joka päättää työntekijän työsuhteen uudelleenjärjestelyjen jälkeen.
• Henkilöstöpäällikkö, joka vahvistaa irtisanomispäätöksen kirjallisesti.
• Työnantaja, joka päättää työsuhteen tuloksettoman suorituksen parantamissuunnitelman jälkeen.
• Esihenkilö, joka vahvistaa määräaikaisen työsuhteen tai koeajan päättymisen.
• Työnantaja, joka järjestää kannettavien tietokoneiden, puhelinten tai muiden laitteiden palauttamisen lähtevältä etätyöntekijältä.

Sovittavat ehdot

Tehtävänimike

Ilmoita työntekijän nykyinen tehtävänimike sellaisena kuin se näkyy henkilöstötiedoissa. Se auttaa yksilöimään päättyvän tehtävän, etenkin jos henkilö on toiminut useissa tehtävissä.

Viimeinen työsuhdepäivä

Kirjaa työsuhteen viimeinen päivä. Tarkista, että se ottaa huomioon työsopimuksen ja paikallisten sääntöjen mukaisen irtisanomisajan.

Irtisanomisaika ja lopputilijärjestelyt

Kerro, miten irtisanomisaika toteutetaan, esimerkiksi tehdäänkö irtisanomisaika töissä vai maksetaanko sen ajalta palkka ilman työntekovelvoitetta, ja milloin viimeinen palkka, pitämättömät lomat ja muut mahdolliset summat maksetaan. Pidä kuvaus asiallisena ja palkanlaskennan tietojen mukaisena.

Irtisanomisen syy, jos se ilmoitetaan

Tämä kenttä on vapaaehtoinen. Jos ilmoitat syyn, pidä se lyhyenä, asiallisena ja aiempien asiakirjojen mukaisena. Joissakin paikoissa syy on ilmoitettava, toisissa se on vapaaehtoista.

Palautettava yrityksen omaisuus

Luettele palautettavat esineet, kuten kannettava tietokone, puhelin, kulkukortti tai avaimet, sekä palautuspäivä ja -tapa. Mainitse tilit tai käyttöoikeudet, jotka suljetaan.

Edut ja jatkuvat velvoitteet

Jos haluat mainita työsuhde-edut, suosittelut tai jatkuvat salassapitovelvoitteet, lisää lyhyt maininta kohtaan ”Lisäehdot ja -määräykset”. Tarkista paikalliset säännöt ennen kuin kuvaat, miten edut päättyvät.

Yleiset virheet

• Kirje lähetetään ennen kuin sisäinen menettely on saatu päätökseen. Varmista ensin, että vaaditut tapaamiset, varoitukset tai neuvottelut on käyty.
• Viimeiseksi päiväksi asetetaan päivä, joka ei jätä tilaa vaaditulle irtisanomisajalle. Tarkista työsopimus ja paikalliset säännöt ennen päivämäärän valitsemista.
• Lopputili kuvataan epämääräisesti. Kerro, mitä maksetaan ja milloin, ja varmista tiedot palkanlaskennasta ennen lähettämistä.
• Ilmoitetaan syy, joka on ristiriidassa aiempien asiakirjojen tai suoritusarviointien kanssa. Pidä syy paikkansapitävänä, lyhyenä ja johdonmukaisena, tai jätä se pois, jos sitä ei vaadita.
• Käytetään tunnepitoista tai tuomitsevaa kieltä. Kunnioittava ja asiallinen sävy on selkeämpi ja kohtelee työntekijää arvokkaasti.
• Yrityksen omaisuus ja järjestelmien käyttöoikeudet unohdetaan. Luettele palautettavat laitteet ja vahvista, milloin tilit suljetaan.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista työntekijän nimi, tehtävänimike ja työsuhteen tiedot henkilöstötiedoista.
• Tarkista viimeinen työsuhdepäivä työsopimuksen irtisanomisehdoista ja paikallisista säännöistä.
• Varmista viimeinen palkka, pitämättömät lomat ja muut summat palkanlaskennasta.
• Tarkista mahdollisen ilmoitetun syyn paikkansapitävyys ja johdonmukaisuus aiempien asiakirjojen kanssa.
• Luettele palautettava yrityksen omaisuus päivämäärineen ja palautusjärjestelyineen.
• Tarkista paikalliset työoikeudelliset vaatimukset ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta tai työoikeuden asiantuntijalta ennen lähettämistä, jos irtisanominen voidaan riitauttaa.