Igazolás bizalmas adatok visszaadásáról vagy megsemmisítéséről

Gyakorlati útmutató: Igazolás bizalmas adatok visszaadásáról vagy megsemmisítéséről

Az Igazolás bizalmas információk visszaszolgáltatásáról vagy megsemmisítéséről írásbeli nyilatkozat arról, hogy a címzett visszaadta, megsemmisítette vagy törölte a bizalmas anyagokat. Azonosítja a titoktartási megállapodást, az érintett információkat, a velük kapcsolatos eljárást és az esetlegesen megtartott másolatokat.

Mire szolgál

Magánszemélyek és vállalkozások egy projekt, tárgyalás vagy munkakapcsolat végén használják ezt az igazolást, amikor a bizalmas információkat vissza kell adni vagy meg kell semmisíteni. Valamilyen titoktartási megállapodáshoz kapcsolódik, például kölcsönös vagy egyoldalú titoktartási megállapodáshoz, munkavállalói titoktartási és találmányátruházási megállapodáshoz, független vállalkozói keretszolgáltatási szerződéshez vagy tanácsadási szerződéshez. Az igazolás írásbeli nyilvántartást ad az információt átadó félnek arról, mi történt az információival.

Akkor használja, ha a megállapodás megszűnik, ha egy ügylet meghiúsul, vagy ha az információt átadó fél visszakéri az anyagait. Azt rögzíti, amit az információt fogadó fél állítása szerint megtett; önmagában nem bizonyítja, hogy minden másolatot eltávolítottak vagy megsemmisítettek. Ha a fő probléma visszaélés vagy kiszivárgás gyanúja, más fellépésre és szakmai tanácsra lehet szükség.

Ellenőrizze a titoktartási megállapodásban a visszaadásra vagy megsemmisítésre vonatkozó követelményeket, beleértve a határidőket, a módszereket és a megtartható másolatokat. Az iratmegőrzésre, az adatkezelésre és a személyes adatokra vonatkozó szabályok országonként és régiónként eltérnek, ezért mielőtt olyan nyilvántartásokat törölne, amelyeket esetleg meg kell őriznie, ellenőrizze a helyi követelményeket.

Kik használják

• Vállalat, amely titoktartási megállapodás alapján vizsgált meg egy lehetséges ügyletet, amely végül meghiúsult.
• Vállalkozó vagy tanácsadó, aki a megbízás végén visszaadja az ügyfél anyagait.
• Távozó munkavállaló, aki igazolja, hogy a vállalati dokumentumokat és fájlokat visszaadta vagy törölte.
• Az információt átadó fél, aki írásbeli megerősítést kér arról, hogy információi már nincsenek a másik félnél.
• Beszállító vagy partner, aki lezár egy közös projektet, amelyben bizalmas adatokat osztottak meg.

Tisztázandó feltételek

Titoktartási megállapodás

A megállapodást címével és keltével azonosítsa, például kölcsönös titoktartási megállapodásként vagy egy szolgáltatási szerződés titoktartási fejezeteként. Így az igazolás azokhoz a kötelezettségekhez kapcsolódik, amelyek teljesítéséről nyilatkozik.

Az érintett információk és anyagok

Írja le az információk kategóriáit és formáit, például papíralapú dokumentumok, fájlok, e-mailek, minták vagy rajzok. A konkrétság segít mindkét félnek megérteni, mire terjed ki az igazolás.

Visszaadva, megsemmisítve vagy törölve, és milyen módon

Jelölje meg, mi történt az egyes kategóriákkal, például futárral visszaküldték, ledarálták, vagy törölték az eszközökről és a felhőtárhelyről. Említse meg a biztonsági mentéseket és a megosztott meghajtókat is, ha érintettek voltak.

A befejezés napja

Rögzítse, mikor fejeződött be a visszaadás vagy megsemmisítés. Ha a munka több lépésben történt, az utolsó lépés befejezésének napját adja meg.

Megtartott másolatok és azok oka, ha vannak

Ez a mező nem kötelező. Ha bármilyen másolatot megtartanak, például számviteli vagy iratmegőrzési okból archivált példányt, jelezze, mit tartanak meg, miért, és hogy az továbbra is bizalmas marad.

A titoktartás folytatódása

Az anyagok visszaadása vagy megsemmisítése általában nem szünteti meg az információk bizalmas kezelésének kötelezettségét. Ha jelezni szeretné, hogy az eredeti kötelezettségek továbbra is fennállnak, ezt a „További Feltételek és Rendelkezések” részben tüntesse fel.

Gyakori hibák

• Az információk túl általános leírása, például „minden anyag”. Sorolja fel a fő kategóriákat és formátumokat, hogy az információt átadó fél ellenőrizni tudja a terjedelmet.
• Az e-mailekben, biztonsági mentésekben, megosztott mappákban vagy személyes eszközökön lévő másolatok elfelejtése. Aláírás előtt nézzen át minden olyan helyet, ahol az információkat tárolhatták.
• Aláírás még azelőtt, hogy a visszaadás vagy megsemmisítés ténylegesen befejeződött volna. Előbb fejezzen be minden lépést, majd rögzítse a befejezés napját.
• A szándékosan megtartott másolatok elhallgatása. Jelezze, mit tartanak meg és miért, ahelyett hogy azt sugallná, hogy mindent megsemmisítettek.
• Olyan nyilvántartások megsemmisítése, amelyeket más okokból meg kell őrizni. Előbb ellenőrizze a megállapodást és a helyi iratmegőrzési követelményeket.
• Az igazolást olyan személy írja alá, aki nem tudja, mi történt. Az aláírónak meg kell tudnia erősíteni a szervezet egészében megtett lépéseket.

Aláírás előtt

• Ellenőrizze a titoktartási megállapodás címét és keltét.
• Ellenőrizze a megállapodás visszaadásra vagy megsemmisítésre vonatkozó követelményeit, beleértve a módszereket és a határidőket.
• Nézzen át minden tárolási helyet, beleértve az e-maileket, a biztonsági mentéseket, a felhőszolgáltatásokat és a csapattagok által használt eszközöket.
• Minden információkategóriánál rögzítse, mit adtak vissza, semmisítettek meg vagy töröltek, és milyen módon.
• Sorolja fel a megtartott másolatokat, megőrzésük okát és védelmük módját.
• Ellenőrizze az iratmegőrzésre és adatkezelésre vonatkozó helyi szabályokat, és ha az információk különösen érzékenyek, vagy vita várható, kérjen tanácsot megfelelő képesítéssel rendelkező ügyvédtől.