Lettera di Richiamo Scritto per il Lavoratore

Guida pratica: Lettera di Richiamo Scritto per il Lavoratore

La Lettera di Richiamo Scritto per il Lavoratore è una comunicazione scritta formale con cui il datore di lavoro segnala al lavoratore uno specifico problema di condotta o di rendimento. Descrive il problema, i colloqui precedenti, il miglioramento atteso entro una data di verifica e le possibili conseguenze.

A cosa serve

I datori di lavoro usano questa lettera per mettere agli atti una criticità sul lavoro in termini chiari e basati sui fatti. Comunica al lavoratore qual è il problema, che cosa è già stato discusso, che cosa deve cambiare e quando verranno verificati i progressi. Una documentazione chiara può aiutare entrambe le parti a capire a che punto sono le cose e ridurre i successivi disaccordi su quanto è stato detto.

Spesso si utilizza insieme ad altri documenti relativi al rapporto di lavoro. Può seguire o precedere un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) e Avviso, richiamare il ruolo e le mansioni descritti in una Lettera formale di offerta di lavoro e verifica dell’impiego o riguardare la cura dei beni elencati in un Accordo di Lavoro da Remoto e Assegnazione Attrezzature. La usi per un problema definito che il lavoratore può correggere; una controversia generale o la decisione di porre fine al rapporto richiedono documenti diversi.

Le procedure disciplinari, i colloqui richiesti, il diritto di replica o di farsi assistere e il periodo per cui i richiami restano agli atti variano da un Paese, da una regione e da un luogo di lavoro all’altro. Prima di emettere la lettera verifichi i requisiti locali e i regolamenti aziendali e, se la questione è grave o contestata, si rivolga a un avvocato qualificato.

Chi lo usa

• Un responsabile o un supervisore che affronta un problema ricorrente di condotta o di presenza.
• Un ufficio risorse umane che documenta una fase di un procedimento disciplinare.
• Il titolare di una piccola impresa che mette per iscritto una criticità relativa a un dipendente.
• Un datore di lavoro che dà seguito a un piano di miglioramento delle prestazioni che non ha prodotto risultati.
• Un lavoratore che riceve il richiamo e vuole comprendere le aspettative e la data di verifica.

Condizioni da concordare

Mansione

Indichi la posizione del lavoratore, così le aspettative espresse nella lettera si riferiscono al ruolo effettivo. Utilizzi la qualifica presente nella documentazione del rapporto di lavoro e, se pertinente, faccia riferimento alle mansioni previste per quel ruolo.

Problema di condotta o di rendimento

Descriva che cosa è accaduto, con date ed esempi specifici. Si attenga a fatti verificabili, come orari, scadenze non rispettate o episodi particolari, invece di esprimere giudizi generici sull’atteggiamento o sul carattere.

Colloqui o richiami precedenti

Annoti eventuali conversazioni, richiami verbali o richiami scritti precedenti e le relative date. Se è la prima volta che il problema viene sollevato, lasci il campo vuoto o lo dichiari chiaramente.

Miglioramento atteso e data di verifica

Indichi che cosa il lavoratore deve fare diversamente e quando il datore di lavoro verificherà i progressi. Ove possibile, renda l’aspettativa misurabile, ad esempio un orario di arrivo o un obiettivo di completamento.

Possibili conseguenze in assenza di miglioramento

Spieghi quali ulteriori passi potrebbero seguire se il problema persiste, facendo riferimento al regolamento aziendale, se esiste. Descriva le conseguenze con precisione ed eviti minacce non coerenti con il regolamento o con le regole locali.

Risposta del lavoratore

Se il lavoratore può commentare il richiamo o allegare una risposta scritta, descriva come farlo in «Termini e Disposizioni Aggiuntive». Nella stessa sezione può aggiungere una breve nota su come porre domande o chiedere supporto.

Errori comuni

• Descrivere il problema in termini generici come «atteggiamento negativo» senza esempi. Indichi date, episodi e l’effetto sul lavoro.
• Sollevare in un’unica lettera più problemi non collegati tra loro. Problemi distinti possono risultare più chiari in lettere separate o in sezioni chiaramente numerate.
• Fissare un’aspettativa non misurabile o una data di verifica irrealistica. Dia al lavoratore un obiettivo equo e specifico.
• Indicare conseguenze che vanno oltre il regolamento aziendale o le regole locali. Verifichi quali ulteriori passi le Sue procedure consentono effettivamente.
• Emettere la lettera senza aver prima discusso il problema con il lavoratore quando le procedure prevedono un colloquio. Segua la Sua procedura.
• Non conservare una copia firmata o con presa visione. Registri quando il lavoratore ha ricevuto la lettera.

Prima di firmare

• Verifichi il nome e la mansione del lavoratore confrontandoli con la Sua documentazione.
• Controlli l’esattezza di ogni data ed esempio nella descrizione del problema.
• Riveda gli appunti dei colloqui o dei richiami precedenti e vi faccia riferimento correttamente.
• Si assicuri che il miglioramento atteso sia specifico e che la data di verifica sia ragionevole.
• Confronti le conseguenze indicate con il regolamento aziendale e con il contratto di lavoro.
• Verifichi i requisiti locali sulle fasi disciplinari e si rivolga a un avvocato qualificato se la questione potrebbe portare al licenziamento.