Lettera di Risoluzione del Rapporto di Lavoro

Guida pratica: Lettera di Risoluzione del Rapporto di Lavoro

La Lettera di Risoluzione del Rapporto di Lavoro è una comunicazione scritta con cui il datore di lavoro informa il lavoratore che il suo rapporto di lavoro terminerà. Indica la mansione, l’ultimo giorno di lavoro, le modalità relative al preavviso e alle competenze finali e i beni aziendali da restituire.

A cosa serve

I datori di lavoro usano questa lettera per comunicare al lavoratore, in modo chiaro e per iscritto, che il rapporto di lavoro sta terminando e per spiegare i passi pratici successivi. Spesso segue documenti precedenti relativi al rapporto, come la Lettera formale di offerta di lavoro e verifica dell’impiego originaria, un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) e Avviso o un Accordo di Lavoro da Remoto e Assegnazione Attrezzature. Una lettera chiara aiuta il lavoratore a capire qual è il suo ultimo giorno, quali sono le competenze finali e che cosa deve restituire.

La usi una volta che il datore di lavoro ha preso una decisione definitiva e ha seguito la propria procedura interna. Se è il lavoratore a dimettersi, è più adatta una lettera di dimissioni. Se datore di lavoro e lavoratore stanno concordando le condizioni dell’uscita, ad esempio un importo transattivo, può essere più indicato un accordo di risoluzione consensuale del rapporto.

In molti luoghi la cessazione del rapporto di lavoro è regolata in modo stringente. Le norme su periodi di preavviso, motivi ammessi, consultazioni, competenze finali e documenti richiesti variano da un Paese e da una regione all’altra e possono dipendere anche dal contratto di lavoro o dagli accordi aziendali o collettivi. Verifichi i requisiti locali e si rivolga a un avvocato qualificato o a un consulente del lavoro prima dell’invio, soprattutto se il licenziamento potrebbe essere contestato.

Chi lo usa

• Il titolare di una piccola impresa che pone fine al rapporto di lavoro di un dipendente dopo una riorganizzazione.
• Un responsabile delle risorse umane che conferma per iscritto una decisione di licenziamento.
• Un datore di lavoro che pone fine al rapporto dopo un piano di miglioramento delle prestazioni non riuscito.
• Un responsabile che conferma la cessazione di un incarico a tempo determinato o in periodo di prova.
• Un datore di lavoro che organizza la restituzione di computer portatili, telefoni o altre attrezzature da parte di un lavoratore da remoto in uscita.

Condizioni da concordare

Mansione

Indichi la mansione attuale del lavoratore così come risulta dai documenti relativi al rapporto di lavoro. In questo modo si identifica il ruolo che termina, soprattutto se la persona ha ricoperto più posizioni.

Ultimo giorno di lavoro

Registri la data finale del rapporto di lavoro. Verifichi che tenga conto dell’eventuale periodo di preavviso previsto dal contratto di lavoro e dalle regole locali.

Periodo di preavviso e competenze finali

Spieghi come viene dato il preavviso, ad esempio lavorato oppure sostituito da un’indennità, e quando saranno pagati l’ultima retribuzione, le ferie non godute e gli eventuali altri importi. Mantenga una descrizione basata sui fatti e coerente con l’elaborazione delle buste paga.

Motivo della risoluzione, se indicato

Questo campo è facoltativo. Se indica un motivo, lo esponga in modo breve, basato sui fatti e coerente con la documentazione precedente. In alcuni luoghi è obbligatorio indicare un motivo, in altri è facoltativo.

Beni aziendali da restituire

Elenchi gli oggetti da restituire, come computer portatile, telefono, badge o chiavi, con la data e le modalità di restituzione. Menzioni gli account o gli accessi che verranno disattivati.

Benefit e obblighi che proseguono

Se desidera menzionare benefit, referenze o obblighi di riservatezza che proseguono, aggiunga una breve nota in «Termini e Disposizioni Aggiuntive». Verifichi le regole locali prima di descrivere come cessano i benefit.

Errori comuni

• Inviare la lettera prima che la procedura interna sia conclusa. Si assicuri che si siano già svolti eventuali colloqui, richiami o consultazioni richiesti.
• Fissare un ultimo giorno che non rispetta il periodo di preavviso richiesto. Verifichi il contratto di lavoro e le regole locali prima di scegliere la data.
• Descrivere in modo vago le competenze finali. Indichi che cosa verrà pagato e quando, e lo verifichi con l’ufficio paghe prima dell’invio.
• Indicare un motivo in contrasto con la documentazione o le valutazioni delle prestazioni precedenti. Mantenga il motivo esatto, breve e coerente, oppure lo ometta dove non è richiesto.
• Usare un linguaggio emotivo o giudicante. Un tono rispettoso e basato sui fatti è più chiaro e tratta il lavoratore con dignità.
• Dimenticare i beni aziendali e gli accessi ai sistemi. Elenchi le attrezzature da restituire e confermi quando verranno disattivati gli account.

Prima di firmare

• Verifichi il nome del lavoratore, la mansione e i dati del rapporto di lavoro confrontandoli con la documentazione delle risorse umane.
• Controlli l’ultimo giorno di lavoro rispetto alle clausole di preavviso del contratto e alle regole locali.
• Verifichi con l’ufficio paghe l’ultima retribuzione, le ferie non godute e gli altri importi.
• Riveda l’eventuale motivo indicato, verificandone l’esattezza e la coerenza con la documentazione precedente.
• Elenchi i beni aziendali da restituire, con date e modalità di restituzione.
• Verifichi i requisiti locali in materia di lavoro e si rivolga a un avvocato qualificato o a un consulente del lavoro prima dell’invio se la risoluzione potrebbe essere impugnata.