従業員に対する書面警告書

実用ガイド：従業員に対する書面警告書

従業員に対する書面警告書は、特定の行動上または業務成績上の問題について、雇用主が従業員に渡す正式な書面通知です。問題の内容、これまでの話し合い、見直し日までに期待される改善、考えられる結果を記載します。

書類の目的

雇用主は、職場での懸念を明確かつ事実に即した形で記録に残すためにこの書面を使用します。問題が何か、これまでに何を話し合ったか、何を改める必要があるか、いつ進捗を見直すかを従業員に伝えます。明確な記録があれば、双方が現状を理解しやすくなり、何が伝えられたかをめぐる後の食い違いを減らすことにつながります。

この書面は、他の雇用関連書類と併せて使われることがよくあります。「業務改善計画（PIP）および通知書」に続いて、またはその前段階として使われることがあり、「正式な内定通知書および雇用証明書」に記載された役割や職務に言及したり、「リモートワークおよび機器貸与に関する合意書」に記載された物品の取り扱いを扱ったりすることもあります。従業員が改善できる特定の問題に使用してください。広範な紛争や雇用を終了させる決定には、別の書類が必要です。

懲戒手続、必要な面談、弁明や同席者を伴う権利、警告が記録に残る期間は、国、地域、職場によって異なります。書面を発行する前に現地の要件と自社の就業規則を確認し、問題が重大な場合や争いがある場合は、資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• 繰り返される行動上または勤怠上の問題に対処する管理職または上司。
• 懲戒手続の一段階を記録する人事部門。
• 従業員に関する懸念を書面で記録する小規模事業者。
• 成果が出ていない業務改善計画のフォローアップを行う雇用主。
• 警告を受け取り、期待される内容と見直し日を理解したい従業員。

決めておく条件

職名

書面に記載する期待事項が実際の役割に対応するよう、従業員の役職を特定してください。雇用記録上の職名を使用し、必要に応じてその役割に適用される職務にも言及してください。

行動上または業務成績上の問題

何が起きたかを、日付と具体例を挙げて記載してください。態度や人柄についての一般的な評価ではなく、時刻、守られなかった期限、特定の出来事など、確認できる事実に限定してください。

これまでの話し合いや警告

これまでの会話、口頭での注意、書面による警告があれば、その日付とともに記載してください。この問題を初めて取り上げる場合は、欄を空白にするか、その旨をはっきりと記載してください。

期待される改善と見直し日

従業員が何を改める必要があるか、雇用主がいつ進捗を見直すかを記載してください。出勤時刻や達成目標など、可能な限り測定できる形で期待事項を示してください。

改善されない場合に考えられる結果

問題が続いた場合にどのような措置が取られる可能性があるかを、就業規則があればそれに言及しながら説明してください。結果は正確に記載し、就業規則や現地の規則にそぐわない威圧的な表現は避けてください。

従業員の意見

従業員が警告について意見を述べたり、書面による回答を添付したりできる場合は、その方法を「追加条項および規定」に記載してください。質問の仕方や支援の求め方についての短い案内もそこに記載できます。

よくある間違い

• 具体例を挙げずに「態度が悪い」などの一般的な表現で問題を記載すること。日付、出来事、業務への影響を明記してください。
• 互いに関係のない複数の問題を一つの書面で取り上げること。別々の問題は、別々の書面にするか、明確に番号を付けた項目に分けたほうがわかりやすい場合があります。
• 測定できない期待事項や、非現実的な見直し日を設定すること。従業員には公正で具体的な目標を示してください。
• 就業規則や現地の規則の範囲を超える結果を記載すること。自社の手続で実際にどのような措置が認められているかを確認してください。
• 手続上面談が求められているのに、従業員と事前に問題を話し合わずに書面を発行すること。自社の手続に従ってください。
• 署名済みまたは受領確認済みのコピーを保管しないこと。従業員が書面を受け取った日を記録してください。

署名する前に

• 従業員の氏名と職名を記録と照らし合わせて確認してください。
• 問題の記載にある日付と具体例がそれぞれ正確であることを確認してください。
• これまでの話し合いや警告の記録を見直し、正しく言及してください。
• 期待される改善が具体的で、見直し日が妥当であることを確認してください。
• 記載した結果を、就業規則および雇用契約と照らし合わせてください。
• 懲戒手続に関する現地の要件を確認し、解雇につながる可能性がある場合は資格を有する弁護士に相談してください。