退職届受理通知書

実用ガイド：退職届受理通知書

退職届受理通知書は、従業員の退職の申し出を受け取ったことを雇用主が確認する書面の回答です。確定した最終勤務日、最終給与と福利厚生、引き継ぎ業務や返却すべき会社の所有物を記録します。

書類の目的

雇用主は、従業員から退職の申し出があった後にこの書面を使用します。申し出が予告期間付きの「標準退職届（2週間前通知）」によるものでも、「即時退職届（健康・転居理由）」によるものでも使えます。退職の申し出を書面で受け止め、従業員の退職に伴う実務上の取り決めを示すことで、合意した日付と今後の手順について双方が同じ記録を共有できます。

従業員がすでに退職を決めており、雇用主がその詳細を確認したい場合に使用してください。雇用主の主導で雇用を終了させる場合、退職条件（退職パッケージ）を交渉する場合、退職理由をめぐる争いを解決する場合には適した書面ではありません。当事者が新たな支払いや請求権の放棄について合意する場合は、より詳細な退職合意書のほうが適していることがあります。

予告期間、最終給与の支払時期、未消化休暇、福利厚生、所有物の返却に関する規則は国や地域によって異なり、雇用契約や就業規則が独自の要件を定めていることもあります。金額や日付を記載する前に現地の要件を確認し、退職について争いがある場合や多額の金銭が関わる場合は、資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• 従業員の退職の申し出を受け取ったことを確認する雇用主または管理職。
• 退職日と最終給与の取り決めを記録する人事部門。
• 専任の人事担当者がおらず、自ら退職の申し出に対応する小規模事業者。
• 即時退職の申し出を受け、実際の最終勤務日を確認する必要がある雇用主。
• 合意した最終勤務日と最終的な支払いについて書面での確認を求める従業員。

決めておく条件

職名

書面が退職の申し出および雇用記録と明確に対応するよう、従業員の役職を記載してください。通称ではなく、雇用契約書または現在の記録に記載された職名を使用してください。

退職の申し出を受け取った日

雇用主が退職の申し出を受け取った日を記録してください。この日は、従業員の書面に記載された日付と異なる場合があります。予告期間の計算に影響することがあるため、受け取ったメール、書面、その他の記録と照らし合わせて確認してください。

確定した最終勤務日

従業員の雇用が終了する予定日を記載してください。雇用主が従業員の提案した日より早い日または遅い日に同意した場合は、どちらの側も異なる日付を前提にしないよう、その旨をはっきりと記載してください。

最終給与と福利厚生

最終月の給与、未消化休暇の買い取り、福利厚生の終了日など、従業員が受け取るものと支払予定時期を記載してください。記載は事実に即したものにとどめ、各項目を給与記録および現地の規則と照らし合わせて確認してください。

引き継ぎ業務と返却すべき所有物

引き継ぐべき業務と、ノートパソコン、鍵、入館証、書類など、返却すべき会社の所有物を列挙してください。返却の期日や機会（例：最終勤務日）も記載してください。

その他の取り決め

退職面談、推薦状の依頼、退職後の従業員への連絡方法などの詳細は、「追加条項および規定」に記載できます。当事者間で話し合っていない新たな義務を加えることは避けてください。

よくある間違い

• 理由を説明しないまま、従業員の退職の申し出と異なる最終勤務日を確認すること。日付が変わった場合は、合意した日付とその合意の経緯を記載してください。
• 「支払うべき金額すべて」のようなあいまいな表現で最終給与を記載すること。従業員が受け取る内容を把握できるよう、給与や未消化休暇など項目ごとに明記してください。
• 従業員が退職した後になって初めて会社の所有物に触れること。機器、鍵、アクセス用の認証情報を書面に含めてください。
• この書面を使って、従業員の業務成績や行動について新たな苦情を持ち出すこと。書面の内容は、退職の申し出の受理と退職に伴う取り決めに絞ってください。
• 現地の規則を確認せずに、他国や他のテンプレートから予告期間や支払日をそのまま写すこと。要件は国や地域によって異なります。
• コピーや送付の記録を残さずに書面を送ること。書面は従業員の元の退職届と一緒に保管してください。

署名する前に

• 従業員の氏名、職名、退職の申し出を受け取った日を記録と照らし合わせて確認してください。
• 最終勤務日が従業員と合意した内容と一致していることを確認してください。
• 最終給与、未消化休暇、福利厚生の終了日を給与担当者と確認してください。
• 会社の所有物と、従業員が完了すべき引き継ぎ業務をすべて列挙してください。
• 予告期間や最終給与に関する条件について、雇用契約書と就業規則を確認してください。
• 最終給与の支払時期と予告期間に関する現地の要件を確認し、退職について争いがある場合は資格を有する弁護士に相談してください。