解雇通知書

実用ガイド：解雇通知書

解雇通知書は、雇用主が従業員に対し、雇用が終了することを伝える書面です。職名、最終雇用日、予告と最終給与の取り扱い、返却すべき会社の所有物を記載します。

書類の目的

雇用主が、雇用が終了することを従業員に明確な書面で通知し、実務上の今後の手順を説明するために使用します。正式な内定通知書および雇用証明書、業務改善計画（PIP）および通知書、リモートワークおよび機器貸与に関する合意書など、それ以前の雇用関係の記録に続いて作成することがよくあります。分かりやすい書面にすることで、従業員は最終出勤日、最終給与、返却すべきものを理解しやすくなります。

雇用主が最終的な決定を下し、社内の手続きを済ませた後に使用してください。従業員が自ら退職する場合は、退職届のほうが適しています。退職に伴う解決金など、雇用主と従業員が退職の条件について合意する場合は、退職合意書のほうが適していることがあります。

多くの地域では、雇用の終了は厳しく規制されています。予告期間、認められる理由、協議、最終給与、必要な書類に関する規則は国や地域によって異なり、雇用契約や労使協定によっても左右されることがあります。特に解雇について争いが生じるおそれがある場合は、送付する前に現地の要件を確認し、資格を有する弁護士または労務の専門家に相談してください。

利用する人

• 事業再編に伴い従業員の雇用を終了させる小規模事業者。
• 解雇の決定を書面で確認する人事担当者。
• 業務改善計画が成果を上げなかった後に雇用を終了させる雇用主。
• 有期雇用や試用期間の終了を確認する管理者。
• 退職するリモートワーカーからのノートパソコン、電話、その他の機器の返却を手配する雇用主。

決めておく条件

職名

雇用記録に記載されている従業員の現在の職名を記載してください。特に、従業員が複数の役職を経験している場合に、終了する職務を特定しやすくなります。

最終雇用日

雇用の最終日を記録してください。雇用契約と現地の規則で求められる予告期間が反映されているか確認してください。

予告期間と最終給与の取り扱い

予告期間中も勤務するのか、予告に代えて手当を支払うのかなど、予告の方法を説明し、最終給与、未消化の休暇、その他の金額をいつ支払うかを記載してください。記載は事実に基づき、給与計算の内容と一致させてください。

解雇理由（記載する場合）

この項目は任意です。理由を記載する場合は、簡潔かつ事実に基づき、それ以前の記録と矛盾しない内容にしてください。理由の明示を求める地域もあれば、任意とされている地域もあります。

返却すべき会社の所有物

ノートパソコン、電話、社員証、鍵など、返却すべき物品を、返却期限と返却方法とともに列挙してください。閉鎖されるアカウントやアクセス権限があれば、それも記載してください。

福利厚生と継続する義務

福利厚生、推薦状、継続する秘密保持義務に触れたい場合は、「追加条項および規定」に簡単な記載を加えてください。福利厚生がどのように終了するかを記載する前に、現地の規則を確認してください。

よくある間違い

• 社内の手続きが完了する前に通知書を送ること。必要な面談、警告、協議がすでに行われていることを、まず確認してください。
• 必要な予告期間を確保できない最終日を設定すること。日付を決める前に、雇用契約と現地の規則を確認してください。
• 最終給与について曖昧に記載すること。何がいつ支払われるかを記載し、送付する前に給与担当者に確認してください。
• それ以前の記録や人事評価と矛盾する理由を示すこと。理由は正確、簡潔かつ一貫したものにするか、必要とされない場合は記載しないでください。
• 感情的、または批判的な表現を使うこと。敬意を払った事実に基づく表現のほうが分かりやすく、従業員の尊厳を守ることにもつながります。
• 会社の所有物やシステムへのアクセスについて忘れること。返却すべき機器を列挙し、アカウントをいつ閉鎖するかを確認してください。

署名する前に

• 人事記録と照らし合わせて、従業員の氏名、職名、雇用に関する詳細を確認してください。
• 契約の予告に関する条件と現地の規則と照らし合わせて、最終雇用日を確認してください。
• 最終給与、未消化の休暇、その他の金額について給与担当者に確認してください。
• 理由を記載する場合は、正確で、それ以前の記録と一致しているか見直してください。
• 返却すべき会社の所有物を、期限と返却方法とともに列挙してください。
• 現地の雇用に関する要件を確認し、解雇について異議が唱えられるおそれがある場合は、送付する前に資格を有する弁護士または労務の専門家に相談してください。