Konfidencialios informacijos grąžinimo arba sunaikinimo aktas

Praktinis vadovas: Konfidencialios informacijos grąžinimo arba sunaikinimo aktas

Konfidencialios informacijos grąžinimo arba sunaikinimo aktas yra rašytinis patvirtinimas, kad gavėjas grąžino, sunaikino ar ištrynė konfidencialią medžiagą. Jame nurodomas konfidencialumo susitarimas, aptariama informacija, kaip su ja pasielgta, ir ar pasilikta kokių nors kopijų.

Kam skirtas dokumentas

Asmenys ir įmonės naudoja šį aktą projekto, derybų ar darbo santykių pabaigoje, kai konfidenciali informacija turi būti grąžinta arba sunaikinta. Jis surašomas pagal konfidencialumo susitarimą, pavyzdžiui, abipusį ar vienšalį konfidencialumo susitarimą, darbuotojo konfidencialumo ir išradimų priskyrimo sutartį, nepriklausomo rangovo pagrindinę paslaugų teikimo sutartį arba konsultavimo sutartį. Aktas suteikia informaciją atskleidusiai šaliai rašytinį įrašą apie tai, kas buvo padaryta su jos informacija.

Naudokite jį, kai susitarimas baigiasi, kai sandoris neįvyksta arba kai informaciją atskleidusi šalis paprašo grąžinti jos medžiagą. Akte užfiksuojama, ką, gaunančios šalies teigimu, ji padarė; jis savaime neįrodo, kad neliko nė vienos kopijos. Jei pagrindinis klausimas yra įtariamas netinkamas informacijos panaudojimas ar nutekėjimas, gali prireikti kitokių veiksmų ir profesionalios konsultacijos.

Patikrinkite konfidencialumo susitarimo reikalavimus dėl grąžinimo ar sunaikinimo, įskaitant terminus, būdus ir leidžiamas pasilikti kopijas. Dokumentų saugojimo, duomenų tvarkymo ir asmens duomenų taisyklės įvairiose šalyse ir regionuose skiriasi, todėl prieš ištrindami įrašus, kuriuos gali tekti saugoti, patikrinkite vietos reikalavimus.

Kas jį naudoja

• Įmonė, kuri pagal konfidencialumo susitarimą vertino galimą sandorį, tačiau jis neįvyko.
• Rangovas ar konsultantas, grąžinantis užsakovo medžiagą pasibaigus bendradarbiavimui.
• Išeinantis darbuotojas, patvirtinantis, kad įmonės dokumentai ir failai grąžinti arba ištrinti.
• Informaciją atskleidusi šalis, prašanti raštu patvirtinti, kad jos informacija nebėra laikoma.
• Tiekėjas ar partneris, užbaigiantis bendrą projektą, kuriame buvo dalijamasi konfidencialiais duomenimis.

Sąlygos, dėl kurių reikia susitarti

Konfidencialumo susitarimas

Nurodykite susitarimo pavadinimą ir datą, pavyzdžiui, abipusį konfidencialumo susitarimą ar paslaugų sutarties konfidencialumo skyrių. Taip aktas susiejamas su įsipareigojimais, į kuriuos juo reaguojama.

Aptariama informacija ir medžiaga

Aprašykite informacijos kategorijas ir jų formas, pavyzdžiui, popierinius dokumentus, failus, el. laiškus, pavyzdžius ar brėžinius. Konkretus aprašymas padeda abiem šalims suprasti, kam taikomas aktas.

Grąžinta, sunaikinta ar ištrinta ir kaip

Nurodykite, kas padaryta su kiekviena kategorija, pavyzdžiui, grąžinta per kurjerį, susmulkinta arba ištrinta iš įrenginių ir debesijos saugyklos. Paminėkite atsargines kopijas ir bendrinamus diskus, jei jie buvo įtraukti.

Užbaigimo data

Įrašykite datą, kai grąžinimas ar sunaikinimas buvo baigtas. Jei tai buvo daroma etapais, nurodykite paskutinio veiksmo užbaigimo datą.

Pasiliktos kopijos ir priežastis, jei yra

Šis laukas neprivalomas. Jei kokių nors kopijų pasiliekama, pavyzdžiui, archyvinė kopija apskaitos ar dokumentų saugojimo tikslais, nurodykite, kas pasiliekama, kodėl ir kad tai lieka konfidencialu.

Tebesitęsiantis konfidencialumas

Medžiagos grąžinimas ar sunaikinimas paprastai nepanaikina pareigos saugoti informacijos konfidencialumą. Jei norite pažymėti, kad pradiniai įsipareigojimai lieka galioti, įrašykite tai skiltyje „Papildomos sąlygos ir nuostatos“.

Dažnos klaidos

• Per miglotai aprašyti informaciją, pavyzdžiui, „visa medžiaga“. Išvardykite pagrindines kategorijas ir formatus, kad informaciją atskleidusi šalis galėtų patikrinti apimtį.
• Pamiršti kopijas el. pašte, atsarginėse kopijose, bendrinamuose aplankuose ar asmeniniuose įrenginiuose. Prieš pasirašydami patikrinkite kiekvieną vietą, kur informacija galėjo būti saugoma.
• Pasirašyti dar faktiškai nebaigus grąžinimo ar sunaikinimo. Pirmiausia užbaikite kiekvieną veiksmą, tada įrašykite užbaigimo datą.
• Nenurodyti sąmoningai pasiliktų kopijų. Nurodykite, kas pasiliekama ir kodėl, užuot leidę manyti, kad viskas sunaikinta.
• Sunaikinti dokumentus, kuriuos gali tekti saugoti dėl kitų priežasčių. Pirmiausia patikrinkite susitarimą ir vietos dokumentų saugojimo reikalavimus.
• Leisti pasirašyti asmeniui, kuris nežino, kas buvo padaryta. Pasirašantis asmuo turėtų galėti patvirtinti visoje organizacijoje atliktus veiksmus.

Prieš pasirašant

• Patikrinkite konfidencialumo susitarimo pavadinimą ir datą.
• Patikrinkite susitarimo reikalavimus dėl grąžinimo ar sunaikinimo, įskaitant būdus ir terminus.
• Patikrinkite visas saugojimo vietas, įskaitant el. paštą, atsargines kopijas, debesijos paslaugas ir komandos narių naudojamus įrenginius.
• Kiekvienai informacijos kategorijai užfiksuokite, kas buvo grąžinta, sunaikinta ar ištrinta ir kaip.
• Išvardykite visas pasiliktas kopijas, jų saugojimo priežastį ir tai, kaip jos bus apsaugotos.
• Patikrinkite vietos dokumentų saugojimo ir duomenų tvarkymo taisykles. Jei informacija itin jautri arba tikėtinas ginčas, pasitarkite su kvalifikuotu teisininku.