Verklaring van teruggave of vernietiging van vertrouwelijke informatie

Verklaring van teruggave of vernietiging van vertrouwelijke informatie: een praktische handleiding

Een verklaring van teruggave of vernietiging van vertrouwelijke informatie is een schriftelijke verklaring waarin een ontvangende partij bevestigt dat zij vertrouwelijke materialen heeft geretourneerd, vernietigd of verwijderd. Hierin worden de geheimhoudingsovereenkomst, de betreffende informatie, de manier waarop hiermee is omgegaan en eventuele bewaarde kopieën vermeld.

Waar het voor dient

Personen en bedrijven gebruiken deze verklaring aan het einde van een project, onderhandeling of werkrelatie wanneer vertrouwelijke informatie moet worden teruggegeven of vernietigd. Dit volgt op een geheimhoudingsregeling, zoals een wederzijdse of eenzijdige geheimhoudingsovereenkomst, een geheimhoudings- en uitvindingsoverdrachtsovereenkomst voor werknemers, een raamovereenkomst voor dienstverlening met een zelfstandig opdrachtnemer, of een adviesovereenkomst. De verklaring biedt de verstrekkende partij een schriftelijk overzicht van wat er met haar informatie is gedaan.

Gebruik deze verklaring wanneer de overeenkomst eindigt, wanneer een transactie niet doorgaat of wanneer de verstrekkende partij haar materialen terugvraagt. De verklaring legt vast wat de ontvangende partij zegt te hebben gedaan; de verklaring bewijst op zichzelf niet dat elke kopie is verdwenen. Als het kernprobleem een vermoedelijk misbruik of lek betreft, kunnen een andere aanpak en professioneel advies nodig zijn.

Controleer in de geheimhoudingsovereenkomst welke vereisten gelden voor teruggave of vernietiging, waaronder termijnen, methoden en toegestane kopieën die worden bewaard. Regels over dossierbewaring, gegevensverwerking en persoonsgegevens verschillen per land en regio, dus controleer de plaatselijke vereisten voordat u gegevens verwijdert die u mogelijk moet bewaren.

Wie dit gebruikt

• Een bedrijf dat op grond van een geheimhoudingsovereenkomst een mogelijke transactie heeft beoordeeld die niet is doorgegaan.
• Een opdrachtnemer of adviseur die materialen van de opdrachtgever retourneert aan het einde van een opdracht.
• Een vertrekkende werknemer die bevestigt dat bedrijfsdocumenten en -bestanden zijn geretourneerd of verwijderd.
• Een verstrekkende partij die schriftelijke bevestiging vraagt dat haar informatie niet langer wordt bewaard.
• Een leverancier of partner die een gezamenlijk project afsluit waarbij gedeelde vertrouwelijke gegevens waren betrokken.

Vast te stellen voorwaarden

Geheimhoudingsovereenkomst

Identificeer de overeenkomst aan de hand van titel en datum, zoals een wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst of het geheimhoudingsbeding van een dienstverleningscontract. Dit koppelt de verklaring aan de verplichtingen waarop deze betrekking heeft.

Informatie en materialen waarop de verklaring betrekking heeft

Beschrijf de categorieën informatie en de vormen waarin deze zijn opgeslagen, zoals papieren documenten, bestanden, e-mails, monsters of tekeningen. Door specifiek te zijn, helpt u beide partijen te begrijpen wat onder de verklaring valt.

Geretourneerd, vernietigd of gewist, en op welke wijze

Vermeld wat er met elke categorie is gedaan, bijvoorbeeld geretourneerd per koerier, versnipperd of gewist van apparaten en cloudopslag. Noem back-ups en gedeelde schijven als deze daarbij betrokken waren.

Datum van voltooiing

Leg de datum vast waarop de retournering of vernietiging is afgerond. Als het werk in fasen is uitgevoerd, gebruikt u de datum waarop de laatste stap is voltooid.

Bewaarde kopieën en de reden daarvan, indien van toepassing

Dit veld is optioneel. Als er kopieën worden bewaard, zoals een gearchiveerde kopie om administratieve of archiveringsredenen, vermeld dan wat er wordt bewaard, waarom, en dat dit vertrouwelijk blijft.

Voortdurende geheimhouding

Het teruggeven of vernietigen van materialen maakt doorgaans geen einde aan de verplichting om de informatie geheim te houden. Als u wilt vermelden dat de oorspronkelijke verplichtingen van kracht blijven, voeg dit dan toe onder “Aanvullende voorwaarden en bepalingen”.

Veelvoorkomende fouten

• Het te vaag beschrijven van de informatie, zoals “alle materialen”. Som de belangrijkste categorieën en formaten op zodat de verstrekkende partij de omvang kan controleren.
• Het vergeten van kopieën in e-mail, back-ups, gedeelde mappen of persoonlijke apparaten. Doorzoek elke locatie waar de informatie mogelijk is opgeslagen voordat u ondertekent.
• Ondertekenen voordat de retournering of vernietiging daadwerkelijk is voltooid. Rond elke stap eerst af en leg daarna de voltooiingsdatum vast.
• Het weglaten van kopieën die bewust worden bewaard. Vermeld wat wordt bewaard en waarom, in plaats van te suggereren dat alles is vernietigd.
• Het vernietigen van dossiers die om andere redenen mogelijk moeten worden bewaard. Controleer eerst de overeenkomst en de plaatselijke voorschriften voor het bewaren van dossiers.
• Iemand laten ondertekenen die niet weet wat er is gedaan. Degene die ondertekent, moet de stappen kunnen bevestigen die binnen de hele organisatie zijn genomen.

Voordat u ondertekent

• Bevestig de titel en datum van de geheimhoudingsovereenkomst.
• Controleer de vereisten van de overeenkomst voor retournering of vernietiging, met inbegrip van methoden en termijnen.
• Doorzoek alle opslaglocaties, inclusief e-mail, back-ups, cloudservices en apparaten die door teamleden zijn gebruikt.
• Leg per categorie informatie vast wat is geretourneerd, vernietigd of gewist, en op welke wijze.
• Vermeld eventuele bewaarde kopieën, waarom ze worden bewaard en hoe ze worden beschermd.
• Controleer de plaatselijke regels voor dossierbeheer en gegevensverwerking, en raadpleeg een bevoegd advocaat als de informatie zeer gevoelig is of een geschil waarschijnlijk is.