Verklaring van volledige betaling (schuldvoldoening)

Verklaring van volledige betaling (schuldvoldoening): een praktische handleiding

Een verklaring van volledige betaling (schuldvoldoening) is een schriftelijke bevestiging van een geldverstrekker dat een lening of schuld volledig is terugbetaald. Hierin wordt de schuld geïdentificeerd, worden het oorspronkelijke bedrag en het totaal betaalde bedrag vastgelegd, en wordt vermeld wanneer de laatste betaling is gedaan.

Waar het voor dient

Leners gebruiken deze brief om een helder bewijs te verkrijgen dat er niets meer verschuldigd is voor een bepaalde schuld. Deze wordt doorgaans afgegeven na de laatste betaling uit hoofde van een promesse of een aflossingsplan, na de betaling die is overeengekomen in een schuldregeling en wederzijdse kwijting, of nadat een aangelegenheid die begon met een sommatiebrief voor schuldinvordering is opgelost. De geldverstrekker ondertekent de brief om diens eigen positie te bevestigen.

Gebruik de brief wanneer de schuld daadwerkelijk is terugbetaald en beide partijen het eens zijn over het totaal. Dit kan latere verwarring helpen voorkomen als gegevens verloren gaan, als de schuld wordt overgedragen, of als iemand later vraagt of de lening is terugbetaald. Als er nog onenigheid is over een bedrag, is het beter om dat eerst op te lossen dan een brief af te geven die de werkelijke situatie niet weergeeft.

Regels over het opheffen van zekerheden, het bijwerken van kredietregisters of openbare registers en het retourneren van leningdocumenten verschillen per land en regio. Controleer de plaatselijke vereisten als de schuld ergens was zekergesteld of geregistreerd, en raadpleeg een gekwalificeerde advocaat als het aanzienlijke bedragen betreft.

Wie dit gebruikt

• Een particuliere geldverstrekker die bevestigt dat een vriend of familielid een persoonlijke lening heeft terugbetaald.
• Een lener die schriftelijk bewijs wil dat een promesse is afbetaald.
• Een klein bedrijf dat bevestigt dat een klant of leverancier een openstaande schuld heeft voldaan.
• Een schuldeiser die bevestigt dat een schikkingsbetaling is ontvangen en de zaak is gesloten.
• Iemand die namens een ander een schuld int en de afronding daarvan moet bevestigen.

Vast te stellen voorwaarden

Lening- of schuldreferentie

Identificeer de schuld aan de hand van het document waaruit deze is ontstaan, zoals een promesse of een aflossingsplan, en de datum daarvan. Gebruik dezelfde namen en verwijzingen als in dat document.

Oorspronkelijk verschuldigd bedrag

Vermeld de oorspronkelijke hoofdsom en de valuta. Dit helpt de lezer de brief aan de juiste schuld te koppelen als de partijen meer dan één regeling hadden.

Datum van de laatste betaling

Leg de datum vast waarop de laatste betaling is ontvangen. Als de laatste betaling via een overboeking is gedaan, gebruik dan de datum waarop het geld is binnengekomen in plaats van de verzenddatum, tenzij de partijen anders afspreken.

Totaal betaald bedrag

Vermeld het totaal betaalde bedrag gedurende de looptijd van de schuld en geef aan of dit rente, kosten of een schikkingskorting omvat. Controleer het bedrag aan de hand van de betalingsadministratie en ontvangstbewijzen.

Teruggegeven of ongeldig gemaakte documenten

Beschrijf wat er gebeurt met de oorspronkelijke leningdocumenten, zoals het teruggeven van de ondertekende promesse met de vermelding “Voldaan”. Als er zekerheidsrechten of ingeschreven rechten moeten worden doorgehaald, vermeld dit dan onder “Aanvullende voorwaarden en bepalingen”.

Verklaring dat er niets meer verschuldigd is

De brief moet duidelijk vermelden dat de geldverstrekker de schuld als volledig voldaan beschouwt. Als slechts een deel van een grotere regeling wordt afgesloten, vermeld dan precies welk deel.

Veelvoorkomende fouten

• De brief afgeven voordat de laatste betaling is bijgeschreven. Ga eerst na of het geld binnen is.
• Zo vaag naar de schuld verwijzen dat deze kan worden verward met een andere lening. Gebruik de documentnaam, datum en het oorspronkelijke bedrag.
• Rente of kosten weglaten bij het vermelden van het totaal betaalde bedrag. Geef aan wat er in het totaal is begrepen.
• Vergeten de oorspronkelijke ondertekende documenten af te handelen. Spreek af of deze worden teruggegeven, ongeldig gemaakt of bewaard.
• Zekerheidsrechten of geregistreerde rechten die aan de schuld zijn gekoppeld over het hoofd zien. Controleer of er iets afzonderlijk moet worden doorgehaald.
• De brief laten ondertekenen door iemand die niet de geldverstrekker is of niet namens hem bevoegd is om te handelen. Bevestig wie er mag ondertekenen.

Voordat u ondertekent

• Bevestig dat de laatste betaling volledig is ontvangen.
• Controleer de schuldreferentie, het oorspronkelijke bedrag en de namen van de partijen aan de hand van het oorspronkelijke document.
• Herbereken het totaal betaalde bedrag en noteer of dit rente of kosten omvat.
• Spreek af wat er gebeurt met het oorspronkelijke document en eventuele andere leningdocumenten.
• Controleer of er voor zekerheidsrechten of geregistreerde rechten een afzonderlijke doorhaling vereist is op grond van de plaatselijke regels.
• Zorg ervoor dat de ondertekenende persoon de geldverstrekker is of bevoegd is om namens hem te handelen, en dat beide partijen een exemplaar bewaren.