Checklist voor de inspectie bij aanvang en einde van de huur

Checklist voor de inspectie bij aanvang en einde van de huur: een praktische handleiding

Een checklist voor inspectie bij intrek en vertrek is een schriftelijk verslag van de zichtbare staat van een huurwoning bij aanvang of beëindiging van de bewoning. De verhuurder en huurder kunnen deze gebruiken om ruimten of onderdelen te noteren die aandacht vereisen en om opmerkingen of meningsverschillen vast te leggen.

Waar het voor dient

Mensen vullen de checklist doorgaans samen in wanneer de huurder intrekt en gebruiken vervolgens een nieuw exemplaar of een duidelijk gedateerde aanvulling wanneer de huurder vertrekt. Door de verslagen te vergelijken kunnen beide partijen veranderingen in de staat, de schoonmaak, ontbrekende voorwerpen of reparaties bespreken. De checklist legt waarnemingen vast; daarmee wordt niet bepaald wie verantwoordelijk is voor een probleem. Als u dit formulier gebruikt, noteer dan waarnemingen en opmerkingen per ruimte onder Aanvullende voorwaarden en bepalingen.

Gebruik de checklist voor een huis, appartement, kamer of andere gehuurde ruimte wanneer beide partijen een praktisch overzicht van de staat willen hebben. De checklist kan nuttig zijn naast een huurovereenkomst, waarin bredere huurvoorwaarden zijn vastgelegd. Als het hoofddoel is om de huurprijs, bewoning of andere lopende huurverplichtingen vast te leggen, is een huurcontract of huurovereenkomst geschikter.

Loop bij goed licht door de woning, ruimte voor ruimte, en beschrijf wat er te zien is. Noteer de bevindingen evenwichtig: vermeld bestaande slijtage én schade en geef beide partijen de gelegenheid opmerkingen toe te voegen. Als een checklistonderdeel niet van toepassing is op de woning, markeer dit dan als niet van toepassing in plaats van de status onduidelijk te laten.

Wie dit gebruikt

• Een verhuurder en huurder die de staat documenteren voorafgaand aan een nieuwe bewoning.
• Een huurder en verhuurder die de staat van de woning vergelijken wanneer de huurder vertrekt.
• Personen die een kamer huren en de staat van de kamer en gedeelde ruimten willen vastleggen.
• Een vastgoedbeheerder of andere vertegenwoordiger die een inspectie uitvoert voor één partij.
• Meerdere medehuurders die een gezamenlijk verslag van de staat van de woning willen.

Vast te stellen voorwaarden

Inspectiedatum en -fase

Vermeld wanneer de inspectie heeft plaatsgevonden en of deze de staat bij aanvang of bij beëindiging vastlegt. Als de inspectie plaatsvindt nadat de sleutels zijn overgedragen of ingeleverd, geef dit dan aan en leg uit waarom.

Geïnspecteerde ruimten

Noem elke kamer, gedeelde ruimte en relevante buiten- of opslagruimte. Markeer ruimten die niet zijn geïnspecteerd en vermeld kort waarom, zoals doordat deze niet toegankelijk waren.

Staat en bestaande slijtage

Beschrijf elk onderdeel in specifieke, waarneembare termen, inclusief de locatie en de staat. Onderscheid bestaande slijtage of beschadigingen van een nieuw probleem en vermijd gissingen over de oorzaak.

Installaties, apparaten en meegeleverde zaken

Leg de staat vast en vermeld waar nuttig of meegeleverde zaken aanwezig en werkend zijn. Identificeer het onderdeel duidelijk, zoals per kamer en type, en noteer wanneer de werking niet kon worden gecontroleerd.

Nutsvoorzieningen en toegangsmiddelen

Leg waar nuttig zichtbare meterstanden en het aantal of type overgedragen of ingeleverde sleutels, toegangspassen of afstandsbedieningen vast. Geef aan welke partij elk onderdeel heeft ontvangen of ingeleverd.

Foto’s en ondersteunende documentatie

Noteer of foto’s of andere stukken zijn bijgevoegd en identificeer de kamer, het onderdeel of de checklistpost waarop deze betrekking hebben. Houd dezelfde gedateerde exemplaren beschikbaar voor beide partijen.

Opmerkingen en vervolgstappen

Schrijf de opmerkingen van beide partijen op, elk punt waarover ze het niet eens zijn en elke afgesproken vervolgstap. Vermeld wie de opvolging doet en een streefdatum als beide partijen daarvoor kiezen.

Bevestiging en handtekeningen

Bepaal wat elke handtekening moet bevestigen, zoals dat de persoon de vastgelegde waarnemingen heeft doorgenomen. Voeg ruimte toe waarin iemand kan aangeven dat deze het er niet mee eens is of een ruimte niet heeft geïnspecteerd, in plaats van stilzwijgen als akkoord te beschouwen.

Veelvoorkomende fouten

• Alleen “goed” of “beschadigd” schrijven zonder te vermelden wat is geïnspecteerd, waar dit zich bevindt of wat is waargenomen.
• Een ruimte leeg laten wanneer deze niet is geïnspecteerd. Markeer deze duidelijk als niet geïnspecteerd of niet van toepassing en vermeld waar nuttig de reden.
• Een gebrek als nieuw ontstaan beschrijven of toeschrijven aan een bepaalde persoon zonder betrouwbare basis. Leg vast wat is waargenomen en bespreek de verantwoordelijkheid afzonderlijk.
• Foto’s maken zonder te noteren welke kamer of welk checklistonderdeel deze tonen, of verschillende sets aanhouden zonder de andere partij daarvan op de hoogte te stellen.
• Een meterstand, apparaatstatus of sleutelaantal uit het hoofd noteren in plaats van dit te controleren tijdens de rondgang.
• Een exemplaar ondertekenen waarin opmerkingen of meningsverschillen van een persoon ontbreken. Zorg ervoor dat het uiteindelijke verslag zowel de waarneming als eventuele onopgeloste meningsverschillen weergeeft.

Voordat u ondertekent

• Loop door elke vermelde ruimte en markeer alles wat niet is geïnspecteerd.
• Controleer of elke opmerking over de staat de kamer of het onderdeel identificeert en beschrijft wat u heeft waargenomen.
• Bevestig dat bestaande slijtage, ontbrekende zaken en onderdelen die niet konden worden getest nauwkeurig zijn vastgelegd.
• Stem foto’s of bijlagen af op de relevante checklistposten en houd exemplaren beschikbaar voor beide partijen.
• Controleer meterstanden en tel waar mogelijk samen sleutels, pasjes of afstandsbedieningen.
• Voeg ieders opmerkingen of meningsverschillen toe vóór ondertekening en zorg ervoor dat het verslag vermeldt wat de handtekeningen bevestigen.
• Bewaar een gedateerd exemplaar van de ingevulde checklist en de bijlagen daarvan.