Formulier voor wijzigingsopdracht (aanpassing van de werkzaamheden)

Formulier voor wijzigingsopdracht (aanpassing van de werkzaamheden): een praktische handleiding

Een wijzigingsopdracht (wijziging van de omvang van de werkzaamheden) is een schriftelijke vastlegging van een overeengekomen wijziging van werk dat al onder een contract of opdrachtomschrijving valt. Het formulier vermeldt het oorspronkelijke contract, beschrijft de wijziging en legt eventuele aanpassingen in prijs en planning vast.

Waar het voor dient

Opdrachtgevers en opdrachtnemers gebruiken een wijzigingsopdracht wanneer het werk moet worden uitgebreid, ingekrompen of aangepast nadat het project is gestart. Deze wordt gebruikt in combinatie met de oorspronkelijke overeenkomst, zoals een opdrachtomschrijving voor freelancewerk, een software- of webontwikkelingsovereenkomst, een raamovereenkomst voor zelfstandige opdrachtnemers, een onderaannemingsovereenkomst of een overeenkomst voor creatieve diensten of fotografie. De wijzigingsopdracht legt vast wat er is gewijzigd, zodat beide partijen vanuit hetzelfde bijgewerkte plan werken.

Gebruik deze voor een duidelijk omschreven wijziging van een bestaand project, zoals een toegevoegde functie, een geschrapt op te leveren onderdeel of een herziene termijn. Als de wijziging zo groot is dat deze neerkomt op een nieuw project, kan een nieuwe opdrachtomschrijving duidelijker zijn. Als de partijen het werk geheel willen beëindigen, is een opzegging of een document voor wederzijdse beëindiging mogelijk beter passend.

Raadpleeg het oorspronkelijke contract voor een wijzigingsprocedure voordat u dit formulier gebruikt. Sommige contracten vereisen dat wijzigingen worden ondertekend door met name genoemde personen, opeenvolgend zijn genummerd of worden goedgekeurd voordat het werk begint. Regels over schriftelijke wijzigingen verschillen per land en regio, dus controleer de plaatselijke vereisten wanneer de wijziging aanzienlijk is.

Wie dit gebruikt

• Een opdrachtgever die een freelancer of bureau vraagt om op te leveren resultaten toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen.
• Een web- of softwareontwikkelaar die extra functies vastlegt die halverwege het project zijn aangevraagd.
• Een opdrachtnemer die een herziene planning vastlegt na een vertraging of een wijziging in de vereisten.
• Een hoofdaannemer die een wijziging in de omvang van de werkzaamheden overeenkomt met een onderaannemer.
• Een fotograaf of creatieve professional die extra opnames, bewerkingen of gebruik vastlegt.

Vast te stellen voorwaarden

Contract of opdrachtbeschrijving

Identificeer de overeenkomst die wordt gewijzigd aan de hand van titel en datum, en vermeld eventueel het nummer van de opdrachtomschrijving. Zo wordt de wijzigingsopdracht aan het juiste document gekoppeld wanneer een opdrachtgever meerdere projecten bij dezelfde opdrachtnemer heeft.

Nummer van de wijzigingsopdracht

Geef elke wijzigingsopdracht een uniek nummer, zoals CO-01, CO-02 enzovoort. Opeenvolgende nummering maakt het eenvoudiger om de volledige geschiedenis van wijzigingen en de huidige totale prijs te volgen.

Beschrijving van de wijziging

Beschrijf precies wat wordt toegevoegd, verwijderd of gewijzigd, zo specifiek dat beide partijen later kunnen controleren of het is geleverd. Vermeld alles wat door de wijziging in de oorspronkelijke omvang wordt vervangen.

Prijsaanpassing

Vermeld het bedrag en de valuta van de verhoging of verlaging en maak duidelijk of het om een vast bedrag of een schatting gaat. Noteer indien nuttig de herziene totale contractprijs onder “Aanvullende voorwaarden en bepalingen”.

Planningsaanpassing

Leg elke wijziging in deadlines, mijlpalen of de uiteindelijke leveringsdatum vast. Vermeld het expliciet als de planning niet wijzigt, zodat geen van beide partijen ervan uitgaat dat er extra tijd is verleend.

Effect op de rest van het contract

Een wijzigingsopdracht laat alle overige voorwaarden van de oorspronkelijke overeenkomst meestal ongewijzigd. Als betalingstermijnen, acceptatiecriteria of andere voorwaarden ook wijzigen, beschrijf dat dan onder “Aanvullende voorwaarden en bepalingen”.

Veelvoorkomende fouten

• Beginnen met de extra werkzaamheden voordat de wijzigingsopdracht is ondertekend. Het vooraf overeenkomen van de omvang, prijs en planning vermindert latere meningsverschillen over wat is goedgekeurd.
• De wijziging beschrijven in vage bewoordingen zoals “kleine updates”. Vermeld de specifieke functies, pagina’s, op te leveren resultaten of taken waar het om gaat.
• De prijsaanpassing leeg laten of deze noteren zonder valuta. Vermeld het bedrag, de valuta en of dit de contractprijs verhoogt of verlaagt.
• Vergeten de planning te behandelen. Zelfs een kleine wijziging kan latere mijlpalen beïnvloeden, dus leg de nieuwe datums vast of bevestig dat er geen wijzigingen optreden.
• Inconsistente of dubbele nummers van wijzigingsopdrachten gebruiken. Houd een eenvoudig overzicht bij van elke wijzigingsopdracht en de status daarvan.
• Het formulier laten ondertekenen door iemand die geen wijzigingen kan goedkeuren. Raadpleeg het oorspronkelijke contract om te controleren wie aan weerszijden bevoegd is om wijzigingen goed te keuren.

Voordat u ondertekent

• Controleer de titel, datum en het nummer van het contract of de opdrachtbeschrijving aan de hand van het ondertekende origineel.
• Controleer of het nummer van de wijzigingsopdracht de volgorde van eerdere wijzigingen volgt.
• Lees de beschrijving van de wijziging en bevestig dat deze overeenkomt met wat beide partijen hebben besproken.
• Controleer de prijsaanpassing, de valuta en het bijgewerkte totaalbedrag als u dat bijhoudt.
• Controleer de aanpassing van de planning en het effect daarvan op latere mijlpalen.
• Controleer de wijzigingsprocedure van het oorspronkelijke contract en bevestig dat elke ondertekenaar bevoegd is om de wijziging goed te keuren.