Wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst (bilaterale NDA)

Wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst (bilaterale NDA): een praktische handleiding

Een wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst, ook wel een bilaterale NDA genoemd, legt vast hoe beide partijen omgaan met informatie die zij in vertrouwen met elkaar delen. Zij legt verwachtingen vast over de informatie waarop zij betrekking heeft, het toegestane gebruik daarvan en wie deze mag inzien.

Waar het voor dient

Mensen gebruiken dit document wanneer beide partijen verwachten niet-openbare informatie te delen tijdens het bespreken of uitvoeren van een project, dienst, zakelijke relatie of ander plan. Elke partij kan informatie verstrekken en informatie ontvangen, zelfs als de ene partij meer deelt dan de andere.

De geheimhoudingsovereenkomst helpt de partijen om praktische grenzen af te spreken voordat zij details delen zoals plannen, methoden, ontwerpen, klantinformatie of financiële informatie. Zij bepaalt op zich nog niet de prijs, het werk, de leveringsdata, het eigendom van het werk of andere hoofdvoorwaarden van een project.

Als slechts één partij verwacht beschermde informatie te delen, is een eenzijdige geheimhoudingsovereenkomst mogelijk passender. Als de partijen daarnaast ook afspraken maken over diensten of projectwerk, hebben zij mogelijk een afzonderlijke overeenkomst nodig waarin die voorwaarden worden geregeld.

Wie dit gebruikt

• Twee ondernemingen die een mogelijk partnerschap of transactie onderzoeken.
• Een opdrachtgever en een freelancer die beiden niet-openbare projectinformatie moeten delen.
• Twee consultants of dienstverleners die samen werk plannen.
• Een productontwikkelaar en een potentiële fabrikant of distributeur die een project bespreken.
• Twee organisaties die een gezamenlijk project of de uitwisseling van expertise evalueren.

Vast te stellen voorwaarden

Doel van de verstrekking

Beschrijf de besprekingen of het werk waarvoor de informatie mag worden gebruikt. Houd de beschrijving specifiek genoeg om beide partijen houvast te geven, bijvoorbeeld bij de beoordeling van een voorgesteld project of de uitvoering van een omschreven dienst.

Informatie die eronder valt

Vermeld welke soorten niet-openbare informatie de partijen willen beschermen en of mondelinge, schriftelijke, visuele en elektronische informatie of voorbeeldmateriaal daaronder valt. Denk na over hoe de partijen vertrouwelijk materiaal herkenbaar maken wanneer dit wordt gedeeld.

Informatie die er niet onder valt

Bespreek hoe moet worden omgegaan met informatie die de ontvangende partij al kent, die openbaar is geworden zonder tekortkoming, rechtmatig is verkregen van een andere bron of onafhankelijk is ontwikkeld. Omschrijf deze uitzonderingen duidelijk en denk na over welke documentatie kan aantonen dat een uitzondering van toepassing is.

Toegestaan gebruik en beveiligingsmaatregelen

Geef aan dat de informatie waarop de overeenkomst betrekking heeft uitsluitend mag worden gebruikt voor het vermelde doel en beschrijf de redelijke stappen die elke partij moet nemen om onbevoegde toegang of het delen van informatie te voorkomen. Vermijd het beloven van een beschermingsniveau dat een partij in de praktijk niet kan handhaven.

Toegestane vertegenwoordigers

Identificeer welke werknemers, adviseurs, opdrachtnemers of andere vertegenwoordigers toegang nodig kunnen hebben voor het vermelde doel. Bepaal welke voorwaarden gelden voordat informatie met hen wordt gedeeld, waaronder de vraag of zij deze geheim moeten houden.

Verplichte verstrekking op grond van externe regels

Bepaal hoe een partij moet omgaan met een verzoek of vereiste om informatie die onder de overeenkomst valt openbaar te maken. De formulering kan voorzien in kennisgeving aan de andere partij indien toegestaan en het uitsluitend delen van wat vereist is; raadpleeg de plaatselijke regels voor eventuele verplichte procedures.

Teruggave of vernietiging

Geef aan wat er moet gebeuren met informatie en kopieën wanneer de besprekingen eindigen of een partij om teruggave vraagt. Overweeg of routinematige back-ups of gegevens die bewaard moeten worden een duidelijke uitzondering en voortgezette bescherming behoeven.

Duur van de geheimhouding

Geef aan hoe lang de geheimhoudingsverplichtingen voortduren, ook nadat de besprekingen of werkzaamheden zijn beëindigd. Gebruik een duidelijke duur of een duidelijk omschreven gebeurtenis en zorg ervoor dat beide partijen begrijpen wanneer de periode begint.

Veelvoorkomende fouten

• Het gebruik van een doel dat zo breed is dat niet wordt uitgelegd waarvoor de informatie mag worden gebruikt. Een afgebakende, eenvoudige omschrijving maakt de overeengekomen grens beter begrijpelijk.
• De aanname dat het bestempelen van informatie als vertrouwelijk automatisch elk onderdeel beschermt. De partijen moeten de informatie die eronder valt beschrijven en hoe deze wordt geïdentificeerd, met name bij mondelinge mededelingen of fysieke monsters.
• Het weglaten van gebruikelijke uitzonderingen, zoals informatie die de ontvangende partij al kende of later openbaar werd zonder schuld van die ontvangende partij. Zonder duidelijke uitzonderingen hebben de partijen mogelijk verschillende verwachtingen over wat eronder valt.
• Het noemen van vertegenwoordigers zonder te bepalen wat zij met de informatie mogen doen of welke geheimhoudingsstappen voor hen gelden. Deel alleen met personen die toegang nodig hebben voor het vermelde doel.
• Het kiezen van een duur van de geheimhouding zonder te controleren wanneer deze begint of hoe deze aansluit bij de gedeelde informatie. Schrijf het startpunt en de duur op in woorden die beide partijen kunnen toepassen.
• Het gebruik van deze geheimhoudingsovereenkomst om projectdetails zoals vergoedingen, deadlines, eigendom of aanvaarding van werk te regelen. Dergelijke voorwaarden moeten afzonderlijk worden behandeld.

Voordat u ondertekent

• Bevestig dat beide partijen de omschreven informatie mogen delen en dat elke ondertekenende persoon namens de genoemde partij kan handelen.
• Lees het doel en controleer of dit overeenkomt met de feitelijke besprekingen of werkzaamheden.
• Controleer de informatie die eronder valt, de uitzonderingen en hoe wordt omgegaan met mondelinge informatie of monsters.
• Controleer of de toegestane vertegenwoordigers en beveiligingsmaatregelen werkbaar zijn voor beide partijen.
• Zorg ervoor dat het proces voor teruggave of vernietiging en eventuele uitzonderingen duidelijk zijn.
• Bevestig wanneer de geheimhoudingsverplichtingen beginnen en hoe lang deze voortduren.
• Lees eventuele aanvullende voorwaarden zorgvuldig door en verwijder formuleringen die onduidelijk zijn of in strijd zijn met de rest van het document.
• Controleer de plaatselijke regels met betrekking tot ondertekening, getuigen, notariële akte, registratie, kennisgeving of vereiste formuleringen, of raadpleeg een gekwalificeerde jurist als er veel op het spel staat.