Brev om tilbakebetaling av depositum med spesifiserte fradrag

Praktisk veiledning: Brev om tilbakebetaling av depositum med spesifiserte fradrag

«Brev om tilbakebetaling av depositum med spesifiserte fradrag» er en skriftlig redegjørelse fra en utleier til en tidligere leietaker om hvordan depositumet håndteres. Brevet angir depositumsbeløpet, lister opp hvert fradrag med begrunnelse og oppgir beløpet som tilbakebetales og hvordan det tilbakebetales.

Hva den brukes til

Utleiere og eiendomsforvaltere bruker dette brevet etter at et leieforhold er avsluttet, for å forklare hva som har skjedd med depositumet. Det angir beløpet som holdes, hvert fradrag med en kort begrunnelse, beløpet som tilbakebetales, og hvordan og når det skjer. Det følger etter en boligleieavtale, fremleieavtale for rom, leieavtale for næringseiendom, månedlig leieavtale eller korttids- og ferieboligleieavtale, og bygger ofte på sjekklisten for innflytting som ble fylt ut ved starten av leieforholdet.

Bruk det når depositumet tilbakebetales helt eller delvis. En tydelig og spesifisert oversikt hjelper den tidligere leietakeren med å forstå tallene og kan redusere uenighet. Det kan også brukes som svar når en tidligere leietaker har sendt et kravbrev for tilbakebetaling av depositum og bedt om depositumet eller en forklaring på fradragene.

Før du sender brevet, bør du undersøke reglene der eiendommen ligger. Regler om frister for tilbakebetaling, tillatte fradrag, påkrevd dokumentasjon, renter på depositum og leveringsmåter varierer mellom land og regioner. Spør en kvalifisert advokat hvis fradragene er store eller leietakeren bestrider dem.

Hvem bruker den

• En utleier som tilbakebetaler et depositum etter at leietakeren har flyttet ut.
• En eiendomsforvalter som håndterer depositum på vegne av en eier.
• En hovedleietaker som tilbakebetaler en fremleietakers depositum ved fremleie av et rom.
• En utleier av næringslokaler som gjør opp en bedriftsleietakers depositum ved leieforholdets slutt.
• En vert for korttidsutleie som forklarer fradrag for skader eller rengjøring etter et opphold.

Vilkår dere må bli enige om

Adressen til leieobjektet

Bruk hele adressen til leieobjektet, inkludert eventuelt enhets- eller romnummer, slik den står i leieavtalen. Dette knytter brevet til riktig leieforhold.

Dato leieforholdet ble avsluttet

Oppgi datoen leieforholdet ble avsluttet og eiendommen levert tilbake. Denne datoen er utgangspunktet for vurderingen av eiendommens tilstand og for fristen for tilbakebetaling.

Depositum som holdes

Skriv det samlede depositumet, med valuta ved behov. Hvis det kommer renter i tillegg eller det er gjort tidligere delvise tilbakebetalinger, forklarer du dette under «Ytterligere vilkår og bestemmelser».

Spesifiserte fradrag og begrunnelser

List opp hvert fradrag for seg med beløp og en kort begrunnelse, for eksempel rengjøring, reparasjon eller ubetalt leie. Vis til underlagsdokumentasjon som befaringsnotater, fotografier eller fakturaer der det finnes.

Beløp som tilbakebetales

Oppgi beløpet som tilbakebetales etter fradrag. Kontroller at depositumet minus summen av fradragene gir nøyaktig dette beløpet.

Måte og dato for tilbakebetaling

Beskriv hvordan pengene skal tilbakebetales, for eksempel ved bankoverføring eller sjekk, og på hvilken dato. Bruk om mulig de nye kontaktopplysningene leietakeren har oppgitt.

Vanlige feil

• Å oppgi ett samlet fradrag uten spesifikasjon. Spesifiser hver kostnad og begrunnelsen for den, slik at leietakeren kan følge beregningen.
• Å trekke fra for vanlig slitasje ved normal bruk uten å ta hensyn til lokale regler. Hva som kan trekkes fra, varierer fra sted til sted, så undersøk dette før du fører opp en kostnad.
• Å oppgi tall som ikke går opp. Kontroller at depositumet minus fradragene er lik beløpet som tilbakebetales.
• Å vise til skader uten underlagsdokumentasjon. Henvis til notater fra inn- og utflyttingsbefaring, fotografier eller fakturaer.
• Å sende brevet eller betalingen til en gammel adresse. Bruk den nye adressen leietakeren har oppgitt, eller bekreft oppdaterte kontaktopplysninger.
• Å vente for lenge med å sende brevet. Fristene varierer fra sted til sted, så undersøk lokale regler og handle raskt.

Før du signerer

• Kontroller eiendommens adresse, leietakernes navn og datoen leieforholdet ble avsluttet, mot leieavtalen.
• Kontroller depositumsbeløpet mot betalingsdokumentasjonen og eventuelle tidligere delvise tilbakebetalinger.
• Gå gjennom hvert fradrag, beløpet og begrunnelsen, og samle underlagsdokumentasjon.
• Beregn beløpet som skal tilbakebetales på nytt, og kontroller regnestykket.
• Bekreft betalingsmåte, betalingsopplysninger og dato ut fra kontaktopplysningene leietakeren har gitt.
• Undersøk lokale regler om frister og tillatte fradrag, og spør en kvalifisert advokat hvis fradragene er betydelige eller omstridte.