Chitanță de plată

Ghid practic: Chitanță de plată

O Chitanță de plată este o confirmare scrisă că a fost primită o plată. Consemnează suma, ce anume s-a plătit, când și cum a fost efectuată plata și eventualul sold rămas de plată.

La ce folosește

Chitanța de plată se folosește pentru a-i oferi plătitorului o evidență clară a faptului că banii au fost predați. Se emite adesea împreună cu un contract de vânzare-cumpărare pentru un autovehicul, o motocicletă, utilaje grele sau alte bunuri ori după acesta, sau în legătură cu o promisiune de plată, un acord privind planul structurat de rambursare a datoriilor, un contract de vânzare în consignație sau un acord de stingere a datoriei și descărcare reciprocă. O chitanță ajută ambele părți să țină evidența sumelor plătite în temeiul acordului principal.

Folosiți-o pentru o singură plată sau pentru fiecare rată dintr-o serie. Ea confirmă primirea sumei indicate; nu modifică, prin ea însăși, clauzele acordului de bază și nu soluționează nicio neînțelegere privind suma datorată. Dacă plata este ultima dintr-un împrumut, o scrisoare de achitare integrală poate fi de asemenea utilă.

Regulile privind chitanțele, evidențele fiscale și durata păstrării evidențelor diferă de la o țară sau regiune la alta, mai ales în cazul firmelor. Verificați cerințele locale dacă chitanța va fi folosită în scopuri fiscale, contabile sau de afaceri.

Cine îl folosește

• Un vânzător persoană fizică ce confirmă că un cumpărător a plătit prețul unui vehicul sau al altor bunuri.
• Un creditor care confirmă primirea unei rate în temeiul unei promisiuni de plată sau al unui plan de rambursare.
• Un vânzător în consignație sau un deponent care consemnează plata încasărilor din vânzare.
• O persoană care a primit o plată în temeiul unui acord de stingere a datoriei.
• Un cumpărător sau un debitor care dorește o dovadă scrisă pentru fiecare plată efectuată.

Condiții de stabilit

Numărul chitanței

Atribuiți fiecărei chitanțe o referință unică, astfel încât să poată fi corelată ulterior cu evidențele. O numerotare simplă care include anul poate face ușor de urmărit mai multe chitanțe.

Suma primită

Precizați suma exactă și moneda. Dacă suma este scrisă în cifre, luați în considerare să o scrieți și în litere în „Termeni și Prevederi Suplimentare”, pentru a reduce riscul unei citiri greșite.

Obiectul plății

Descrieți la ce se referă plata, de exemplu restul prețului de cumpărare sau o anumită rată. Faceți trimitere la acordul de bază prin denumire și dată, astfel încât chitanța să poată fi ușor legată de acesta.

Data și modalitatea de plată

Consemnați data la care a fost primită plata și modul în care a fost efectuată, de exemplu în numerar sau prin transfer bancar. Pentru un transfer, o referință a tranzacției poate fi utilă, dar evitați să scrieți numere de cont complete pe chitanță.

Soldul rămas de plată

Precizați orice sumă care rămâne de achitat după această plată sau zero dacă nu mai rămâne nimic. Verificați din nou suma în raport cu acordul și cu chitanțele anterioare înainte de semnare.

Plătitorul și beneficiarul

Asigurați-vă că chitanța indică persoana care a plătit și persoana care a primit banii. Dacă cineva a plătit în numele altei persoane, descrieți acest lucru în „Termeni și Prevederi Suplimentare”.

Greșeli frecvente

• Emiterea unei chitanțe înainte ca banii să fi fost efectiv primiți sau decontați. Confirmați că fondurile au sosit înainte de semnare.
• Omiterea monedei sau scrierea unei sume care poate fi citită greșit. Verificați suma și adăugați moneda.
• Descrierea plății prea vagă pentru a putea fi corelată cu un acord. Indicați documentul de bază și rata sau elementul acoperit de plată.
• Calcularea greșită a soldului rămas. Recalculați-l pornind de la suma inițială și de la toate plățile anterioare.
• Refolosirea unui număr de chitanță. Țineți un registru simplu, astfel încât fiecare număr să fie folosit o singură dată.
• Includerea unor detalii de cont bancar sau a altor informații sensibile care nu sunt necesare. Consemnați doar ceea ce este necesar pentru identificarea plății.

Înainte de semnare

• Confirmați că plata a fost primită integral și în moneda indicată.
• Verificați numele plătitorului și al beneficiarului în raport cu acordul de bază.
• Descrieți obiectul plății și faceți trimitere la acordul relevant.
• Consemnați data plății, modalitatea și orice referință utilă a tranzacției.
• Recalculați soldul rămas de plată ținând seama de toate plățile anterioare.
• Atribuiți un număr unic chitanței și asigurați-vă că ambele părți păstrează câte un exemplar.