Potvrdenie o vrátení alebo zničení dôverných informácií

Praktický sprievodca: Potvrdenie o vrátení alebo zničení dôverných informácií

Potvrdenie o vrátení alebo zničení dôverných informácií je písomné vyhlásenie, že príjemca dôverné materiály vrátil, zničil alebo vymazal. Uvádza dohodu o mlčanlivosti, informácie, na ktoré sa vzťahuje, spôsob, akým sa s nimi naložilo, a prípadné ponechané kópie.

Na čo slúži

Jednotlivci a firmy toto potvrdenie používajú na konci projektu, rokovaní alebo pracovného vzťahu, keď treba dôverné informácie vrátiť alebo zničiť. Nadväzuje na dojednanie o mlčanlivosti, napríklad na vzájomnú alebo jednostrannú dohodu o mlčanlivosti, zmluvu o mlčanlivosti zamestnancov a prevode vynálezov, rámcovú zmluvu o poskytovaní služieb s nezávislým dodávateľom alebo poradenskú zmluvu. Strana, ktorá informácie poskytla, tak získa písomný záznam o tom, ako sa s jej informáciami naložilo.

Použite ho, keď sa dohoda skončí, keď sa obchod neuskutoční alebo keď strana, ktorá informácie poskytla, požiada o vrátenie svojich materiálov. Potvrdenie zaznamenáva, čo podľa prijímajúcej strany urobila; samo osebe však nedokazuje, že neexistuje žiadna kópia. Ak ide predovšetkým o podozrenie zo zneužitia alebo úniku informácií, môže byť potrebný iný postup a odborná rada.

V dohode o mlčanlivosti si overte požiadavky na vrátenie alebo zničenie vrátane lehôt, spôsobov a povolených ponechaných kópií. Pravidlá uchovávania záznamov, nakladania s údajmi a ochrany osobných údajov sa v jednotlivých krajinách a regiónoch líšia, preto si pred vymazaním záznamov, ktoré možno budete musieť uchovať, overte miestne požiadavky.

Kto ho používa

• Spoločnosť, ktorá na základe dohody o mlčanlivosti posudzovala možný obchod, ktorý sa nakoniec neuskutočnil.
• Dodávateľ alebo konzultant, ktorý na konci spolupráce vracia materiály klienta.
• Odchádzajúci zamestnanec, ktorý potvrdzuje, že firemné dokumenty a súbory vrátil alebo vymazal.
• Strana, ktorá informácie poskytla a žiada písomné potvrdenie, že ich príjemca už nemá.
• Dodávateľ alebo partner, ktorý uzatvára spoločný projekt zahŕňajúci zdieľané dôverné údaje.

Podmienky, na ktorých sa treba dohodnúť

Dohoda o mlčanlivosti

Označte dohodu názvom a dátumom, napríklad vzájomnú dohodu o mlčanlivosti alebo článok o mlčanlivosti v zmluve o poskytovaní služieb. Potvrdenie sa tak prepojí s povinnosťami, na ktoré reaguje.

Dotknuté informácie a materiály

Opíšte kategórie informácií a formy, v ktorých existovali, napríklad papierové dokumenty, súbory, e-maily, vzorky alebo výkresy. Konkrétnosť pomáha obom stranám pochopiť, na čo sa potvrdenie vzťahuje.

Vrátené, zničené alebo vymazané a akým spôsobom

Uveďte, čo sa urobilo s každou kategóriou, napríklad vrátenie kuriérom, skartovanie alebo vymazanie zo zariadení a cloudového úložiska. Ak boli zahrnuté aj zálohy a zdieľané disky, spomeňte ich.

Dátum dokončenia

Uveďte dátum, keď bolo vrátenie alebo zničenie dokončené. Ak prebiehalo v etapách, použite dátum dokončenia posledného kroku.

Ponechané kópie a dôvod, ak nejaké sú

Toto pole je nepovinné. Ak sa ponechávajú nejaké kópie, napríklad archívna kópia na účtovné účely alebo na účely evidencie, uveďte, čo sa ponecháva, prečo a že naďalej zostáva dôverné.

Trvajúca mlčanlivosť

Vrátením alebo zničením materiálov povinnosť zachovávať mlčanlivosť o informáciách spravidla nezaniká. Ak chcete uviesť, že pôvodné povinnosti trvajú naďalej, doplňte to do časti „Ďalšie podmienky a ustanovenia“.

Časté chyby

• Opísať informácie príliš všeobecne, napríklad ako „všetky materiály“. Vymenujte hlavné kategórie a formáty, aby si strana, ktorá informácie poskytla, mohla rozsah overiť.
• Zabudnúť na kópie v e-maile, zálohách, zdieľaných priečinkoch alebo osobných zariadeniach. Pred podpisom prehľadajte každé miesto, kde mohli byť informácie uložené.
• Podpísať potvrdenie skôr, ako je vrátenie alebo zničenie skutočne dokončené. Najprv dokončite každý krok a až potom zaznamenajte dátum dokončenia.
• Neuviesť kópie, ktoré sa zámerne ponechávajú. Uveďte, čo sa ponecháva a prečo, namiesto toho, aby to vyznelo, že všetko bolo zničené.
• Zničiť záznamy, ktoré môže byť potrebné uchovať z iných dôvodov. Najprv si overte dohodu a miestne požiadavky na uchovávanie záznamov.
• Nechať potvrdenie podpísať niekoho, kto nevie, čo sa urobilo. Podpisujúca osoba by mala byť schopná potvrdiť kroky vykonané v celej organizácii.

Pred podpisom

• Overte názov a dátum dohody o mlčanlivosti.
• Overte si požiadavky dohody na vrátenie alebo zničenie vrátane spôsobov a lehôt.
• Prehľadajte všetky úložiská vrátane e-mailu, záloh, cloudových služieb a zariadení, ktoré používali členovia tímu.
• Pri každej kategórii informácií zaznamenajte, čo bolo vrátené, zničené alebo vymazané a akým spôsobom.
• Uveďte všetky ponechané kópie, dôvod ich ponechania a spôsob ich ochrany.
• Overte si miestne pravidlá uchovávania záznamov a nakladania s údajmi. Ak sú informácie mimoriadne citlivé alebo je pravdepodobný spor, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.