Upomienka k neuhradenej faktúre

Praktický sprievodca: Upomienka k neuhradenej faktúre

Upomienka k neuhradenej faktúre je písomná žiadosť, aby klient uhradil faktúru po lehote splatnosti. Uvádza faktúru, dlžnú sumu po splatnosti, spôsob platby a navrhuje nový dátum úhrady.

Na čo slúži

Nezávislí pracovníci, dodávatelia a firmy poskytujúce služby túto upomienku používajú, keď klient neuhradil faktúru včas. Zvyčajne sa zasiela na základe existujúcej zmluvy o poskytovaní služieb, napríklad rámcovej zmluvy o poskytovaní služieb s nezávislým dodávateľom, popisu rozsahu prác pre nezávislého dodávateľa, zmluvy o vývoji softvéru alebo webových aplikácií, poradenskej zmluvy, zmluvy o kreatívnych či fotografických službách alebo zmluvy s poddodávateľom. Upomienka zaznamenáva žiadosť zdvorilo a vecne, takže pracovný vzťah zostáva zachovaný.

Použite ju ako prvý zdvorilý krok, keď sa platba oneskorí. Ak viaceré upomienky zostali bez odpovede a vec prerástla do formálneho sporu, vhodnejšia môže byť dôraznejšia výzva na úhradu alebo odborná rada. Ak klient namieta samotné práce, môže pomôcť najprv vyriešiť túto otázku, napríklad pomocou preberacieho protokolu a osvedčenia o dokončení.

Pred odoslaním si v pôvodnej zmluve overte platobné podmienky, poplatky z omeškania a prípadný postup pri sporoch. Pravidlá týkajúce sa poplatkov z omeškania, úrokov a vymáhania pohľadávok sa v jednotlivých krajinách a regiónoch líšia, preto si pred zmienkou o akýchkoľvek poplatkoch overte miestne požiadavky. Ak ide o vysokú sumu alebo klient platbu odmieta, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.

Kto ho používa

• Nezávislý pracovník, ktorý pripomína neuhradenú faktúru za dokončenú prácu.
• Malá agentúra alebo štúdio, ktoré klientovi pripomína platbu za projekt po splatnosti.
• Konzultant, ktorý žiada o úhradu za už poskytnuté poradenské služby.
• Poddodávateľ, ktorý žiada hlavného dodávateľa o zaplatenie za dodané práce.
• Účtovník alebo vedúci kancelárie, ktorý posiela upomienky v mene firmy poskytujúcej služby.

Podmienky, na ktorých sa treba dohodnúť

Číslo a dátum faktúry

Označte faktúru presne tak, ako bola vystavená, s jej číslom a dátumom. Ak je po splatnosti viac faktúr, uveďte každú z nich, buď v tomto poli, alebo v časti „Ďalšie podmienky a ustanovenia“.

Suma po splatnosti

Uveďte neuhradenú sumu a menu. Ak bola časť faktúry zaplatená, uveďte pôvodnú celkovú sumu, prijatú sumu a zostatok, aby si to klient mohol porovnať so svojimi záznamami.

Pôvodný dátum splatnosti

Uveďte dátum splatnosti podľa faktúry alebo zmluvy. Klient tak uvidí, ako dlho je platba po splatnosti.

Spôsob platby

Uveďte jasné platobné pokyny, napríklad údaje na bankový prevod alebo platobný odkaz, a identifikátor platby, ktorý má klient použiť. Pred odoslaním si údaje o účte ešte raz overte.

Požadovaný dátum úhrady

Navrhnite primeraný nový dátum úhrady. Zachovajte zdvorilý a praktický tón a skôr, ako uvediete akékoľvek dôsledky ďalšieho omeškania, si overte zmluvu a miestne pravidlá.

Poplatky z omeškania alebo úroky

Poplatky z omeškania spomeňte len vtedy, ak ich zmluva upravuje a miestne pravidlá ich pripúšťajú. Ak ich uvádzate, opíšte ich základ v časti „Ďalšie podmienky a ustanovenia“ namiesto pridávania nevysvetlených súm.

Časté chyby

• Poslať upomienku bez overenia, či platba už neprišla. Najprv si zosúlaďte záznamy, aby ste sa vyhli nepríjemnej oprave.
• Uviesť nesprávne číslo faktúry, sumu alebo dátum splatnosti. Údaje prevezmite priamo z faktúry, aby ju klient rýchlo našiel.
• Pridať poplatky z omeškania alebo úroky, ktoré zmluva neupravuje. Pred zmienkou o akomkoľvek poplatku si overte platobné podmienky a miestne pravidlá.
• Použiť v prvej upomienke agresívny alebo výhražný tón. Jasná a zdvorilá žiadosť často vedie k rýchlejšej reakcii a chráni vzájomný vzťah.
• Uviesť neúplné alebo nesprávne platobné údaje. Uveďte číslo účtu, identifikátor platby a spôsob platby, ktorý má klient použiť.
• Poslať upomienku niekomu, kto nemá na starosti platby. Overte si, kto u klienta zodpovedá za faktúry, a ak je to vhodné, dajte mu ju na vedomie.

Pred podpisom

• Porovnajte číslo, dátum a sumu faktúry s účtovnými záznamami.
• Overte, či už nebola prijatá čiastočná alebo úplná platba.
• Porovnajte pôvodný dátum splatnosti s faktúrou a platobnými podmienkami zmluvy.
• Ešte raz skontrolujte správnosť platobných pokynov a identifikátora platby.
• Zvoľte primeraný požadovaný dátum úhrady a skontrolujte tón upomienky.
• Pred zmienkou o poplatkoch z omeškania si overte zmluvu a miestne pravidlá. Ak ide o vysoký alebo sporný dlh, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.