Oznámenie o ukončení zmluvy

Praktický sprievodca: Oznámenie o ukončení zmluvy

Oznámenie o ukončení zmluvy je písomné oznámenie, ktorým odosielateľ informuje druhú stranu, že ukončuje existujúcu zmluvu. Uvádza zmluvu a ustanovenie, o ktoré sa odosielateľ opiera, deň, ku ktorému ukončenie nadobúda účinnosť, a požiadavky na ukončovacie kroky.

Na čo slúži

Toto oznámenie sa používa, ak chce niekto ukončiť zmluvu o poskytovaní služieb, licenčnú zmluvu alebo partnerstvo a potrebuje o tomto rozhodnutí jasný písomný záznam. Zvyčajne sa zasiela na základe existujúcej zmluvy, napríklad zmluvy s dodávateľom, poradenskej zmluvy, zmluvy o vývoji, zmluvy o kreatívnych službách či zmluvy s poddodávateľom, licencie na softvér alebo ochrannú známku, prípadne dohody o partnerstve. Oznámenie zaznamenáva stanovisko odosielateľa, samo však nerozhoduje o tom, či je ukončenie prípustné.

Použite ho, ak zmluva už obsahuje ustanovenie o ukončení a odosielateľ sa naň chce odvolať. Ak sa strany namiesto toho spoločne dohodnú na ukončení vzťahu, vhodnejšia môže byť dohoda o vzájomnom ukončení alebo o vzájomnom uvoľnení záväzkov. Ak ide predovšetkým o neuhradenú faktúru alebo o požiadavku na zmenu prác, vhodnejšia môže byť upomienka na úhradu alebo zmena rozsahu prác.

Pred odoslaním si pozorne prečítajte ustanovenie o ukončení a overte si pravidlá platné v mieste, kde sa zmluva plní. Výpovedné lehoty, prípustné dôvody, spôsoby doručenia aj účinky ukončenia zmluvy sa v jednotlivých krajinách a regiónoch líšia. Ak ide o významnú zmluvu, ukončenie je sporné alebo sa tvrdí porušenie zmluvy, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.

Kto ho používa

• Klient, ktorý ukončuje spoluprácu s nezávislým pracovníkom alebo dodávateľom na základe ustanovenia zmluvy o ukončení.
• Dodávateľ alebo konzultant, ktorý odstupuje od prebiehajúcej spolupráce pri poskytovaní služieb.
• Poskytovateľ alebo nadobúdateľ licencie, ktorý ukončuje licenciu na softvér alebo ochrannú známku.
• Obchodný partner, ktorý oznamuje ukončenie partnerstva podľa dohodnutých podmienok odchodu.
• Hlavný dodávateľ, ktorý ukončuje spoluprácu s poddodávateľom na projekte.

Podmienky, na ktorých sa treba dohodnúť

Ukončovaná zmluva

Označte zmluvu jej názvom a dátumom presne tak, ako sú uvedené na podpísanom vyhotovení. Ak existuje viac súvisiacich dokumentov, napríklad rámcová zmluva a jednotlivé popisy rozsahu prác, uveďte, na ktoré z nich sa oznámenie vzťahuje a ktoré prípadne zostávajú v platnosti.

Ustanovenie zmluvy, o ktoré sa ukončenie opiera

Uveďte článok alebo ustanovenie, ktoré umožňuje ukončenie, a zhrňte jeho obsah, napríklad ukončenie bez udania dôvodu s určenou výpovednou lehotou. Presná citácia ustanovenia pomôže adresátovi overiť si, na akom základe sa oznámenie zasiela.

Deň účinnosti ukončenia

Uveďte presný dátum skončenia zmluvy. Prípadnú výpovednú lehotu počítajte odo dňa, keď adresát oznámenie pravdepodobne dostane, a v zmluve aj v miestnych pravidlách si overte, ako sa táto lehota počíta.

Dôvod ukončenia, ak sa uvádza

Toto pole je nepovinné. Niektoré ustanovenia umožňujú ukončenie bez udania dôvodu, iné ho vyžadujú. Ak dôvod uvádzate, formulujte ho vecne a stručne a vyhnite sa tvrdeniam, ktoré nedokážete doložiť záznamami.

Záverečné faktúry, odovzdanie prác a vrátenie materiálov

Opíšte, čo sa má stať pri ukončovaní spolupráce: kedy sú splatné záverečné faktúry, ktoré práce alebo súbory sa majú odovzdať a ktoré materiály, vybavenie alebo prístupové údaje sa majú vrátiť. Ak je to možné, uveďte dátumy.

Povinnosti trvajúce aj po ukončení

Mnohé zmluvy zachovávajú niektoré povinnosti aj po ukončení, napríklad mlčanlivosť, úhradu za vykonanú prácu alebo licenčné obmedzenia. Ak ich chcete spomenúť, doplňte krátky odkaz do časti „Ďalšie podmienky a ustanovenia“.

Časté chyby

• Odvolávať sa na nesprávne ustanovenie alebo ho nepresne parafrázovať. Prečítajte si podpísanú zmluvu a správne uveďte číslo ustanovenia aj jeho kľúčovú podmienku.
• Zvoliť deň účinnosti, pri ktorom neuplynie celá výpovedná lehota. Zistite, kedy adresát oznámenie dostane, a lehotu počítajte až od tohto dňa.
• Poslať oznámenie na adresu alebo osobe, ktorú zmluva v ustanovení o doručovaní neuvádza. Použite kontaktné údaje určené v zmluve alebo najnovšie údaje, na ktorých sa strany písomne dohodli.
• Uviesť podrobný alebo emotívny dôvod, hoci ho ustanovenie nevyžaduje. Krátke vecné vyjadrenie, prípadne žiadne, je zvyčajne zrozumiteľnejšie.
• Nechať ukončovacie kroky nejasné. Uveďte, aké záverečné faktúry, výstupy, súbory a vybavenie sa očakávajú a do kedy.
• Predpokladať, že oznámenie ukončuje všetky súvisiace dokumenty. Jasne uveďte, či sa končia aj prepojené popisy rozsahu prác, licencie alebo vedľajšie dohody.

Pred podpisom

• Porovnajte názov, dátum a zmluvné strany s podpísaným vyhotovením zmluvy.
• Znova si prečítajte ustanovenie o ukončení a overte, či oznámenie spĺňa jeho podmienky.
• Prepočítajte deň účinnosti tak, aby zohľadňoval celú výpovednú lehotu aj čas potrebný na doručenie.
• Ak uvádzate dôvod, skontrolujte jeho presnosť a neutrálnu formuláciu.
• Skontrolujte, či požiadavky na ukončovacie kroky vrátane záverečných faktúr, odovzdania prác a vrátenia vecí obsahujú jasné dátumy a položky.
• Overte si ustanovenie zmluvy o doručovaní a miestne pravidlá týkajúce sa doručenia a lehôt. Ak môže byť ukončenie sporné, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.