Pisana opomena zaposlenom

Praktični vodič: Pisana opomena zaposlenom

Pisana opomena zaposlenom jeste formalno pisano obaveštenje poslodavca zaposlenom o konkretnom problemu u ponašanju ili radnom učinku. U njoj se opisuju problem, raniji razgovori, poboljšanje koje se očekuje do datuma provere i moguće posledice.

Čemu služi

Poslodavci koriste ovo pismo da bi problem na radu jasno i činjenično evidentirali. Njime se zaposlenom saopštava u čemu je problem, o čemu je već bilo reči, šta treba da se promeni i kada će napredak biti proveren. Jasan zapis može pomoći objema stranama da razumeju gde stvari stoje i smanjiti kasnije nesuglasice o tome šta je rečeno.

Često se koristi uz druge dokumente o zaposlenju. Može da prethodi planu poboljšanja učinka (PIP) ili da usledi posle njega, da se poziva na radno mesto i dužnosti opisane u formalnoj ponudi za posao i potvrdi o zaposlenju ili da se odnosi na brigu o stvarima navedenim u ugovoru o radu na daljinu i dodeli opreme. Koristite je za određen problem koji zaposleni može da ispravi; za širi spor ili odluku o prestanku radnog odnosa potrebni su drugi dokumenti.

Disciplinski postupci, obavezni sastanci, pravo na odgovor ili na prisustvo pratioca i rok čuvanja opomena u evidenciji razlikuju se među državama, regionima i radnim sredinama. Pre izdavanja pisma proverite lokalne zahteve i interna pravila, a ako je stvar ozbiljna ili sporna, obratite se kvalifikovanom pravniku.

Ko ga koristi

• Rukovodilac ili nadređeni koji se bavi ponovljenim problemom u ponašanju ili prisustvu na poslu.
• Služba ljudskih resursa koja dokumentuje jedan korak disciplinskog postupka.
• Vlasnik malog preduzeća koji u pisanom obliku beleži problem sa zaposlenim.
• Poslodavac koji postupa nakon plana poboljšanja učinka koji nije dao rezultate.
• Zaposleni koji prima opomenu i želi da razume očekivanja i datum provere.

Uslovi koje treba dogovoriti

Naziv radnog mesta

Navedite radno mesto zaposlenog kako bi se očekivanja iz pisma odnosila na stvarni posao. Koristite naziv iz evidencije o zaposlenju i, kada je to bitno, pozovite se na dužnosti koje važe za to radno mesto.

Problem u ponašanju ili radnom učinku

Opišite šta se dogodilo, sa datumima i konkretnim primerima. Držite se činjenica koje se mogu proveriti, kao što su vreme, propušteni rokovi ili određeni događaji, umesto opštih ocena o stavu ili karakteru.

Raniji razgovori ili opomene

Navedite ranije razgovore, usmena upozorenja ili pisane opomene i njihove datume. Ako se problem pokreće prvi put, ostavite polje prazno ili to jasno navedite.

Očekivano poboljšanje i datum provere

Navedite šta zaposleni treba da radi drugačije i kada će poslodavac proveriti napredak. Kad god je moguće, neka očekivanje bude merljivo, na primer vreme dolaska ili cilj u pogledu završetka posla.

Moguće posledice ako ne dođe do poboljšanja

Objasnite koji dalji koraci mogu uslediti ako se problem nastavi, uz pozivanje na interna pravila ako postoje. Posledice opišite tačno i izbegavajte pretnje koje nisu u skladu sa internim pravilima ili lokalnim propisima.

Odgovor zaposlenog

Ako zaposleni može da prokomentariše opomenu ili priloži pisani odgovor, opišite kako u odeljku „Dodatni uslovi i odredbe”. Tu se može navesti i kratka napomena o tome kako da postavi pitanja ili zatraži podršku.

Česte greške

• Opisivanje problema uopštenim izrazima kao što je „loš stav”, bez primera. Navedite datume, događaje i uticaj na posao.
• Pokretanje više nepovezanih problema u jednom pismu. Različiti problemi mogu biti jasniji u zasebnim pismima ili jasno numerisanim odeljcima.
• Postavljanje očekivanja koje se ne može izmeriti ili nerealnog datuma provere. Dajte zaposlenom pravičan, konkretan cilj.
• Navođenje posledica koje prevazilaze interna pravila ili lokalne propise. Proverite koje dalje korake vaši postupci zaista dozvoljavaju.
• Izdavanje pisma bez prethodnog razgovora sa zaposlenim kada vaši postupci predviđaju sastanak. Pridržavajte se sopstvenog postupka.
• Propust da se sačuva potpisan ili potvrđen primerak. Zabeležite kada je zaposleni primio pismo.

Pre potpisivanja

• Proverite ime zaposlenog i naziv radnog mesta prema svojoj evidenciji.
• Proverite tačnost svakog datuma i primera u opisu problema.
• Pregledajte beleške o ranijim razgovorima ili opomenama i pravilno se pozovite na njih.
• Postarajte se da je očekivano poboljšanje konkretno, a datum provere razuman.
• Uporedite navedene posledice sa internim pravilima i ugovorom o radu.
• Proverite lokalne zahteve o disciplinskim koracima, a ako bi stvar mogla dovesti do otkaza, obratite se kvalifikovanom pravniku.