Skriftlig varning till anställd

Praktisk guide: Skriftlig varning till anställd

En Skriftlig varning till anställd är ett formellt skriftligt meddelande från en arbetsgivare till en anställd om ett specifikt problem med uppförande eller prestation. Den beskriver problemet, tidigare samtal, den förbättring som förväntas till ett uppföljningsdatum och möjliga följder.

Vad den är till för

Arbetsgivare använder varningen för att dokumentera ett problem på arbetsplatsen i tydliga och sakliga ordalag. Den talar om för den anställda vad problemet är, vad som redan har diskuterats, vad som behöver ändras och när utvecklingen ska följas upp. En tydlig dokumentation kan hjälpa båda parter att förstå läget och minska senare oenighet om vad som sades.

Den används ofta tillsammans med andra anställningshandlingar. Den kan följa på eller leda till en plan för prestationsförbättring (PIP), hänvisa till den befattning och de arbetsuppgifter som beskrivs i ett anställningserbjudande och intyg om anställning eller gälla skötseln av utrustning som anges i ett avtal om distansarbete och utrustning. Använd den för ett avgränsat problem som den anställda kan rätta till. En bredare tvist eller ett beslut om att avsluta anställningen kräver andra dokument.

Disciplinära förfaranden, obligatoriska möten, rätten att yttra sig eller ha med sig ett biträde och hur länge varningar sparas skiljer sig mellan länder, regioner och arbetsplatser. Kontrollera lokala krav och arbetsplatsens egna policyer innan du utfärdar varningen, och be en kvalificerad jurist om råd om frågan är allvarlig eller omtvistad.

Vem använder den

• En chef eller arbetsledare som tar itu med återkommande problem med uppförande eller närvaro.
• En HR-avdelning som dokumenterar ett steg i en disciplinär process.
• En ägare till ett mindre företag som skriftligt dokumenterar ett problem med en anställd.
• En arbetsgivare som följer upp en plan för prestationsförbättring som inte har gett resultat.
• En anställd som får varningen och vill förstå förväntningarna och uppföljningsdatumet.

Villkor att komma överens om

Befattning

Ange den anställdas befattning så att förväntningarna i varningen gäller den faktiska tjänsten. Använd titeln i anställningshandlingarna och hänvisa vid behov till de arbetsuppgifter som hör till tjänsten.

Problem med uppförande eller prestation

Beskriv vad som har hänt, med datum och konkreta exempel. Håll dig till fakta som kan kontrolleras, till exempel tider, missade tidsfrister eller enskilda händelser, i stället för allmänna omdömen om inställning eller personlighet.

Tidigare samtal eller varningar

Ange eventuella tidigare samtal, muntliga påminnelser eller skriftliga varningar och deras datum. Om det är första gången problemet tas upp kan du lämna fältet tomt eller ange det tydligt.

Förväntad förbättring och uppföljningsdatum

Ange vad den anställda behöver göra annorlunda och när arbetsgivaren kommer att följa upp utvecklingen. Gör förväntningen mätbar där det är möjligt, till exempel en ankomsttid eller ett mål för färdigställande.

Möjliga följder om förbättring uteblir

Förklara vilka ytterligare åtgärder som kan följa om problemet fortsätter, med hänvisning till arbetsplatsens policy om en sådan finns. Beskriv följderna korrekt och undvik hot som inte stämmer med policyn eller lokala regler.

Den anställdas svar

Om den anställda får kommentera varningen eller bifoga ett skriftligt svar kan du beskriva hur under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”. Där kan du också lägga en kort anteckning om hur den anställda kan ställa frågor eller be om stöd.

Vanliga misstag

• Beskriva problemet i allmänna termer som ”dålig attityd” utan exempel. Ange datum, händelser och påverkan på arbetet.
• Ta upp flera orelaterade problem i samma varning. Separata problem kan bli tydligare i separata brev eller i tydligt numrerade avsnitt.
• Ange en förväntning som inte kan mätas eller ett orealistiskt uppföljningsdatum. Ge den anställda ett rimligt och specifikt mål.
• Ange följder som går längre än arbetsplatsens policy eller lokala regler. Kontrollera vilka ytterligare åtgärder era rutiner faktiskt tillåter.
• Utfärda varningen utan att först diskutera problemet med den anställda, när era rutiner kräver ett möte. Följ er egen process.
• Inte spara ett undertecknat eller kvitterat exemplar. Dokumentera när den anställda tog emot varningen.

Innan du skriver under

• Kontrollera den anställdas namn och befattning mot dina underlag.
• Kontrollera att varje datum och exempel i beskrivningen av problemet är korrekt.
• Gå igenom anteckningar från tidigare samtal eller varningar och hänvisa till dem korrekt.
• Se till att den förväntade förbättringen är specifik och att uppföljningsdatumet är rimligt.
• Jämför de angivna följderna med arbetsplatsens policy och anställningsavtalet.
• Kontrollera lokala krav på disciplinära åtgärder och be en kvalificerad jurist om råd om frågan kan leda till uppsägning eller avskedande.