Uppsägningsbesked (anställning)

Praktisk guide: Uppsägningsbesked (anställning)

Ett Uppsägningsbesked (anställning) är ett skriftligt meddelande från en arbetsgivare till en anställd om att anställningen kommer att upphöra. Det anger befattning, sista anställningsdag, uppsägningstid och slutlön samt vilken egendom som tillhör företaget och ska lämnas tillbaka.

Vad den är till för

Arbetsgivare använder beskedet för att ge en anställd ett tydligt skriftligt meddelande om att anställningen upphör och för att förklara de praktiska nästa stegen. Det följer ofta på tidigare anställningshandlingar, till exempel det ursprungliga anställningserbjudandet, en plan för prestationsförbättring (PIP) eller ett avtal om distansarbete och utrustning. Ett tydligt besked hjälper den anställda att förstå sin sista dag, sin slutlön och vad som ska lämnas tillbaka.

Använd det när arbetsgivaren har fattat ett slutligt beslut och följt sin egen interna process. Om den anställda själv säger upp sig passar en avskedsansökan bättre. Om arbetsgivaren och den anställda kommer överens om villkor för avslutet, till exempel en avgångsersättning, kan ett avtal om anställningens upphörande vara lämpligare.

Uppsägning av anställning är på många håll noga reglerad. Regler om uppsägningstider, tillåtna skäl, förhandling eller samråd, slutlön och obligatoriska handlingar skiljer sig mellan länder och regioner och kan också bero på anställningsavtal eller kollektivavtal. Kontrollera lokala krav och be en kvalificerad jurist eller arbetsrättslig rådgivare om råd innan du skickar beskedet, särskilt om uppsägningen kan bli omtvistad.

Vem använder den

• En ägare till ett mindre företag som avslutar en anställning efter en omorganisation.
• En HR-chef som bekräftar ett uppsägningsbeslut skriftligt.
• En arbetsgivare som avslutar en anställning efter en plan för prestationsförbättring som inte har gett resultat.
• En chef som bekräftar att en tidsbegränsad anställning eller provanställning upphör.
• En arbetsgivare som ordnar återlämnande av dator, telefon eller annan utrustning från en distansanställd som slutar.

Villkor att komma överens om

Befattning

Ange den anställdas nuvarande befattning enligt anställningshandlingarna. Det hjälper till att identifiera den tjänst som avslutas, särskilt om personen har haft flera befattningar.

Sista anställningsdag

Ange det sista datumet för anställningen. Kontrollera att det tar hänsyn till den uppsägningstid som krävs enligt anställningsavtalet och lokala regler.

Uppsägningstid och slutlön

Förklara hur uppsägningstiden hanteras, till exempel om den anställda arbetar under uppsägningstiden eller får lön i stället, och när slutlön, ersättning för outtagen semester och andra belopp betalas ut. Håll beskrivningen saklig och i linje med lönehanteringen.

Skäl för uppsägningen, om det anges

Fältet är frivilligt. Om du anger ett skäl, håll det kort, sakligt och i linje med tidigare dokumentation. På vissa platser måste ett skäl anges, medan det på andra är frivilligt.

Företagets egendom som ska lämnas tillbaka

Lista det som ska lämnas tillbaka, till exempel dator, telefon, passerkort eller nycklar, med datum och sätt för återlämnandet. Nämn eventuella konton eller behörigheter som kommer att stängas.

Förmåner och kvarstående förpliktelser

Om du vill nämna förmåner, referenser eller fortsatt sekretesskyldighet kan du lägga till en kort anteckning under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”. Kontrollera lokala regler innan du beskriver hur förmåner upphör.

Vanliga misstag

• Skicka beskedet innan den interna processen är slutförd. Se till att eventuella nödvändiga möten, varningar eller förhandlingar först har ägt rum.
• Bestämma en sista dag som inte ger den uppsägningstid som krävs. Kontrollera anställningsavtalet och lokala regler innan du väljer datum.
• Beskriva slutlönen vagt. Ange vad som betalas ut och när, och stäm av med lönehanteringen innan du skickar beskedet.
• Ange ett skäl som strider mot tidigare dokumentation eller utvärderingar. Håll skälet korrekt, kort och konsekvent, eller utelämna det där det inte krävs.
• Använda känsloladdat eller dömande språk. En respektfull och saklig ton är tydligare och behandlar den anställda med värdighet.
• Glömma företagets egendom och systembehörigheter. Lista utrustning som ska lämnas tillbaka och bekräfta när konton stängs.

Innan du skriver under

• Kontrollera den anställdas namn, befattning och anställningsuppgifter mot HR-underlagen.
• Kontrollera den sista anställningsdagen mot avtalets villkor om uppsägningstid och lokala regler.
• Stäm av slutlön, outtagen semester och andra belopp med lönehanteringen.
• Granska ett eventuellt angivet skäl så att det är korrekt och stämmer med tidigare dokumentation.
• Lista företagets egendom som ska lämnas tillbaka, med datum och hur återlämnandet ska ske.
• Kontrollera lokala arbetsrättsliga krav och be en kvalificerad jurist eller arbetsrättslig rådgivare om råd innan du skickar beskedet om uppsägningen kan ifrågasättas.