Bekräftelse på mottagen avskedsansökan

Praktisk guide: Bekräftelse på mottagen avskedsansökan

En Bekräftelse på mottagen avskedsansökan är ett skriftligt svar från en arbetsgivare som bekräftar att en anställds uppsägning har tagits emot. Den anger den bekräftade sista arbetsdagen, slutlön och förmåner samt eventuella överlämningsuppgifter eller företagsegendom som ska lämnas tillbaka.

Vad den är till för

Arbetsgivare använder bekräftelsen efter att en anställd har lämnat in sin uppsägning, antingen genom ett standardiserat uppsägningsbrev med uppsägningstid eller genom en omedelbar avskedsansökan. Den bekräftar skriftligen att uppsägningen har tagits emot och beskriver de praktiska arrangemangen kring den anställdas avgång, så att båda parter har en gemensam dokumentation av överenskomna datum och nästa steg.

Använd den när den anställda redan har bestämt sig för att sluta och arbetsgivaren vill bekräfta detaljerna. Den är inte rätt dokument för att avsluta en anställning på arbetsgivarens initiativ, förhandla fram ett avgångspaket eller lösa en tvist om skälen till avgången. Om parterna kommer överens om nya utbetalningar eller avstår från anspråk kan ett mer detaljerat avtal om anställningens upphörande passa bättre.

Regler om uppsägningstider, tidpunkt för slutlön, intjänad semester, förmåner och återlämnande av egendom skiljer sig mellan länder och regioner, och anställningsavtal eller arbetsplatsens policyer kan innehålla egna krav. Kontrollera lokala krav innan du anger belopp eller datum, och be en kvalificerad jurist om råd om avgången är omtvistad eller gäller betydande belopp.

Vem använder den

• En arbetsgivare eller chef som bekräftar att en anställds uppsägning har tagits emot.
• En HR-avdelning som dokumenterar avgångsdatum och slutlön.
• En ägare till ett mindre företag som besvarar en uppsägning utan egen HR-funktion.
• En arbetsgivare som har fått en omedelbar avskedsansökan och behöver bekräfta den faktiska sista dagen.
• En anställd som vill ha skriftlig bekräftelse på överenskommen sista dag och slutliga utbetalningar.

Villkor att komma överens om

Befattning

Ange den anställdas befattning så att brevet tydligt stämmer med uppsägningen och anställningshandlingarna. Använd titeln i anställningsavtalet eller aktuella underlag i stället för en informell beskrivning.

Datum då uppsägningen togs emot

Ange när arbetsgivaren tog emot uppsägningen, vilket kan skilja sig från datumet i den anställdas brev. Datumet kan ha betydelse för beräkningen av uppsägningstiden, så kontrollera det mot det e-postmeddelande, brev eller annat underlag du fick.

Bekräftad sista arbetsdag

Ange det datum då den anställdas anställning förväntas upphöra. Om arbetsgivaren har godkänt ett tidigare eller senare datum än det den anställda föreslog ska det framgå tydligt, så att ingen part utgår från ett annat datum.

Slutlön och förmåner

Beskriv vad den anställda kommer att få, till exempel slutlön, ersättning för outtagen semester eller slutdatum för förmåner, och när utbetalningen förväntas. Håll beskrivningen saklig och kontrollera varje post mot lönehanteringen och lokala regler.

Överlämningsuppgifter och egendom som ska lämnas tillbaka

Lista det arbete som ska lämnas över och eventuell företagsegendom som ska lämnas tillbaka, till exempel dator, nycklar, passerkort eller handlingar. Ange ett datum eller tillfälle för återlämnandet, till exempel den sista arbetsdagen.

Övriga arrangemang

Uppgifter som avgångssamtal, begäran om referens eller hur den anställda kan nås efter avgången kan anges under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”. Undvik att lägga till nya skyldigheter som parterna inte har diskuterat.

Vanliga misstag

• Bekräfta en sista arbetsdag som skiljer sig från den anställdas uppsägning utan att förklara varför. Om datumet har ändrats, ange det överenskomna datumet och hur överenskommelsen gjordes.
• Beskriva slutlönen vagt, till exempel ”alla belopp som ska betalas”. Ange varje post, till exempel lön eller outtagen semester, så att den anställda ser vad som väntar.
• Glömma att nämna företagets egendom tills den anställda redan har slutat. Ta med utrustning, nycklar och inloggningsuppgifter i brevet.
• Använda brevet för att ta upp nya klagomål på den anställdas prestationer eller uppförande. Håll brevet fokuserat på att kvittera uppsägningen och arrangemangen kring avgången.
• Kopiera en uppsägningstid eller ett betalningsdatum från ett annat land eller en annan mall utan att kontrollera lokala regler. Kraven skiljer sig mellan länder och regioner.
• Skicka brevet utan att spara en kopia eller dokumentation av leveransen. Förvara brevet tillsammans med den anställdas ursprungliga uppsägning.

Innan du skriver under

• Kontrollera den anställdas namn, befattning och datumet då uppsägningen togs emot mot dina underlag.
• Bekräfta att den sista arbetsdagen stämmer med det som har överenskommits med den anställda.
• Stäm av slutlön, outtagen semester och slutdatum för förmåner med lönehanteringen.
• Lista varje del av företagets egendom och varje överlämningsuppgift som den anställda ska slutföra.
• Gå igenom anställningsavtalet och arbetsplatsens policyer för villkor om uppsägningstid eller slutlön.
• Kontrollera lokala krav på tidpunkt för slutlön och uppsägningstid, och be en kvalificerad jurist om råd om avgången är omtvistad.